Warum kleine und mittlere Unternehmen HR Software benötigen
Rund 70 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) beschäftigen für die wichtigen HR-Themen keinen eigenen Personalmanager. In zehn Prozent dieser Unternehmen werden die spezifischen Verantwortlichkeiten von dem jeweiligen CEO neben seinen eigentlichen Zuständigkeiten wahrgenommen. In über 50 Prozent der Betriebe kümmert sich der Inhaber um die Erfassung der Arbeitszeit, um die Gehaltsabrechnung, um die Fortbildung der Mitarbeiter, um das Recruiting, die Urlaubsplanung und weitere HR-bezogene Themen. Dies hat eine groß angelegte Studie von ADP zum Thema ad-hoc HR Management* herausgefunden. Von einer systematischen oder gar effizienten Durchführung der HR-relevanten Tätigkeiten kann demnach keine Rede sein. Vielmehr werden die Aufgaben nebenher erledigt, wenn gerade Zeit dazu bleibt. Hinzu kommt, dass rund 82 Prozent der HR-Zuständigen keine Erfahrung mit dem Fachgebiet haben. Immerhin 23 Prozent aller Manager glauben, dass sie für ihre Arbeit die richtige IT-Lösung nutzen und von einer durchdachten Software unterstützt werden. Im Gegenzug bedeutet dies, dass 77% der Verantwortlichen der Meinung sind nicht ausreichend unterstützt zu werden. Diese Zahlen sind aufschlussreich – und sie zeigen, wie wichtig eine gute Personalsoftware für kleine und mittlere Unternehmen sein kann! Doch was können Sie als HR-Verantwortlicher tun, wenn Ihnen dieses Szenario bekannt vorkommt und wenn Sie Ihren Bereich optimieren und digitalisieren wollen?
Diese HR-Aufgaben sorgen für das größte Unbehagen
Es sind Zahlen, die jedem verantwortlichen Manager für HR-Themen Sorgen bereiten dürften: Etwa zehn Prozent der Mitarbeiter in KMU, die mit Personaltätigkeiten im weitesten Sinn betraut sind, haben tatsächlich Freude an ihrer Arbeit. Immerhin 35 Prozent würden sich zutrauen, sich eingehend mit HR-Tätigkeiten zu beschäftigen, weil sie Interesse und Freude daran haben. Dennoch behaupten 22 Prozent der Zuständigen, dass ihre Zufriedenheit im Berufsleben stark nachgelassen hat, seit sie sich mit Personalthemen beschäftigen. Schaut man sich die Aufgaben an, die am häufigsten für Unbehagen sorgen, werden bestimmte Zusammenhänge deutlich. Knapp 80 Prozent der Zuständigen fürchten sich vor gesetzlichen Änderungen, die sie im betrieblichen Alltag nicht wie gefordert umsetzen können. 60 Prozent der Befragten scheuen sich davor, sich mit der Performance ihrer Mitarbeiter zu beschäftigen. Noch unangenehmer empfindet man in der Regel die Kündigung von Arbeitnehmern. Ebenfalls 60 Prozent sehen sich nur schwer in der Lage, die heute geltenden Gesetze und Arbeitsschutzvorschriften korrekt umzusetzen. Fast ebenso viele Befragte empfinden die konstruktive Lösung von Konflikten zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter oder zwischen den Mitarbeitern untereinander als unangenehm und schwierig. Lediglich 50 Prozent behaupten von sich, ihre Belegschaft durch regelmäßige
Trainings und Fortbildungen auf dem neuesten Stand zu halten und gezielt in das wichtige Kapital „Mitarbeiter“ zu investieren.
HR-Tätigkeiten kosten wertvolle Arbeitszeit
Bewertet man die wichtigsten und häufigsten HR-Aufgaben mit betriebswirtschaftlichen Zahlen, verbringen die HR-Manager rund 20 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Tätigkeiten, die ihnen unangenehm sind, die ihnen selbst keinen Mehrwert bringen, für die sie sich nicht genügend ausgebildet betrachten und vor denen sie sich fürchten, weil sie nicht wissen, ob sie sie adäquat ausführen. Pro Unternehmen entfallen Jahr für Jahr rund 700 Arbeitsstunden auf diese Tätigkeiten, die für Unbehagen bei allen Beteiligten sorgen – und die sich mit einem überschaubaren Aufwand leicht optimieren und digitalisieren lassen. Eine gute Personalsoftware hilft Ihnen dabei, die Abläufe im HR-Bereich effizienter zu gestalten, um dadurch am Ende Kosten zu sparen. Doch wie unterstützt eine solche Personalsoftware Sie und Ihre Mitarbeiter in Sachen HR?
