Off-boarding – Die Grundlagen des Mitarbeiteraustritts

Vor 9 Monaten habe ich mich bei jacando vorgestellt und nach dem Vorstellungsgespräch und Probetag ging es auch gleich schon los. Während meinem Einstieg sowie auch danach konnte ich mich stets auf meine Arbeitskollegen, sowie die Vorgesetzten verlassen. Ich kann also mit Freude von einem gelungenen On-boarding Prozess berichten. Diese Erfahrungen spiegeln sich auch in unseren Blog Beiträgen zu einem gelungenen On-Boarding Prozess wieder. Nun nach Ende meines Praktikums und kurz vor Studienbeginn geht eine schöne Zeit bei der jacando AG zu Ende und was würde besser zu diesem Anlass passen, als ein Beitrag zum gelungenen Off-Boarding Prozess. Dazu, was ein strukturiertes Off-boarding alles bewirken kann und zu welchen Überraschungen es es führen kann, später mehr.

Was bedeutet das Off-boarding eigentlich für Unternehmen?

Mit dem Austritt eines Mitarbeiters beginnt der Off-boarding Prozess auch Exit Management genannt. Dabei ist es besonders wichtig, die Austrittsphase des Mitarbeiters möglichst strukturiert und behutsam anzugehen, vergleichbar mit dem On-boarding Prozess. Beide Faktoren sind extrem wichtige Bestandteile der Employee Experience und prägen die Erfahrungen mit dem Arbeitgeber maßgeblich. Ein Blick dazu auf den Employee Life Cycle aus unserer Studie zeigt:

Welche Gründe können zum Mittarbeiteraustritt führen und wie kann auf die einzelnen Situationen eingegangen werden?

Gründe für das Ende eines Arbeitsverhältnisses können vielseitig sein und auf die verschiedenen Auslöser kann auch spezifisch eingegangen werden, um jedem Mitarbeiter unabhängig von den Beweggründen einen gelungenen Prozess zu ermöglichen.

Die häufigsten Szenarien und Handlungsmöglichkeiten sind:

1. Beginn eines neuen Lebensabschnitts und somit unvermeidbares Beenden des Arbeitsverhältnisses.

Dazu kann unter anderem wie in meinem Fall ein Studium gehören, für welches das Arbeitsverhältnis unterbrochen werden muss, sowie auch ein Umzug, Auslandsaufenthalt in ein anderes Land. Dabei ist zu bedenken, dass gerade in diesen Fällen die Mitarbeiter häufig wieder zurück zum Arbeitgeber kommen, wenn es die Umstände ermöglichen, weshalb es besonders wichtig ist, diese Türen nicht zu verschließen und dem Mitarbeiter den erneuten Einstig zu erleichtern. Um Mitarbeiter welche wieder ins Unternehmen eintreten möchten rechtzeitig abholen zu können ist es von Vorteil nicht gleich alle Brücken abzureißen und Kontakt zu halten wie beispielsweise durch ein Alumni Netzwerk.

2. Auch der altersbedingte Austritt und die damit verbundene Pensionierung erwartet jeden Mitarbeiter irgendwann.

Auch in diesem Fall ist es besonders wichtig, den Austritt gezielt aufzubauen, um den Mitarbeiter gebührend für den meist langjährigen Einsatz für das Unternehmen zu würdigen und Ihm diese Wertschätzung mit zu geben, auch wenn dieser nicht wieder zum Unternehmen zurückkehrt. Die große Umstellung und die Ungewissheit was folgt, sobald nicht mehr der täglichen gewohnten Tätigkeit nachgegangen wird, kann für viele Mitarbeiter stressig sein. Dabei kann der Arbeitgeber sie unterstützen und begleiten und die Übergangsphase dank einem sanften Prozess möglichst angenehm gestalten.

