Neue Mitarbeiter einstellen - das gilt es zu beachten
Unternehmen profitieren von neuen Mitarbeitern, da diese oft frischen Wind in die Firma bringen. Doch bevor es losgehen kann, müssen Arbeitgeber viel Bürokratie erledigen. Zahlreiche Daten des Mitarbeiters müssen verschiedenen Behörden und Einrichtungen gemeldet werden.
Die Deutsche Rentenversicherung führt in der Regel alle vier Jahre eine Betriebsprüfung durch, in denen unter anderem kontrolliert wird, ob alle Mitarbeiter richtig angemeldet und versichert sind. Kümmert sich der Arbeitgeber nicht darum oder reicht er die Unterlagen zu spät ein, drohen teilweise hohe Geldstrafen.
Die folgenden Meldepflichten und Formalitäten beziehen sich ausschließlich auf Mitarbeiter, die weisungsgebunden und in die Organisation des Betriebes eingebunden sind und somit als versicherungspflichtig gelten.
Wichtige Pflichten und Formalitäten
Sollte es sich um den ersten Mitarbeiter im Unternehmen handeln, ist der Firmeninhaber dazu verpflichtet, eine Betriebsnummer zu beantragen. Denn darüber werden wichtige Meldungen an die Krankenkasse vorgenommen (Jahresmeldungen, An- und Abmeldungen). Der Antrag für die Betriebsnummer erfolgt ganz bequem online über die Arbeitsagentur.
Rechtlich vorgeschrieben und zwingend bei Einstellungsbeginn ist der Arbeitsvertrag. Prinzipiell ist auch ein mündlicher Vertrag gültig. Allerdings sollte ein schriftlicher Vertrag spätestens nach einem Monat vorliegen. Im nächsten Schritt muss der Arbeitgeber den neuen Mitarbeiter bei verschiedenen Behörden anmelden.
Hierfür benötigt er folgende Unterlagen:
- Geburtsdatum und Steuer-Identifikationsnummer
- Sozialversicherungsausweis
- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
- Urlaubsbescheinigung des vorherigen Arbeitgebers
- ggf. Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnis von ausländischen Mitarbeitern
- ggf. Nachweise wie bestimmte Führerscheinklassen, Führungszeugnis, Gesundheitsbescheinigung (je nach Berufsfeld)
- ggf. Dokumente über vermögenswirksame Leistungen
Sozialversicherung
Zunächst muss der Arbeitgeber den neuen Angestellten zur Sozialversicherung (SV) anmelden und ihn sozialversicherungsrechtlich einordnen. Die zentrale Meldestelle für die SV ist die Krankenkasse, bei der der Beschäftigte versichert ist. Mit der ersten Entgeltabrechnung und spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Arbeitsbeginn muss der neue Kollege angemeldet sein. Hierfür ist der Mitarbeiter verpflichtet, bei Beschäftigungsbeginn seinen Sozialversicherungsausweis vorzulegen. Geschieht dies nicht innerhalb von drei Tagen, muss der Arbeitgeber eine Kontrollsendung an die zuständige Krankenkasse senden.
Finanzamt
Damit der neue Angestellte beim Finanzamt angemeldet werden kann, benötigt der Arbeitgeber die Steuer-ID des Mitarbeiters. Danach wird der Angestellte in der ELStAM-Datenbank unter Angabe der Steuer-ID und des Geburtsdatums sowie der Auskunft, ob es sich um ein Hauptarbeitsverhältnis (Steuerklasse 1-5) oder ein Nebenarbeitsverhältnis (Steuerklasse 6) handelt, angemeldet. In welche Steuerklasse der Mitarbeiter eingeordnet wird, hängt normalerweise vom Familienstand ab, es sei denn, der Beschäftigte übt noch eine oder mehrere Nebentätigkeiten aus. Ist der Angestellte verheiratet, kann er entscheiden, ob er - wie bei Verheirateten üblich - nach Steuerklasse 4 abgerechnet werden möchte, oder ob ein Ehepartner in Steuerklasse 3 und der andere in Steuerklasse 5 eingestuft wird. Auf dieser Seite findet man wertvolle Informationen zu den verschiedenen Steuerklassen und den jeweiligen Abzügen.
Urlaubsbescheinigung
Der Arbeitgeber darf sich vom letzten Arbeitgeber seines neuen Mitarbeiters eine Urlaubsbescheinigung ausstellen lassen. Diese gibt an, wie viel Urlaub der neue Mitarbeiter bei der früheren Arbeitsstelle genommen hat - so kann der Urlaubsanspruch beim neuen Arbeitgeber ermittelt werden.