Effektiver dank Zeitmanagement

Wer die Verantwortung für Mitarbeiter hat, der versucht, die Rahmenbedingungen so zu schaffen, dass diese produktiv und effizient arbeiten können. Schließlich profitiert das eigene Unternehmen deutlich von der Zufriedenheit der Angestellten. Ein wesentlicher Punkt in diesem Kontext ist das Zeitmanagement. Denn häuft sich erst einmal die Arbeit auf dem Schreibtisch oder kann die eigentliche Tätigkeit nur noch unbefriedigend erfüllt werden, entsteht Stress. Ein Gefühl, das jeden auf Dauer negativ beeinflusst. Für das Unternehmen bedeutet dies Krankheit, Ausfallzeiten oder fehlerhafte und nicht gemachte Arbeit.

Was bedeutet „Zeitmanagement“

Beim Zeitmanagement geht es vor allem darum, die zur Verfügung stehende Zeit bestmöglich zu nutzen. Dies lässt sich realisieren, in dem klare Einteilungen stattfinden, die eine optimale Nutzung der Arbeitszeit ermöglichen. So gelingt die Erledigung von Aufgaben stressfrei und effektiv.

Das „Kreuz“ mit der Zeit

Im Gegensatz zu Geld, Produktionsmengen, Wasser oder der neuen PlayStation 5, lässt sich Zeit nicht ansparen, vermehren oder konservieren. Die Zeit ist stets gleich. An manchen Tagen wissen viele nicht, was sie mit dieser anfangen sollen und an anderen fehlt sie an allen Ecken und Enden. Das macht die Zeit zu so einer unendlich kostbaren Ressource. Gerade im Betrieb, in dem jedem Einzelnen für seine Aufgabe nur ein begrenztes Zeitkontingent zur Verfügung steht, ist somit das Zeitmanagement umso wichtiger. Das beginnt bei dem positiven Nutzen der Arbeitszeiterfassung und geht bis hin zur Hilfestellung für Angestellte, die offensichtlich ein Problem bei der Zeiteinteilung haben.

Dabei ist die Sache objektiv ganz klar. Jeder Mensch hat per se 24 Stunden am Tag. Doch immer mehr klagen über Stress, Terminprobleme und Überforderung am Arbeitsplatz. Der Grund hierfür ist meist das mangelnde Zeitmanagement. Es ist also nicht verpflichtend die „Faulheit“ oder die „Unlust“. Viel mehr besteht das Problem, das die Anforderungen im Arbeitsleben, aber auch im Privatleben immer größer werden, dabei jedoch einfache Methoden und Regeln fehlen, die Zeit sinnvoll einzuteilen, damit bei der Bewältigung kein Stress entsteht.

Nicht nur Angestellte sind betroffen

Bis zu diesem Punkt war die Rede meist von den Mitarbeitern. Zeitmanagement betrifft jedoch jeden Einzelnen. Dabei muss es nicht zwingend nur um den Angestellten gehen. Auch der Chef, der Entrepreneur oder der Selbstständige haben mit der Ressource Zeit und deren Einteilung zu kämpfen. Gerade im Bereich des Dropshipping zeigt sich, wie wichtig die optimale Nutzung der verfügbaren Zeit ist. Zwar kann das Ganze dank professioneller Partner im Bereich Dropshipping und E-Commerce von der Couch aus gemacht werden – dennoch braucht es Regeln, damit das eigene Geschäft nicht zum Stressfaktor wird.

So ist das Streckengeschäft in erster Linie einfach, da für den Verkauf von Waren kein eigenes Lager nötig ist. Somit lassen sich Hunderte Artikel schnell und einfach in den Online-Shop integrieren. Das dauert nur wenige Minuten und der Kunde kann diese mit wenigen Klicks bestellen. Dank der Automatisierung mithilfe eines professionellen Partners, wird so neben dem eigentlich benötigten Platz für die Waren, wertvolle Zeit gespart. Letzter kann dann wieder auf andere Projekte verwendet werden oder aber, um durchzuatmen und nötige Pausen wahrzunehmen.

Tipps zum Zeitmanagement

Wer an dieser Stelle gehofft hat, eine absolute Lösung für sein Zeitproblem zu erhalten, wird leider enttäuscht. Denn ein erfolgreiches Zeitmanagement besteht aus einer Vielzahl von Faktoren und Einflüssen. Zudem ist die Zeit an sich in der Einschätzung des Einzelnen sehr subjektiv. Dennoch gibt es in der Folge einige Tipps, die helfen sollen und einen Anfang bieten, das eigene Zeitmanagement zu entwickeln.

To-do-Listen

Eine einfache sowie oft unterbewertete Option, die Zeit in den Griff zu bekommen, sind Stift und Papier. Sicher, heute gibt es diverse digitale Hilfsmittel, um To-do-Listen zu erstellen. Letztendlich ist es eine individuelle Entscheidung, welche Varianten man wählt. Dennoch geht es darum, die Aufgaben gezielt an einem Punkt zu sammeln. So kann sich jeder darüber einen schnellen Überblick verschaffen, was täglich zu tun ist.

Prioritäten definieren

Mit einer erstellten Liste geht es anschließend darum, Aufgaben als „wichtig“ oder „weniger wichtig“ und „unwichtig“ einzuteilen. Mit dieser einfachen Einteilung lässt sich schnell und unkompliziert Struktur in den Tagesablauf bringen. Diese Reihenfolge legt zudem fest, was als Erstes abgearbeitet wird. Alles, was „unwichtig“ ist, kann dabei durchaus, wenn keine Zeit mehr ist, verschoben werden.

Zeitaufwand einschätzen

Steht die Liste samt Prioritäten, geht es im Anschluss darum, die Zeiten für jede einzelne Tätigkeit festzulegen. Dabei kann auf die persönliche Erfahrung zurückgegriffen werden. Zudem ist es sinnvoll, hier nicht zu knapp zu planen. Ein Puffer ist durchaus hilfreich. Wird im Verlauf der Aufgabe festgestellt, dass mehr oder weniger Zeit als gedacht benötigt wurde, kann die To-do-Liste leicht angepasst werden.

Zeitpunkt für die Fertigstellung festlegen

Es ist wichtig, eine konkrete Deadline zu definieren, zu der eine bestimmte Arbeit fertig sein muss. Im normalen Betrieb übernimmt das meist der Chef. Doch ebenso ist ein Selbstständiger gut beraten, hier für Klarheit zu sorgen. So gelingt es dann entsprechend einfacher, auch einmal „Nein“ zu sagen. Denn mit einem konkreten Zeitpunkt, an dem eine Tätigkeit beendet sein soll, lässt sich auch abschätzen, ob noch Platz für etwas Unerwartetes oder Neues ist.

Wichtig ist generell, einfach anzufangen und nicht lange zu grübeln. Mit einer einfachen Suche im Internet finden sich zudem diverse Zeitmanagement-Methoden sowie Prinzipien, die helfen können. Einen Überblick über diese würde den aktuellen Rahmen allerdings sprengen. Wer die hier gegebenen Tipps jedoch beginnt umzusetzen, wird schnell eine produktivere und effizientere Nutzung seiner Zeit feststellen. Und das ist ein guter Anfang.