Zertifizierte Qualifikationen
Höchste Qualität im kleinsten Maßstab. Dafür steht J. Rettenmaier & Söhne. Mit seinen weltweit knapp 3.000 Mitarbeitern an über 60 Standorten sorgt das Unternehmen seit vier Generationen für „grüne“ Innovationen und Visionen. Die Innovation: Mechanische und chemische Verarbeitung pflanzlicher Rohstoffe wie Cellulose, Getreide-, Frucht- und Holzfasern. Die Vision dahinter ist unter anderem die Reduktion von Wohlstandserkrankungen, die Reduzierung von Antibiotika in der Tiermast oder der Ersatz von Mikroplastiken in Kosmetikanwendungen. Um diesen hohen Qualitätsstandard zu halten und in Zukunft noch effizienter zu produzieren, hat das Unternehmen sich für ganzheitliches Workforce Management entschieden.
Das Ende komplexer Genehmigungsprozesse
Rund 1.600 Mitarbeiter werden bei J. Rettenmaier & Söhne seit über zehn Jahren mit einem Zeitwirtschaftssystem von ATOSS gemanagt. Außerdem planen die Meister an elf deutschen Standorten etwa 600 Produktionsmitarbeiter mittels Personaleinsatzplanung. Die Reduktion administrativer Aufwände wurde mit der Einführung des Employee & Manager Self Service weiter vorangetrieben. Ein auf das Unternehmen zugeschnittenes Workflow Management ersetzte komplexe Genehmigungsprozesse, Papieranträge, Medienbrüche und Fehlplanungen. Stattdessen beantragen Mitarbeiter IT-gestützt über den Self Service ihre Abwesenheiten oder Zeitkorrekturen und haben jederzeit Einsicht in ihre aktuellen Zeitkonten.
Proaktives Qualifikations- und Weiterbildungsmanagement
Auch bei einer weiteren großen Herausforderung schaffte Workforce Management Abhilfe: Audits zeigten Handlungsbedarf in der Organisation von rechtlich notwendigen Schulungen, mit einem Umfang von rund 3.500 Stunden pro Jahr, auf. Es musste also effektiv umstrukturiert werden, um die Transparenz über arbeitsplatz- und mitarbeiterbezogene Qualifikationen, zum Beispiel Gefahrstoffbeauftragte, Staplerführerschein, Gefährdungsbeurteilung oder auch Zusatzqualifikationen wie Ersthelfer oder Brandschutzbeauftragte, sicherzustellen. Heute werden über ATOSS Qualifikationsmanagement jedem Musterarbeitsplatz spezifische Soll-Qualifikationen, allen Mitarbeitern ihre persönlichen Ist-Qualifikationen zugeordnet. Aufgrund dessen kann in der Qualifikationsmatrix automatisch ein Soll-Ist-Abgleich durchgeführt werden. Auch die bereichsübergreifende Vertretungsorganisation wurde vereinfacht, da der verantwortliche Meister im Falle einer Unterbesetzung einen sofortigen Überblick über Mitarbeiter mit Mehrfachqualifikationen hat. Innerhalb der Matrix werden nicht vorhandene oder ausgelaufene Qualifikationen mit einer Red Flag visualisiert. Trainings können so umgehend eingeleitet werden. Diese werden im Weiterbildungsmanagement dokumentiert, wo auch alle zugehörigen Unterlagen wie Teilnehmerlisten, Zertifikate und Schulungs- und Prüfungsunterlagen zur Wirksamkeitskontrolle abgelegt sind. Nach erfolgreicher Schulung wird die erlangte Qualifikation automatisch in das Ist-Profil des Mitarbeiters übertragen.
Meisterhafte Kontrollmechanismen
Mit dem ATOSS Aufgabenmanagement wurde zudem ein systematischer Überwachungsmechanismus eingeführt. Einladungen zu fälligen Trainings werden automatisch an die Teilnehmer verschickt, die Meister per E-Mail informiert. Alle rechtlichen Vorgaben werden optimal erfüllt, die Verantwortlichkeiten wurden dezentralisiert und Entscheidungen dorthin verlagert, wo sie auch getroffen werden. Die Umstrukturierungen brachten nicht nur eine Re-Zertifizierung, auch das Vertrauen der Auditoren und des Managements in die neuen Schulungsmechanismen stieg enorm an. Inzwischen sind weitere Länderorganisationen in das innovative Schulungskonzept integriert.