Warum eine gute HR-Software ein Muss ist

Jedes Unternehmen braucht Mitarbeiter. Wächst das Unternehmen, braucht es mehr von ihnen und neue Mitarbeiter müssen her. Ab einer gewissen Anzahl an offenen Vakanzen kann dieser Bewerbungsprozess unübersichtlich werden. Deswegen gibt es spezielle Software, die darauf ausgerichtet sind, diesen Prozess zu digitalisieren und ihn dadurch einfach, schnell und übersichtlich zu machen. Wir haben die wichtigsten Kriterien zusammengestellt.

Probleme lösen

Grundlegend ist eine HR-Software dafür da, das individuelle Problem des Kunden zu lösen. Ein solches Problem könnte beispielsweise lauten: „Wir verlieren immer mehr den Überblick über unsere eingehenden E-Mail-Bewerbungen und über die laufenden Mitarbeitergespräche.“ Oder aber: „Wir haben Probleme damit, alle Mitarbeiterdaten einheitlich zu führen und zu überprüfen, wer wie lange arbeitet.“

Wichtigkeit einer HR-Software

Die Wichtigkeit einer HR-Software ist stark von der Grösse des jeweiligen Unternehmens abhängig. Das bedeutet allerdings nicht, dass eine HR-Software nur für Konzerne sinnvoll ist. Unabhängig von der Unternehmensgrösse oder der Anzahl an Stellenausschreibungen nehmen digitalisierte Bewerbungen deutlich weniger Zeit in Anspruch. Durch die Software werden sämtliche HR-Prozesse stark vereinfacht, indem Ihnen das Programm administrativen Aufwand abnimmt, insbesondere bei repetitiven Aufgaben. Dadurch haben Sie mehr Zeit für andere Aufgaben. Das heisst: Nicht nur Bewerbungen, sondern alle HR-Prozesse laufen schneller und viel effizienter ab.

Wofür wird die Software verwendet

Eine gute HR-Software deckt nicht nur einen HR-Prozess ab, sondern gleich mehrere - oder im besten Fall alle! Software-Lösungen die alle HR-Prozesse abdecken werden „Komplettlösung“ genannt. Die Bereiche, in denen die Software am relevantesten sind, sind Lohn- und Gehaltsabrechnung, Arbeitszeitmanagement, Bewerbungen und Recruiting, sowie Talentmanagement.

Mehrere Bestandteile berücksichtigen

Was macht denn nun eine gute HR-Software aus? Dabei gilt es mehrere Perspektiven zu betrachten. Funktionen, Benutzerfreundlichkeit, Preis- und Servicemodell oder das Thema Sicherheit.

Funktionen

Die optimale HR-Software hat möglichst viele hilfreiche Funktionen, die sämtliche HR-Prozesse vereinfacht und beschleunigt.

Aus Personalsuche wird „E-Recruiting“, also die elektronische Suche nach geeigneten Bewerbern, welche die Stellenanforderungen erfüllen. Im besten Fall wird sogar direkt angezeigt, welche Bewerber besser auf die zu besetzende Stelle passen als andere.
Durch eine Multi-Posting-Funktion kann der Arbeitgeber bequem seine Stellen auf mehreren Jobportalen gleichzeitig laufen lassen. Es gibt im System Vorlagen wie etwa Bewerbungsformulare hinterlegt, deren Verwendung viel Zeit spart.
Der Personaler kann bezüglich verschiedener Bewerber direkt im System Kollegen dazu holen und kommunizieren.
Durch die One-Click-Bewerbung kann der Bewerber sich über Xing oder LinkedIn direkt bewerben und spart Zeit und Nerven.
Durch die Möglichkeit einer Video-Bewerbung, oder eines Video-Bewerbungsgesprächs wird das Gespräch direkt persönlicher und bleibt trotzdem flexibel, da Sie keine Anfahrt des Bewerbers einberechnen müssen.
Durch vordefinierte Workflows können passende Bewerber im Unternehmen aufgenommen werden und neue Mitarbeiter fühlen sich direkt abgeholt. Dies wird auch Onboarding genannt.
Die Arbeitszeit eines jeden Mitarbeiters wird digital erfasst und es kann das jeweilige Arbeitspensum festgelegt werden.
Der Mitarbeiter kann in einer digitalen Personalakte seine Daten einsehen und Absenzen, sowie weitere personalbezogene Daten eintragen, egal ob krankheits- oder urlaubsbedingt. Diese kann der Arbeitgeber dann direkt einsehen und freigeben, wenn er denn nichts dagegen hat, natürlich. Diese Funktion wird Employer- oder Manager-Self-Service genannt.
Durch die Möglichkeit einer Video Bewerbung, oder eines Video-Bewerbungsgesprächs wird das Gespräch direkt persönlicher und bleibt trotzdem flexibel, da Sie keine Anfahrt des Bewerbers einberechnen müssen.
CV-Parsing ermöglicht es, die relevanten Daten eines Bewerbers direkt aus dem Lebenslauf auszulesen und in eine elektronische Personalakte umzuwandeln, die jederzeit eingesehen werden kann, von Arbeitgeber sowie von Arbeitnehmer.
Es können individuell anpassbare Fragebögen für das 360°-Feedback erstellt werden, um das Talentmanagement zu stärken.
Die Reporting-Funktion ist Pflicht: Sie ist perfekt um sämtliche Prozesse analysieren und visualisieren zu können und sollte übergreifend arbeiten.

