Wie Bewerbermanagement-Tools Ihre HR unterstützen und wie Sie sie richtig einsetzen

Vor allem Startups und schnell wachsende KMU stehen immer wieder vor einem ähnlichen Problem: Sie benötigen neue qualifizierte Mitarbeiter, um weiter wachsen zu können und neuen Herausforderungen zu begegnen. Doch der Bewerbungsprozess kann vor allem in jungen Unternehmen ohne große Personalabteilung schnell unübersichtlich und aufwändig werden - was im schlimmsten Fall zu Fehlentscheidungen im Auswahlverfahren führt. Bewerbermanagement-Tools können das verhindern. trusted zeigt Ihnen, wie Recruiting-Lösungen aus der Cloud Ihre HR unterstützen können und gibt Expertentipps zur Nutzung.

Junge Unternehmen und Startups sind oft sehr beliebt, wenn es um die Stellensuche qualifizierter Young Potentials geht - diese schätzen die raschen Aufstiegsmöglichkeiten, die Flexibilität und die flachen Hierarchien. Daher werden Startups und junge frische KMU gerne von einer Bewerberflut überschwemmt, mit der sie überhaupt nicht gerechnet hatten. Das bedeutet: Viele Anfragen, viel Arbeit und im schlimmsten Fall Chaos. Kleine Unternehmen verfügen oft schlicht und ergreifend nicht über die nötigen Ressourcen, um neben dem Tagesgeschäft eine große Anzahl von Bewerbungen zu handeln.

Organisation: Nieder mit dem Bewerbungschaos

Der Einsatz von Bewerbermanagement-Software löst dieses Problem, indem er Bewerbungen in die digitale Welt verschiebt. Mithilfe einer Bewerberdatenbank organisieren Sie alle wichtigen Dokumente des Bewerbungsprozesses und speichern sie an zentraler Stelle ab. Das bringt diverse Vorteile: Suchen Sie ein bestimmtes Dokument hilft Ihnen in der Regel eine Suchfunktion, die die Datenbank nach passenden Einträgen durchforstet. Wollen Sie ein Dokument an einen Kollegen oder Vorgesetzten übergeben (zum Beispiel zur Prüfung), geschieht das per Mail. Viele Recruiting-Tools bringen zusätzlich noch eine Möglichkeit mit, einzelne digitale Bewerberakten mit einem Status zu versehen. Ist der Kandidat etwa noch in der Anfangsphase und wartet auf Antwort auf seine Bewerbung? Oder haben Sie bereits einen Vorstellungstermin vereinbart?

Klar, diese Aufgaben lassen sich mit ein wenig Mühe auch mithilfe von Excel-Tabellen, Online-Terminkalendern und File-Sharing-Lösungen bewältigen. Diese Insel- und Behelfslösungen allerdings so zu verwalten und miteinander zu verknüpfen, dass sie eine zufriedenstellende Alternative darstellen, ist ein großer initialer Aufwand, den sich nicht jedes Unternehmen leisten kann. Ein vorgefertigtes zentrales System, das alle relevanten Tools und Features bereits an Bord hat, ist in der Regel die bessere Lösung.

Candidate Experience: Begeistern Sie Ihre Bewerber

Manche Bewerbermanagement-Systeme stammen aus einer Zeit, in der Personaler noch hauptsächlich mit Papierbewerbungen zu tun hatten und Begriffe wie Personalmarketing oder Employer Branding Fremdworte waren. Heute können Recruiting-Lösungen allerdings viel mehr und dienen nicht mehr nur der Verwaltung eingehender Bewerbungen in einer Datenbank (das klassische “Bewerbermanagement”), sondern unterstützen Sie auch aktiv bei der Suche nach und der Ansprache von passenden Kandidaten. Das Zauberwort lautet: Candidate Experience - ein Recruiting-Trend, der vor allem den Bewerber im Blick hat. 

Eine positive Erfahrung für den Bewerber zu schaffen beginnt heutzutage natürlich damit, den Bewerber dort abzuholen, wo er steht. Das ist meist das Internet, denn: Die klassische Bewerbung per Post hat mittlerweile ausgedient. Da sind sich Bewerber und Unternehmen relativ einig. Viele Recruiting- und Bewerbermanagement-Tools bringen deswegen die Möglichkeiten mit, eine Online-Karriereseite für Ihre Website zu erstellen, Stellenanzeigen auf verschiedenen Jobbörsen und in Social Networks zu streuen (das sogenannte “Multiposting”) oder Bewerberinnen und Bewerber direkt aus dem Tool heraus zum Video-Interview zu laden. Auch One-Click-Bewerbungen werden immer beliebter. Entsprechende Funktionen gehören zum Portfolio eines State of the Art Recruiting-Tools dazu.

