Wieso Sie eine Arbeitszeiterfassung nutzen sollten

Arbeitsbeginn? Arbeitsende? Länge der Mittagspause? Verbrachte Zeit auf Projekten? Viele Unternehmen lassen ihre Mitarbeiter die Arbeitszeiten erfassen und das nicht erst seit der Entscheidung zur Pflicht der Arbeitszeiterfassung. Durch die zunehmende Digitalisierung kommt es zu einer erhöhten Verwendung von Zeiterfassungssoftware. Dabei stellt sich die Frage, welche Gründe es gibt eine digitale Zeiterfassung im Unternehmen einzuführen.

Vorteile für das Unternehmen

Die moderne Zeiterfassung macht es heutzutage möglich flexible Arbeitszeit- und Vergütungsmodelle im Unternehmen zu führen. Gleitzeiten sind zur Normalität geworden und sofern die Abläufe im Unternehmen das möglich machen, können Arbeitnehmer flexibel arbeiten und so optimal ihr Arbeits- und Berufsleben vereinbaren. Der Mitarbeiter loggt sich in das Softwaresystem ein und schon kann er seine Arbeitszeiten ganz einfach festhalten. Der Vorteil ist, dass der Angestellte die Zeiten in der Arbeit selbst erfasst. Überstunden werden automatisch berechnet.

Vertrauensarbeit basiert auf demselben Prinzip. Allerdings stößt dieses an seine Grenzen, wenn Überstunden abgebaut oder vergütet werden sollen. Im Gegensatz sind alle Überstunden jederzeit automatisch in einer Software einsehbar und nachvollziehbar. Das führt nicht nur zu einer akkuraten Erfassung und Vergütung, sondern auch zu einer erhöhten Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Außerdem hat so nicht nur der Mitarbeiter stets einen Überblick über die geleisteten Arbeitszeiten und Mehrarbeit, sondern auch der Vorgesetzte. Überraschungen am Monatsende, dass zum Beispiel zu wenig gearbeitet wurde, können so nicht entstehen.

Hinzu kommt, dass Sie alle An- und Abwesenheiten Ihres Team einfach verwalten und bei Bedarf nachvollziehen können. Dabei haben Sie alle Abwesenheiten– egal ob Homeoffice, Urlaub oder Weiterbildungen außer Haus – in einer Übersicht und können so frühzeitig Mitarbeiterengpässe erkennen und diesen entgegenwirken.

Die Erfassung der geleisteten Arbeitszeit mit einer Software bietet zudem den Vorteil, dass alle Daten für die Lohnabrechnung automatisch in elektronischer Form geliefert werden. Somit gehören die umständliche Berechnung der gesamten abgearbeiteten Zeit der Vergangenheit an. Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung wird vereinfacht und effizienter.

Viele Software zur Arbeitszeiterfassung verfügen darüber hinaus über die Möglichkeit Zeiten auf einzelnen Projekten zu erfassen. Die Funktion der projektbasierten Zeiterfassung bringt zusätzlich einen weiteren wichtigen Vorteil für die Auftragskalkulation mit sich. Eine genaue Kalkulation ohne projektbasierte Erfassung der geleisteten Zeit ist meist gar nicht möglich, da die exakten Daten sonst nicht vorliegen würden. Außerdem kann die Planung für zukünftige Projekte dank der projektbasierten Zeiterfassung effizienter erfolgen. Sie können damit Prozesse optimieren und Kosten sparen.

Schwer zu beantworten ist, ob die Arbeitszeiterfassung dem Arbeitsklima schadet oder diese verbessert. Viele Untersuchungen kommen zu dem Ergebnis, dass der Verzicht auf die Kontrolle der erfassten Zeiten zur Motivationssteigerung, verbesserten Arbeitsklima und zu erhöhter Kreativität führt. Allerdings sieht die Realität anders aus: Es kommt oft zu Konflikten unter den Mitarbeitern, die über “faule Kollegen” klagen, da sie das Gefühl haben, nicht nur ihre Arbeit zu leisten, sondern zusätzlich auch noch die ihrer Kollegen mit übernehmen. Die Zeiterfassung hilft somit genau zu prüfen wer, wann, auf welchem Projekt gearbeitet hat. Solche Auseinandersetzungen können somit geschickt umgangen werden.

Damit sich die Mitarbeiter nicht kontrolliert fühlen, sollten Sie eine Basis von ehrlicher und offener Kommunikation schafft damit Vertrauen entstehen kann. Das führt dazu, dass Vertrauensverlust und schlechtes Arbeitsklima vorgebeugt werden.

