Corona! Und jetzt? - Teil 11

Eine Interview-Reihe mit Führungskräften über die Herausforderungen während der Corona-Krise

Wie gehen Manager mit dieser Krise um? Wir fragen sie, wie es ihnen geht, wie sie auf die Situation reagieren und welche Tipps sie für die anderen parat haben.

Heute im Interview Herr Wieland Volkert, Country Manager Central Europe/Netherlands, PeopleDoc by UltimateSoftware. 

Hallo Herr Volkert,


wie war die plötzliche Änderung der „Normalität“ für Ihr Unternehmen? 
Wir haben bereits europaweit am 2. März die Anweisung für alle Mitarbeiter ausgegeben, wer aus den zu dem Zeitpunkt gefährdeten Gebieten zurückkam, musste in sofortige 14-tägige Quarantäne - also vom Home Office aus arbeiten. Schon vor der Krise haben bereits mehr als 70% unserer Mitarbeiter im Home Office gearbeitet und flexible Arbeitsplätze in unseren Büros nach Bedarf genutzt. Mit Schließung unserer Büros in Deutschland, Niederlande und der Schweiz, haben wir seit dem 16. März eine nahezu 100% Remote-Umgebung.  

Dank moderner Videokonferenz-Tools erfahren wir „nur“ ein „Physical Distancing“ und kein „Social Distancing“. Das erleichtert sowohl die interne Kommunikation als auch die externen Gespräche mit Kunden und Partnern. Alle unsere Systeme sind cloud-basiert und haben durch eine VPN-Ausstattung einen zusätzlichen Sicherheitsfaktor.  

Wir haben derzeit zum Glück noch „Vollbeschäftigung“ in allen Bereichen, allerdings müssen wir natürlich auch in unseren unterschiedlichen Kundenkreisen davon ausgehen, zukünftig angepasste Budgets und eine neue priorisierte Ausrichtung vorzufinden. Gerade jetzt wollen wir noch mehr helfen, die Digitalisierung im HR–Umfeld zu beschleunigen. 

Wir profitieren selbst von den Möglichkeiten, Projekte aus der Ferne abzuwickeln. Als Wachstumsfirma begrüßen wir jeden Monat eine Reihe neuer Mitarbeiter. Innerhalb von zwei Wochen ist es gelungen, ein komplettes 5-tägiges Onboarding-Programm online durchzuführen. Die Resonanz war durchweg positiv. Wir überdenken nun auch alle weiteren Trainings und selbst Produkteinführungen bei Kunden und entwickeln Remote–Alternativen.  

Eine umfangreichere Nutzung der digitalen Kommunikation, dazu gehören Videokonferenzen, werden das Tagesgeschäft auch nach der Krise stärker beeinflussen. Nichtsdestotrotz ist es unbestreitbar, dass die Menschen nach dieser schweren Krise wieder persönliche, direkte Kontakte wertschätzen werden.  

Wie schwierig/einfach war es, für die Belegschaft binnen kurzer Zeit Home Office zu schaffen? 
Da eine Vielzahl unserer Mitarbeiter schon vor der Krise im Home Office gearbeitet haben, war der Zuspruch der Mitarbeiter positiv wenn es um flexible Arbeitsmodelle geht. Natürlich gestaltet sich Home Office in der aktuellen Krise anders, gerade für unsere Mitarbeiter mit Kindern.  

Grundsätzlich sollte sich die innere Einstellung nicht vom Gang ins Büro unterscheiden. Wenn Arbeitsumfeld, Organisation und Tagesablauf zuhause nahezu deckungsgleich sind, wird auch die Arbeit aus dem Home Office erfolgreich. Es ist vorteilhaft, wenn der Arbeitsplatz zuhause räumlich von anderen Zimmern abgegrenzt ist. Eine kurze Unterhaltung “in der Kaffeeküche” kann dann auch über bereitgestellte Chat-Tools wie Google Hangouts stattfinden.  

Da wir bei PeopleDoc alle Systeme in der Cloud vorhalten, ist für unsere Belegschaft ein uneingeschränkter Arbeitsablauf möglich. Eine ausreichende Internetverbindung muss entweder bereits eingerichtet sein oder Alternativen, wie etwa die Nutzung eines Hotspots über das Smartphone, alternativ zum Einsatz kommen.  

Ich persönlich versuche meinen Tagesablauf möglichst identisch zu gestalten. Meetings waren zuvor aufgrund unserer dezentralen Mitarbeiterstruktur sehr häufig nur “remote”. Ein Team Get-together außerhalb des Home Office wird es irgendwann wieder geben - darauf freue ich mich schon jetzt!  

Wie geht es Ihnen mit der virtuellen Zusammenarbeit im Team? 
MbO‘s, das heißt Management Ziele, müssen noch klarer formuliert werden. Eine höhere Präzision in der internen Kommunikation ist jetzt gefragt, damit es mit der virtuellen Zusammenarbeit gut klappt.  

Regelmäßige 1:1 Video-Meetings zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern helfen bei Absprachen und der Formulierung von Projektzielen. Wir wollen den Modus Operandi so weit wie möglich beibehalten, aber selbstverständlich Verständnis und Flexibilität zeigen, da bei vielen Mitarbeitern ein erhöhter Zeitbedarf für die Kinderbetreuung, Einkauf oder der Versorgung von Familienmitgliedern notwendig ist. Alle Informationen zur Situation, inklusive Herausforderungen und Erfolge, verbreiten wir jetzt noch stärker über die internen Kommunikationskanäle.  

Auch eine exzellente Kommunikation mit Kunden hat bei uns Priorität und wird auch vom Home Office aus beibehalten.  

Derzeit hoffen wir alle auf eine sukzessive Wende in Richtung „Normalität“. Unser Geschäftsansatz propagiert den Wandel zu digitalen Gesellschaft und dabei die Life-Work-Balance individuell auszugestalten.   

Wie gelingt Ihnen die Work-Life-Balance in diesen Zeiten? 
Nahezu alles was Menschen zum Ausgleich haben, ist derzeit in dieser Form nicht möglich. Trotzdem gibt es jetzt die Möglichkeit, alles verändert für uns selbst zu gestalten - ob Hometrainer, die Gymnastik nach Anleitung meines Fitnesstrainings, der Spaziergang am Abend oder einfach mal mit weniger Taktrate einen Tag zu gestalten.  

Mein altes Indoor-Trainingsfahrrad war seit langer Zeit von mir verschmäht, da die Fitnessstudios eine ganz andere Dimension bieten. Jetzt habe ich wieder einen neuen „Freund“ entdeckt.   

Insgesamt glaube ich, dass die Krise uns lehrt, bewusster den Moment der Individualität sowie das „Bad in der Menge“ zu genießen und gleichermaßen wertzuschätzen. Persönlich ist mir klar geworden, dass man nicht alles als selbstverständlich sehen kann.  

Über PeopleDoc
PeopleDoc by Ultimate Software setzt Mitarbeiter an die erste Stelle. Mit der Software für Personalmanagement verbessern Unternehmen ihre Employee Experience, steigern die Agilität ihrer HR und vereinfachen die Einhaltung der weltweiten Compliance. PeopleDoc ist ein Unternehmen der Ultimate Software, einem weltweit führenden Anbieter von cloud-basierten Human-Capital-Management-Lösungen. Ultimate Software betreut derzeit über 6.600 Kunden weltweit. Weitere Informationen unter www.people-doc.de.