Bewerberkommunikation: Das A und O im Recruiting-Prozess

Solche Features sind zwar nett, sollten aber mittlerweile zum Standard gehören. Ein Unternehmen, das heutzutage nicht über eine Karriereseite verfügt, dürfte sowieso aus dem Rennen sein, und in vielen Branchen wird die Bewerbung per Online-Formular bzw. Email aus Bewerbersicht mittlerweile vorausgesetzt. Viel wichtiger für die Candidate Experience sind keine technischen Spielereien, sondern Organisation und Kommunikation. Und genau da hapert es noch in weiten Teilen. Das ist schade und unnötig, denn selbst das einfachste und nutzerfreundlichste Bewerbungsverfahren (Stichwort: One-Click und Co.) kann durch schlechte Bewerberkommunikation zunichte gemacht werden. Wenn Bewerberinnen und Bewerber keine Rückmeldung auf ihr Schreiben bekommen, auf Rückfragen keine zufriedenstellende Antwort erhalten oder keinen konkreten Ansprechpartner im Unternehmen haben ist das ein absolutes No-Go. 

Auch dabei unterstützt Sie ein professionelles HR-Tool. Es erinnert Sie an wichtige Fristen und behält den Status der Kandidaten im Blick, so dass Sie jeden Schritt der “Candidate Journey” optimal abbilden können. Zudem können Sie einzelnen Bewerbungen konkrete Mitarbeiter als Bearbeiter und Kontaktpersonen zuweisen, so dass alle Mitarbeiter immer genau wissen, an wen Sie eine Anfrage weiterleiten können, sollte ein Bewerber einmal eine Frage haben. So fühlen sich Ihre Bewerber ideal aufgehoben, was kurzfristig die Zufriedenheit erhöht und mittel- und langfristig auf Ihre Arbeitgebermarke einzahlt. 

Merke: Neue Recruiting-Kanäle zu erschließen (Active Sourcing, Social Recruiting, Multiposting und wie sie nicht alle heißen) ist recht und schön und die meisten modernen Bewerbermanagement-Systeme bringen auch entsprechende Features mit. In erster Linie sollten Sie Ihr Recruiting-Tool allerdings als Kommunikations-Werkzeug verstehen, das Ihnen hilft, schneller und besser mit Ihren Kandidaten zu sprechen.

Sparen Sie Zeit und Geld

Last but not least ist im Recruiting auch der Faktor “Zeit” relevant. Durch den geringeren Organisationsaufwand und die genannten Features zur direkten Kommunikation, bringt die Implementierung einer Bewerbermanagement-Software auch eine Zeitersparnis mit. Zeit, die Sie nicht mehr mit dem Ausfüllen von ellenlangen Spread-Sheets oder der Suche nach bestimmten Dokumenten verwenden müssen, sondern die Sie 1 zu 1 auf Ihre Bewerber umschlagen können. Zeit also, die Sie nutzen können, um mit Ihren Bewerberinnen und Bewerbern zu sprechen, ihnen Informationen zukommen zu lassen; kurz: sich um sie zu kümmern.

Das klappt natürlich nur, wenn Ihr Team bereits die nötige Erfahrung im Umgang mit der Software hat. Langfristige Planung ist hier Pflicht! Ein Bewerbermanagement-System in dem Moment anzuschaffen, in dem Sie auch auf Mitarbeitersuche gehen wollen (oder noch schlimmer: schon die ersten Bewerbungen angekommen sind!) bringt selten den gewünschten Erfolg. Immerhin gehört zum Implementieren einer neuen Software immer auch eine gewisse Einarbeitungsphase, von der Ihre Bewerber gar nichts mitzubekommen brauchen. Diese sollen erst einen Berührungspunkt mit Ihnen haben, wenn alle Prozesse laufen und alle Teammitglieder auf Strategie und Tools eingeschworen sind. Denn die Alternative könnte sein, dass Ihre Bewerber Ihr Unternehmen für unprofessionell und langsam halten und zur Konkurrenz abwandern. Ein wenig überspitzt ausgedrückt: Eine Waffe, mit der Sie nicht umgehen können, ist eine Waffe Ihrer Feinde. Und gute Waffen sind im vielzitierten “War for Talents” bitter nötig! 

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