Online Zeiterfassung – Stempeluhr war gestern

Wurde mit den Arbeitnehmern nicht gerade die Vertrauensarbeitszeit vereinbart, steht jeder Arbeitgeber vor der Herausforderung, eine zuverlässige Zeiterfassung auf die Beine zu stellen. Klassische Systeme der Zeiterfassung wie die herkömmliche Stempeluhr haben dabei jedoch ausgedient, denn heute leisten die Lösungen deutlich mehr. Insbesondere auf eine effiziente Verarbeitung der Daten sowie eine nahtlose Anbindung an bestehende Systeme (z. B. ERP-System, Lohnsoftware) kommt es an. Heute lässt sich ein Zeiterfassungssystem durch alle Unternehmensgrößen hindurch einfach und mit minimalem Aufwand realisieren – mit einer zeitgemäßen Online-Zeiterfassung, die zahlreiche weiterführende Funktionalitäten bietet.

Online-Zeiterfassung: Das Grundprinzip

Mit einer Online-Zeiterfassung ist nicht unbedingt gemeint, dass sich der Arbeitnehmer selbst online in ein Portal einloggt und sich dort virtuell einstempelt – auch wenn solche Systeme durchaus unter diesen Begriff fallen können. Insbesondere für Produktions- und Handwerksbetriebe, in denen nicht jeder Mitarbeiter einen Computer zur Verfügung hat, machen sich bereits seit Jahrzehnten Hardware-Terminals bezahlt, die dank einer sinnvollen Gestaltung für jeden Arbeitnehmer auch ohne Vorkenntnisse zu bedienen sind.

Doch was macht diese Art der Zeiterfassung nun zur Online-Zeiterfassung? Die Art der Anbindung ist entscheidend. Für herkömmliche Systeme ist eine manuelle Anbindung an die Netzwerktechnik des Unternehmens erforderlich. Dies hat den Nachteil, dass sie meist an ihren Standort gebunden sind. Wächst das Unternehmen oder verändern sich Abläufe, kann das Stempelterminal nicht einfach versetzt werden. Auch eine mobile Nutzung ist nicht möglich.

Bei einer Online-Zeiterfassung ist dies anders: Die Terminals sind wahlweise per LAN- oder WLAN-Anbindung zu verbinden. Dadurch lassen sie sich problemlos versetzen und die Daten sind binnen kürzester Zeit in den angebundenen Systemen verfügbar. Es sind mobile Lösungen verfügbar, die von Mitarbeitern im Außendienst genutzt werden können.

Was Online-Zeiterfassung leistet

Grundsätzlich bietet eine Online-Zeiterfassung dieselben Funktionen wie ein herkömmliches System. Die Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten und können Kostenstellenbuchungen vornehmen. Moderne Lösungen zur Zeiterfassung bieten jedoch eine Vielzahl von Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen, die eine Verzahnung zahlreicher Prozesse ermöglicht.
Einige Beispiele:

Durch einen Abgleich der in MS Outlook gespeicherten Daten lassen sich Doppelbuchungen verhindern.
Die Identifikation des Mitarbeiters per Fingerabdruck ist möglich. Dadurch lassen sich Betrugsversuche eindämmen und es sind keine gesonderten Medien (z. B. Stempelkarten/Badges) für die Erfassung erforderlich.
Die erfassten Daten werden in Echtzeit an das angebundene ERP-System oder die Lohnsoftware übermittelt, sodass die Abrechnung schneller erfolgen kann.
Durch die Anbindung mobiler Terminals, Weblösungen und Smartphone-Apps lässt sich eine Zeiterfassung von unterwegs aus realisieren, ohne hierfür auf ein gesondertes System zurückgreifen zu müssen.

Für welche Unternehmen lohnt sich eine Online-Zeiterfassung?

Einer der großen Vorteile der Online-Zeiterfassung ist die freie Skalierbarkeit der Systeme. Vom kleinen Handwerksbetrieb bis hin zum großen Produktionsbetrieb profitieren verschiedenste Unternehmensgrößen von einer Online-Zeiterfassung. Wächst das Unternehmen, wächst auch das System mit. Unterschiedliche Ausführungen stellen sicher, dass eine reine Arbeitszeiterfassung ebenso umsetzbar ist wie eine Betriebsdatenerfassung. Deshalb ist die Online-Zeiterfassung für nahezu jedes Unternehmen geeignet – maßgeschneiderte Lösungen helfen, den richtigen Rahmen zu setzen.