Die Essenz der Zeiterfassung

Warum Zeiterfassung? Was macht eine gute Zeiterfassung aus? Und was wird von ihr erwartet?

Auf die Frage an Zeiterfassungssystemnutzern, welche Eigenschaften die wichtigsten einer Zeiterfassung sind, sagt die Mehrheit, dass die ausschlaggebenden Elemente die einfache Bedienung und die Inhalte der Auswertungen sind. Administratoren geben mehrheitlich an, dass die Funktionalität und die Übersichtlichkeit den Ausschlag über eine gute Zeiterfassungssoftware gibt. Für IT-Verantwortliche sind Performance, Sicherheit und Effizienz maßgebliche Punkte sowie Anpassungsfähigkeit an bereits existierende Strukturen und Systeme. Das Controlling legt großen Wert auf das Preis-Leistungsverhältnis, wobei naturgemäß der Preis die wichtigere Komponente ist. Für das Management ist es unumgänglich auf Knopfdruck die passenden Auswertungen zu erhalten, d.h. pro Anforderung eine individuell angepasste Liste/Tabelle mit aussagekräftigen Informationen. Die Geschäftsführung, aber auch alle anderen Mitarbeiter, müssen sich auf die Richtigkeit und die Gesetzeskonformität der Software verlassen können. Arbeitszeitüberschreitungen oder Ruhezeitverletzungen müssen erkannt werden bevor sie auftreten könnten.

Wird im Interview mit Anwendern die Frage über das emotionelle Empfinden gegenüber einer Zeiterfassung angesprochen wird ganz unterschiedlich geantwortet. Die Mehrheit schätzt die Transparenz und die Nachvollziehbarkeit der Daten und Berechnungen. Einige sehen die Zeiterfassung als unnötige zusätzliche Arbeit, andere fühlen sich kontrolliert und unfrei. Ein Promillesatz traut einer elektronischen Zeiterfassung nicht über den Weg und fühlt sich sogar  hintergangen.

Zusammenfassend kann das Warum einer Zeiterfassung in ein paar Zeilen nicht allumfassend beschrieben werden und unterstreicht die Komplexität der Materie. Die wichtigsten Gründe sind wohl Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Dokumentation. Eine Zeitersparnis durch den Einsatz einer elektronischen Zeiterfassung wird genauso vorausgesetzt wie die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen aber auch die Flexibilität Sonder-/Betriebsvereinbarungen abbilden zu können. Sicherheit gibt es wenn die Zeiterfassungssoftware seit vielen Jahren und bei vielen Kunden im Einsatz ist (wie z.B. die Software zur Zeiterfassung der Firma Gecosoft, im Idealfall bei Kunden gleicher Branche. Damit ist es nicht nur sehr Wahrscheinlich, dass das Programm funktioniert sondern auch, dass der Anbieter auch morgen noch verfügbar ist.

Professionelle Zeiterfassungssysteme decken die gewünschten Anforderungen im Standard ab und bieten zudem weitere wichtige Funktionen und Ausbaumöglichkeiten, wie z.B. Genehmigungsverfahren, Rückrechnungen oder Buchungsvielfalt also Zeitstempelungen vom Zeitterminal, von einer WEB-Oberfläche, von einer APP und/oder von externen Quellen. 

Laut WKO ist Vorsicht geboten da eine Aufzeichnungspflicht für alle Betriebe besteht, auch für Kleinbetriebe mit nur einem oder wenigen Mitarbeitern! Der Arbeitsinspektorat prüft die Einhaltung der Aufzeichnungspflicht. Die Nichteinhaltung führt zu Strafsanktionen gegen den Arbeitgeber. (Quelle WKO)