Das Personalwesen der Zukunft: Digitalisierung im HR-Bereich

Im Rahmen der Industrie 4.0 halten moderne Systeme und Technologien Einzug in nahezu jeden Unternehmensbereich. Während Roboter und weitläufige Automatisierung den Arbeitsaufwand in Logistik und Produktion erheblich reduzieren, unterstützen effiziente Programme sowie die Konnektivität durch das Internet Verwaltung und Koordination.

Zentraler Dreh- und Angelpunkt für diese Entwicklung im Unternehmen ist der Personalbereich. Denn um etablierte Prozesse zu modernisieren und neue Technologien einzuführen, ist Information, Kommunikation und Weiterbildung in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern notwendig. Aufgabe des Personalbereichs bei der Digitalisierung eines Unternehmens ist somit die Vorbereitung der Mitarbeiter auf den anstehenden Wandel.

Doch auch das Personalwesen selbst bleibt von digitaler Transformation nicht unbeeinflusst: Durch den rapiden Aufschwung mobiler Anwendungstechnologien und den angestiegenen Bedarf an Online-Möglichkeiten für Jobsuche oder Bewerbungen wird auch das Personalwesen einer Digitalisierung unterzogen.

Voraussetzungen für die digitale Transformation

Im Allgemeinen gelten für die digitale Transformation des Personalwesens dieselben Voraussetzungen wie für andere Unternehmensbereiche. Wichtigste Voraussetzung ist die grundsätzliche Bereitschaft der Mitarbeiter für eine Digitalisierung. Ist diese erfüllt, lassen sich weitere Voraussetzungen in zwei Kategorien unterteilen: Personelle und technische Voraussetzungen.

Unter personelle Voraussetzungen fallen neben anderen die Schwerpunkte Kommunikation und Weiterbildung. Kommunikation ist essentiell für die Planung und Durchführung einer digitalen Umstrukturierung. Durch Kommunikation werden Struktur und Rahmenbedingungen an die Mitarbeiter vermittelt, um die Maßnahmen der Digitalisierung langfristig zu etablieren.

Des Weiteren erfordern neue Systeme und Technologien Weiterbildungsmaßnahmen für die Instandhaltung der Unternehmensfunktionalität. Werden Mitarbeiter nicht für den Umgang mit neu eingeführten Technologien geschult, kann dies Störungen innerhalb der gesamten Unternehmensstruktur verursachen.

Technische Voraussetzungen umfassen vor allem die Schwerpunkte Know-how und Technologien. Zur langfristigen Implementation neuer Systeme ist zwingend notwendig, dass Fachwissen zum Umgang mit diesen Technologien besteht. Das Know-how kann sowohl intern durch Weiterbildung als auch extern durch Recruiting oder Beauftragung von Spezialisten erzeugt werden.

Darüber hinaus ist der richtige "Fit" zwischen Technologien, bestandenen Systemen und Digitalisierungszielen eine weitere Voraussetzung. Ein Unternehmen, dass beispielsweise Windows-Systeme nutzt, sollte bei der Auswahl neuer Systeme die Kompatibilität mit diesem System beachten.

Zwingend notwendig für die Durchführung digitaler Transformation ist das Internet. Das Unternehmen sollte idealerweise über eine sichere DSL-Verbindung verfügen. 1&1 bietet Geschäftskunden inzwischen Bandbreiten von bis zu 1 Gbit/s. Ausreichende Bandbreite und schnelle Up- sowie Download-Geschwindigkeiten unterstützen Mitarbeiter des Personalbereichs oder anderen Unternehmensbereichen im Umgang mit komplexen Analysetools.

Wie kann die Digitalisierung für das Personalwesen erfolgen?

Im Rahmen der genannten Voraussetzungen bieten sich für das Personalwesen zahlreiche Möglichkeiten für Digitalisierung. Mittels Cloud-Formaten und Workflow-Prozessen können HR-Prozessen automatisiert und der Zeitaufwand für routinierte Aufgaben reduziert werden. Anwendungen wie SharePoint erlauben zusätzlich die Gestaltung von Arbeitsoberflächen zur bereichsübergreifenden Bereitstellung von Informationen.

Tools zur Analyse und digitalen Verarbeitung von Daten, wie beispielsweise SAP, eröffnen Potenziale zur Effizienzsteigerung. Auswertungen über das Verhältnis von Bewerbungen zu Einstellungen oder die Ermittlung von Zielregionen für die Personalbeschaffung zählen neben vielen weiteren zu den zahlreichen Möglichkeiten. Mithilfe von Business Intelligence Tools können analytische Auswertung einfach und verständlich aufbereitet werden. Zu den bekanntesten Tools zählen Tableau und Power BI.

Auch der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) ist eine Form der Digitalisierung des Personalwesens. Die Verwendung von Chatbots ist derzeit noch in der Entwicklung, wird jedoch immer häufiger im Kundenservice angewandt. Durch Einspeisung häufig verwendeter Fragen sowie Satzbausteinen kann KI-Software Fragen erkennen und beantworten. Insbesondere bei einer hohen Zahl an Anfragen wird diese Technologie genutzt, um das Arbeitsvolumen und -aufwand zu reduzieren. KI-Software erfordert vor Inbetriebnahme jedoch Vorbereitung- und Entwicklungsarbeit zur Kalibrierung der Fragen.

Aktuelle Herausforderungen

Das 21. Jahrhundert ist das Zeitalter der Daten. Der richtige, sichere Umgang mit großen Datenmengen ist besonders im Personalwesen relevant. Gesetzliche Vorgaben, wie die Neuauflage der DSGVO, fordern Personaler zum verantwortungsbewussten Umgang mit Daten auf. Dies erfordert die Implementierung von Kontrollinstanzen und Unternehmensrichtlinien, um Konformität mit der europäischen Gesetzgebung zu gewährleisten.