Besonders wichtig ist die Zeiterfassung, wenn Sie Arbeitnehmer haben, die nicht mehr als den gesetzlichen Mindestlohn erhalten. In diesem Fall dürfen die Personen nur eine bestimmte Anzahl an Stunden arbeiten. Die Erfassung der Arbeitszeiten schützt dabei nicht nur den Beschäftigten, sondern auch das Unternehmen davor unbeabsichtigt gegen das Mindestlohngesetz zu verstoßen. Wenn Sie die Arbeitszeiten erfassen, haben Sie stets einen Nachweis, der die Arbeitsstunden protokolliert.

Zusätzlich muss beachtet werden, dass es sich bei den erfassten Arbeitszeiten um persönliche Daten Ihrer Mitarbeiter handelt, die DSGVO-konform gespeichert und geschützt werden müssen.

Vorteile für die Mitarbeiter

Der größte Vorteil für die Arbeitnehmer ist offensichtlich: Alle Arbeitszeiten sowie geleistete Überstunden werden dokumentiert und können jederzeit eingesehen werden. Auch für die Mitarbeiter dienen die gespeicherten Daten als Nachweis ihrer Arbeitszeiten. Beide Parteien profitieren in diesem Punkt gleichermaßen von der Zeiterfassung.

Außerdem schützt die Zeiterfassung vor zu viel Arbeit. Untersuchungen zeigen, dass Mitarbeiter eher dazu tendieren zu viel als zu wenig zu arbeiten, wenn sie ihre Arbeitszeiten nicht erfassen. Das Problem das daraus resultiert: Stress, Burnout und weitere psychische Belastungen.

Des Weiteren erhalten die Mitarbeiter mehr Verantwortung und ein größeres Vertrauen, das ihnen ihr Arbeitgeber entgegen bringt, indem er ihnen die Erfassung der Arbeitszeiten überträgt.

Durch die eigenständige Zeiterfassung sind die Mitarbeiter sehr flexible und können ihr Arbeits- und Privatleben optimal miteinander vereinbaren.

Zeiterfassung für zeitgemäßes Arbeiten

Viele Unternehmen hatten sich stets gegen das Arbeiten im Homeoffice oder an einem anderen Ort gewährt und es für unmöglich gehalten. Dieses Jahr durften wir feststellen, dass Homeoffice für die meisten Unternehmen sehr gut und schnell umsetzbar ist. Wieso sollte man also nicht auch nach Corona den Mitarbeitern die Möglichkeit geben öfters Remote oder aus dem Homeoffice zu arbeiten?

Zeitgemäßes Arbeiten heißt heutzutage nur Vorgaben zum Arbeitsort und Arbeitszeiten zu machen, wenn es die betriebliche Anforderungen brauchen. Dank der Digitalisierung ist es für viele Menschen normal geworden, zusammen mit ihren Kollegen zu arbeiten, obwohl sie voneinander räumlich getrennt sind. Neue Technologien haben das ermöglicht.

Eine Software zur Zeiterfassung ermöglicht die moderne Arbeit und erleichtert das Speichern der erfassten Daten. Nun können die Arbeitszeiten immer und überall erfasst werden – egal ob Ihre Mitarbeiter vom Handy aus im Zug, auf dem Laptop in einem anderen Land oder am Desktop im Büro arbeiten.

Die Zeiterfassung des zeitgemäßen Arbeitens ist durch die momentane Corona Situation sogar wichtiger denn je, weil es den Mitarbeitern erlaubt eine klare Grenze zwischen Arbeitszeit und Privatleben zu ziehen. Denn wenn sie arbeiten, erfassen Sie jedes Mal einfach ihre Arbeitszeit. Klappen Sie zwischendurch immer wieder Mal den Laptop auf, so können sie sich wieder in das Zeiterfassungssystem loggen und ihre möglichen Überstunden werden automatisch gespeichert. So kann vermieden werden, dass die Angestellten in ihrer Freizeit arbeiten.

Es wird somit klar, dass eine moderne und flexible Zeiterfassung nichts mehr mit Kontrolle und Überwachung der Angestellten zu tun hat. Wenn Sie Ihren Mitarbeiter die Möglichkeit geben von überall aus zu arbeiten und sich in ein sicheres System einzuloggen, damit sie ihre Zeiten dokumentieren können, drücken Sie somit ihr Vertrauen aus.

Somit profitieren beide Parteien von der digitalen Zeiterfassung! Flexible und moderne Formen der Arbeit und eine Erfassung der Arbeitszeiten dürfen nicht als Widerspruch gesehen werden. Im Gegenteil, dadurch dass heutzutage die Arbeitszeit nicht mehr mit der Anwesenheit und verbrachten Zeit am Arbeitsplatz gleichgesetzt werden darf, schafft eine moderne, digitale Zeiterfassung Sicherheit, Flexibilität und Vertrauen für beide Seiten.