3. Das Arbeitsverhältnis muss aufgrund von Differenzen aufgelöst werden

Sei es von der Mitarbeiter- oder Unternehmensseite, es kann immer wieder vorkommen, dass eine Zusammenarbeit nicht funktioniert und deshalb das Auflösen des Arbeitsverhältnisses droht. Zuvor sollte natürlich versucht werden, eine Lösung zu finden, welche die angenehme Zusammenarbeit beider Parteien doch noch ermöglicht. Falls jedoch alle Bemühungen fehlschlagen und die Auseinandersetzungen nicht beigelegt werden können, steht das Unternehmen ebenfalls vor der Frage wie dem Mitarbeiter ein erfolgreicher Austritt ermöglicht werden kann.

Dabei sollte ein professioneller Prozess nicht vernachlässigt werden, denn trotz Differenzen sollte der Mitarbeiter auf seinem Weg begleitet werden. Vielleicht lassen sich damit sogar noch einige Wogen glätten und das Arbeits-Verhältnis kann doch noch im Guten auseinandergehen, ohne Missgunst heraufzubeschwören.

Es ist natürlich wichtig, die Beweggründe und Erfahrungen des Mitarbeiters zu kennen um zukünftig dank diesen Informationen eingreifen zu können und das Arbeitsumfeld anzupassen, falls nötig. Deshalb sind Abschlussgespräche extrem wichtig, denn bei solchen Gesprächen kann konstruktive Kritik geäußert werden und es können wichtige Informationen und Einsichten gewonnen werden, welche nachhaltig zur Verbesserung der Arbeits-Bedingungen führen können. Denn gerade in solchen Fällen geht ein Mitarbeiter meist ehrlicher und offener mit seinen Verbesserungsvorschlägen um, als beispielsweise bei einem monatlichen Feedback Gespräch.

Einige Fragen, welche gestellt werden können, sind beispielsweise:

• Welche Umstände ausschlaggebend für die Entscheidung waren.
• Ob bzw. was anders hätte sein müssen, um den Mitarbeiter zu halten.
• Was die besten und schlechtesten Momente im Unternehmen waren.
• Wie die Einarbeitungsphase verlaufen ist.
• Ob sich der Mitarbeiter mit der Einführungsphase den Herausforderungen gewachsen fühlte.
• Ob sich der Mitarbeiter gut behandelt gefühlt hat.

Mit solchen Fragen kann ganz direkt eruiert werden, was den Mitarbeiter zu seiner Entscheidung bewogen hat und wie das in Zukunft verändert werden kann. Diese Chance sich mit den Gründen auseinander zu setzen und daraus zu lernen, sollte nicht verpasst werden. Ansonsten wird das Risiko eingegangen, weitere Mitarbeiter wegen einer vermeidbaren Ursache zu verlieren.

In unserer Checkliste zum Off-boarding erfahren Sie, welche Schritte nicht vergessen werden sollten, um einen geordneten Prozess zu gewährleisten. Von den bereits erwähnten Abschlussgesprächen, bis zu der DSGVO konformen Löschung aller Daten gegen Ende des Prozesses.

Um wieder auf die persönliche Ebene zurückzukommen und zu zeigen, was ein geordneter Prozess bewirken kann, lässt sich sagen, dass ohne abgestimmte Prozesse und Exit Management die Kommunikation zu kurz kommen kann. Denn teilweise kann dank rechtzeitiger Abstimmung ein Off-boarding Prozess nämlich auch unterbrochen werden, ohne sich von dem Mitarbeiter zu trennen, wie Beispielweise in meinem Fall, denn durch die rechtzeitige Absprache eröffnete sich die Möglichkeit trotz Studium, mit auf die Vorlesungen angepasstem Pensum weiterhin bei jacando zu arbeiten. Somit wurde auch für zukünftige Studenten eine Lösung geschaffen, um neben dem Studium in einem neuen Arbeitsmodell das Arbeitsverhältnis aufrecht zu erhalten. Ironischerweise dem gelungenen Off-Boarding Prozess sei Dank.