Dies sind natürlich nur einige der ausgewählten Funktionen, die eine gute HR-Software mit Sicherheit abdeckt, sofern es denn auch wirklich eine Gute ist. Allerdings sind Funktionen nicht alles.

Benutzerfreundlichkeit

Zwar sind die Funktionen das Herzstück einer guten HR-Software, jedoch sind diese keinesfalls alles, was es braucht, um sich am Markt zu etablieren. Die Bedienung durch den Benutzer sollte so einfach und intuitiv wie möglich gehalten werden, eine einleuchtende und konsistente Navigation haben und auch mehrere verschiedene Designoptionen bereithalten. Selbstverständlich werden Sie sich nicht beschweren, sollte die Software eine grosse Bandbreite an verschiedenen Sprachen unterstützen.

Preis- und Servicemodell

Eine gute HR Software hat selbstverständlich ihren Preis. Dabei ist es von Interesse, in welchem Zahlungsturnus bezahlt werden muss und ob es denn Kosten für die erstmalige Einrichtung der Software gibt. Optimal ist es, eine befristete Testversion zu erhalten, sowie Webinare und Tutorials, bei denen Sie während des Implementierungsprozesses begleitet werden. Mit der erfolgreichen Einführung des Systems ist es noch nicht getan: Bei Problemen müssen Sie regelmässig unterstützt werden und Probleme bei der Anwendung der Software müssen zeitnah gelöst werden. Sehr gut ist es, wenn die Selbstbedienung des Kunden möglich ist, beispielweise via Help Center. Werden all diese Punkte erfüllt, kann man davon ausgehen, dass die HR-Software eine Gute ist.

Sicherheit

Je höher der Sicherheitsstandard der Software, desto besser. Eine entsprechende Zertifizierung versichert Ihnen die Einhaltung gewisser gesetzlicher Mindestanforderungen. Wenn es möglich ist, selektive Zugriffsrechte auf bestimmte Inhalte zu vergeben, umso besser für den Sicherheitsstandard. Zudem sollte die Software stetig oder regelmässig weiterentwickelt und verbessert werden, am besten immer auf Basis des Feedbacks der Kunden.

Worauf Sie noch achten müssen:

Verlässlichkeit: Da bei der Software mit sensiblen Personaldaten gearbeitet wird, muss gewährleistet werden, dass diese Daten vertrauensvoll behandelt werden und darf nicht für Unbefugte zugänglich sein. Zwar würde sich in diesem Fall der Anbieter der Software verantworten müssen, das wäre aber trotzdem unnötiger Aufwand für Sie.
Cloud: Wird der Service komplett über eine Cloud angeboten, kann immer und von überall auf die Daten der Software zugegriffen werden, was die Flexibilität natürlich erhöht.
Referenzen: Je besser die einzelnen Referenzen sind, also je renommierter die zufriedenen Kunden sind, desto mehr spricht für die Qualität der Software.
Integrierte Lösungen: Wenn Sie schon im Voraus wissen, dass Sie parallel mit bestimmten Tools und Software arbeiten, sollten Sie sich vergewissern, ob diese integriert werden können. Gute Anbieter reagieren flexibel auf Ihre Anforderungen. Dazu gehört auch die Integration neuer Module in bereits vorhandene Software-Systeme. Achten Sie dabei auf sogenannte Konnektoren, denn eine nachträgliche Integration über individuelle Schnittstellen ist meist teuer.

Die wichtigsten Fragen, die Sie über eine HR Software wissen sollten:

Hilft die Software bei der Lösung Ihres individuellen Problems?
Bietet der Anbieter eine HR-Komplettlösung an?
Sind alle wesentlichen und für Sie essenziellen Funktionen enthalten?
Handelt es sich um eine massgeschneiderte Lösung oder um Standard?
Ist die Bedienung der Software intuitiv und auch optisch ansprechend?
Liegt der Preis in Ihrem dafür vorgesehenen Budget?
Ist die Software zertifiziert und auf einem hohen Sicherheitsstandard?
Wird der Service komplett über eine Cloud angeboten?

Hier sind die wichtigsten Punkte damit geklärt und sie heben nochmals hervor, wie sinnvoll es sein kann, über das Thema Digitalisierung im HR nachzudenken. Jacando deckt übrigens sehr viele der wichtigsten Funktionen ab und kann sich ebenfalls als Komplettlösung bezeichnen.