Remotes Arbeiten: Der Schlüssel zu erhöhter Mitarbeiterzufriedenheit und verbesserter Work-Life-Balance

Was bis vor ein paar Jahren in den meisten Unternehmen völlig undenkbar war, ist spätestens seit der Corona-Pandemie gelebte Realität. Immer mehr Arbeitgeber bieten ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit, frei zu wählen, von wo aus sie ihrer Arbeit nachgehen. Der große Vorteil: Sie können sich dadurch ihre Arbeitszeiten freier einteilen und Pendelzeiten vermeiden. Durch die verbesserte Work-Life-Balance erhöht sich in der Regel auch die Zufriedenheit mit dem eigenen Job. Allerdings ist es für das Personalmanagement wichtig, dabei auch auf bestimmte Arbeitsrichtlinien und Vorgaben des Gesetzgebers zu achten.

Was ist genau mit dem Begriff „Remote Arbeiten“ gemeint?

Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten, der eigenen Belegschaft beim Weg in die Arbeit entgegenzukommen. Die erste davon sind entsprechende Mobilitätsangebote für Mitarbeiter wie Dienstfahrrad, Corporate Carsharing oder eine vergünstigte Monats- oder Jahresfahrkarte für öffentliche Verkehrsmittel, die den Weg zum Arbeitsplatz erleichtern.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, den Mitarbeitern den Weg zu ersparen und ihnen einzuräumen, ihre Tätigkeit außerhalb des traditionellen Büroumfelds auszuführen. Genau das ist es auch, was im klassischen Sinne als „Remote Arbeiten“ verstanden wird. Die Remote-Arbeit wird auch als Telearbeit, Homeoffice oder Fernarbeit bezeichnet.

Das Konzept hat sich in den letzten Jahren zum einen durch Fortschritte in der digitalen Technologie und zum anderen durch die Corona-Pandemie zu einem wichtigen Trend in der Arbeitswelt entwickelt. Remote Arbeiten ermöglicht es Mitarbeitern, zeitlich und räumlich unabhängiger zu arbeiten und so ihre Arbeit an die individuellen Lebensumstände anzupassen.

Doch auch für die Unternehmen selbst bietet das Konzept einige Vorteile. Da die Mitarbeiter oft motivierter und engagierter sind, wenn sie ihre Arbeit autonomer gestalten können, führt das in der Regel auch zu einer gesteigerten Produktivität. Zudem kann das Personalmanagement auf einen globalen Talente-Pool bei der Suche nach neuen Mitarbeitern zugreifen, da diese nicht zwingend in der Nähe des Unternehmensstandortes wohnen müssen.

Welche unterschiedlichen Arten von „Remote Arbeiten“ gibt es?

Remote Arbeiten hat sich als Sammelbegriff für verschiedene Formen der Arbeitsplatzflexibilisierung etabliert. In der Praxis wird vor allem zwischen Remote Work, Homeoffice und Workation unterschieden.

Der Hauptunterschied zwischen Remote-Arbeit und Homeoffice liegt im Arbeitsumfeld und der Arbeitsplatzflexibilität. Remote kann von jedem beliebigen Ort gearbeitet werden. Dabei kann es sich beispielsweise um die eigenen vier Wände, ein Café oder Co-Working-Space handeln. Die wichtigste Voraussetzung dafür ist ein Internetzugang.

Das Homeoffice beschreibt eine spezifische Form von Remote-Arbeit. Dabei handelt es sich um einen von den Mitarbeitern eingerichteten Arbeitsplatz in ihrem eigenen Zuhause. Während Remote-Arbeit allgemein auf die Flexibilität des Arbeitsortes abzielt, bezieht sich Homeoffice also speziell auf die Arbeit von zu Hause aus.

Eine Spezialform von Remote Work stellt Workation dar. Der Begriff setzt sich aus den englischen Wörtern „Work“ und „Vacation“ zusammen und beschreibt die Verschmelzung von Arbeit und Urlaub. Bei der Workation geht es also vorwiegend darum, eine Balance zwischen dem Beruf und der Reisen zu schaffen und sich dabei nicht zwangsläufig Urlaub nehmen zu müssen. Stattdessen wird der Arbeitsplatz einfach für eine beliebige Zeit an einen anderen Ort der Welt verlagert. Für das Personalmanagement ist es in diesem Fall wichtig, unterschiedliche arbeitsrechtliche Regeln bei einer Workation genau zu kennen.

Welche Arbeitsrichtlinien sind für das Personalmanagement wichtig?

Grundsätzlich sind beim Remote Arbeiten und im Homeoffice aus arbeitsrechtlicher Sicht dieselben Vorgaben zu beachten, die auch im Unternehmen gelten. Dazu gehört unter anderem das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), das beispielsweise nach § 5 ArbZG eine Ruhezeit von elf Stunden vorsieht, an die sich auch die Mitarbeiter im Homeoffice halten müssen.

Die Rahmenbedingungen sollten entweder über eine entsprechende Betriebsvereinbarung oder über eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag abgesteckt werden. Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) sieht in diesem Fall vor, dass der Arbeitgeber für die Ausstattung des Homeoffice zuständig ist, wenn mit einem Mitarbeiter eine wöchentliche Arbeitszeit außerhalb der Niederlassung vereinbart wird.

Bei der Workation sind für das Personalmanagement vor allem die Dauer und der Ort des Aufenthaltes wichtig. Innerhalb der EU ist aufgrund des Freizügigkeitsabkommens keine Arbeitserlaubnis erforderlich. Werden mindestens 25 Prozent der Tätigkeit weiterhin in Deutschland ausgeführt, so bleibt der Angestellte weiterhin im deutschen Sozialversicherungssystem.

Steuerlich gilt es vor allem die 183-Tage-Regelung zu beachten. Diese besagt, dass Beschäftigte in Deutschland steuerpflichtig sind, solange ihre Workation nicht länger als 183 Tage, also etwa die Hälfte des Jahres, andauert. Auch die Feiertage und die Wochenenden werden in diesem Fall dazugezählt.