Hier unterstützt eine gute HR Software
Vornehmliches Ziel einer Personalsoftware für KMU ist es, den großen Teil der administrativen Aufgaben zu optimieren und wenn möglich zu automatisieren. Die Bearbeitung von Personalthemen macht in den meisten Unternehmen rund 40 Prozent der Arbeitszeit der Zuständigen aus. Werden die Abläufe optimiert, steht die dadurch gewonnene Zeit den Mitarbeitern für ihre eigentlichen Aufgaben zur Verfügung und kann gewinnbringend eingebracht werden. Mit einer Optimierung dieser Tätigkeiten eng verbunden ist die Kostenersparnis, die durch einen reduzierten Verbrauch von Arbeitsmitteln wie Papier oder Arbeitszeit entsteht. Aus juristischer Sicht nicht zu unterschätzen sind die Leistungen, die eine Personalsoftware rund um die Datensicherung und die Datenaktualität erbringt. Funktionen wie ein integrierter Employee Self-Service oder eine digitale Personalakte geben den Mitarbeitern selbst die Möglichkeit, sich um die Pflege ihrer Personaldaten zu kümmern. Dadurch stellen Sie eine hohe Datenaktualität sicher. Vor allem aber hilft die eindeutige Verteilung der Rollen und die Eigenverantwortung der Mitarbeiter dabei, die DS-GVO-Richtlinien einzuhalten. Hinzu kommt eine erhöhte Transparenz im Bereich der Urlaubsplanung, der Arbeitszeiterfassung und der Gehaltsabrechnung. In vielen KMU ist es heute noch üblich, die Planung der Urlaubstage und die Erfassung von Abwesenheitszeiten manuell durchzuführen. Ebenso werden Besonderheiten rund um die Gehaltsabrechnung wie Vorauszahlungen oder Vorschüsse von Hand erfasst und später bearbeitet. Die Fehleranfälligkeit dieser manuellen Abläufe ist immens hoch, die Folgekosten lassen sich kaum beziffern. Eine funktionale Personalsoftware erleichtert die Umstellung von händisch geführten Excelt-Tabellen oder ähnlichen digitalen Dokumenten bishin zur Papierform, die unübersichtlich und fehleranfällig sind.
So profitieren KMU von einer Personalsoftware
Digitale HR-Prozesse geben Ihnen die Chance, die Kommunikation zwischen der Personalabteilung und Ihren Mitarbeitern enorm zu verbessern. Sie erhöhen die Transparenz aller Abläufe und senken die Wahrscheinlichkeit für Fehler. Sind die digitalen Prozesse im Betrieb eingeführt und etabliert, erzielen Sie durch eine Optimierung der Abläufe eine nennenswerte Ersparnis an Zeit und Kosten. Mitarbeiter, die bis dato alle wesentlichen HR-Aufgaben eher nebenher und mit einigem gewissen Unbehagen durchführen mussten, werden in die Lage versetzt, ihre Zuständigkeit systemunterstützt durchzuführen. Sie gewinnen dadurch an Sicherheit im Umgang mit den relevanten HR-Aufgaben, was letztlich dazu führt, den übertragenen Themenkomplex mit mehr Freude und Begeisterung auszuführen. Eine digitalisierte Unterstützung in allen HR-Themen ist jedoch nicht nur für den einzelnen Mitarbeiter und für den Austausch zwischen der Personalabteilung und der Belegschaft essenziell. Sie ist schon deshalb von Vorteil für KMU, weil es dadurch möglich ist, schneller und effektiver auf gesetzliche Änderungen zu reagieren, die jederzeit mit einem geringen Vorlauf auf die Unternehmen einwirken können. Wer seine HR-Prozesse mit einer klugen und durchdachten Digitalisierung auf dem neuesten Stand hält, ist bei gesetzlichen Änderungen bestens vorbereitet und hat das gute Gefühl, schnell darauf reagieren zu können.
*Quelle ADP-Studie: https://goo.gl/QtK6Z4