Über den Ablauf von Rekrutierungsprozessen bei Personalvermittlern

Die Rekrutierung von Personal durch externe Dienstleister ist längst Gang und Gäbe in vielen Branchen. Wurden früher die Vermittlungsagenturen vor allem bei personellen Engpässen und Auftragsspitzen herbeigerufen, so stehen moderne Unternehmen jetzt permanent in Kontakt mit den Vermittlern und profitieren von deren Know-How und Netzwerken. Der Ablauf eines Rekrutierungsprozesses variiert dabei, folgt aber im Kern vier einfachen Schritten.

Die Anforderungen an eine Personalvermittlung

„Ein erfolgreicher Personalvermittler muss hohe Anforderungen erfüllen.“ weiß Ingrid Hofmann, Geschäftsführerin von Hofmann Personal, einer der größten deutschen Personalvermittlungen. Eine gefestigte Persönlichkeit sei vonnöten, ebenso eine gute Selbstorganisation und Kommunikationsfreudigkeit, aber auch Kenntnisse im Arbeitsrecht, im Vertragswesen sowie in der diskreten Kundendatenverwaltung. Rein juristisch betrachtet unterliegt die Tätigkeit eines Personalvermittlers zwar keiner Erlaubnispflicht, doch unseriöse oder für den Job ungeeignete Kandidaten halten sich meist nicht lange am Markt. Wichtig sind natürlich auch die Netzwerke, die sich oft nur über lange Jahre aufbauen und die große Personalvermittlungen eher aufzuweisen haben las kleine Agenturen oder gar Einzelkämpfer.

1. Schritt: Bedarfsanalyse

Wenn eine Personalvermittlung mit einem Unternehmen kooperiert, dann verfolgt diese sehr genau, welche Human Ressources es voraussichtlich zu welchem Zeitpunkt benötigt. Natürlich reagiert eine gute Agentur auch sehr schnell, wenn akuter Bedarf besteht, doch in der Regel ist das Recruiting ein eher langfristiger Prozess, der mit der Zeit sogar beachtliches Optimierungspotential aufweist. Einfacher gesprochen: Wenn die Vermittler stets wissen, was das Unternehmen braucht – oder bald brauchen wird - dann ist die Kandidatensuche viel einfacher. Nach einer konkreten Zieldefinition geht es dann zum nächsten Schritt.

2. Schritt: Rekrutierung

Der Rekrutierungsprozess an sich ist überaus komplex und unterscheidet sich oft von Vorgang zu Vorgang. Die Palette reicht von aktiven Headhuntern über die traditionelle Publikation von Stellenausschreibungen bis hin zur Präsenz auf Bewerbermessen und an Ausbildungsstätten. Vor allem Young Professionals und High Potentials wollen nicht selten umworben werden. Hier spielt ein versierter Vermittler vor allem seine Soft Skills aus und glänzt durch Überzeugung und ein gutes Verhandlungsgeschick. Am Ende des Rekrutierungsprozesses stehen dann das Sichten der Bewerbungen und das Führen der individuellen Vorstellungsgespräche sowie gegebenenfalls das Abhalten von Assessment Centern.

3. Schritt: Auswahl

Die Auswahl passender Kandidaten ist die wohl heikelste, weil bedeutendste Entscheidung für die Personalvermittler. Je nach Zielvorgabe und Auftrag obliegt es nämlich unter Umständen noch dem Vermittler, aus der Vielzahl an infrage kommenden Personen die richtigen Bewerber herauszusieben. Hier ist entscheidend, wie gut der Vermittler gebrieft wurde und ob er erkannt hat, welche Anforderungen erfüllt werden müssen, damit der Bewerber zum Unternehmen passt. Alternativ kann an dieser Stelle aber auch schon der HR Verantwortliche des beauftragenden Unternehmens eingreifen und selbst die weitere Vorauswahl treffen. Da aber die meisten Personalvermittlungen vor allem deshalb beauftragt werden, um den betriebseigenen Personalaufwand zu begrenzen, vertrauen viele Unternehmen auf die Erfahrung und Kompetenz der Agenturen.

4. Schritt: Vorstellung

Der letzte Schritt des Rekrutierungsprozesses ist die Vorstellung der geeigneten Bewerber beim Auftraggeber. Dazu gehört nicht nur die reine Terminvereinbarung, sondern auch das Anfertigen aussagekräftiger Exposés, die verdeutlichen, warum der Bewerber die beste Wahl wäre. Außerdem sollten zu diesem Zeitpunkt auch bereits alle Formalitäten geklärt oder zumindest in Gang gebracht worden sein. Gemeint sind damit das Zusammentragen der notwendigen Unterlagen sowie das Einhalten bestimmter bürokratischer Voraussetzungen.

Eine seriöse Personalvermittlungsagentur, die den Grundsätzen der Branche folgt, kann diesen Prozess in der Regel viel effizienter, aber vor allem auch viel erfolgreicher leisten als eine firmeninterne Kraft es könnte. Die Netzwerke und Rekrutierungskanäle verfügen meist über große Reichweiten und bei akuten Bedarfen kann schnell aus einem großen Pool an Mitarbeitern oder Drittdienstleistern Personal beschafft werden. So sparen Unternehmen Zeit und Arbeitskraft ein und können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, während die Agenturen ihnen die passenden Mitarbeiter verschaffen, damit das auch noch lange so bleibt.