Der »Joy of Use« in der Handhabung der HR-Software
Vorbei sind die Zeiten, in denen HR-Aufgaben mittels Excel-Listen oder ähnlicher Substitute gelöst wurden. Eine zielführende HR-Software ist in die gesamte Unternehmenssoftware eingebunden und ist keineswegs nur auf die Nutzung innerhalb der HR-Abteilung beschränkt.
Von Eva Selan
Etwas, das für Großunternehmen Alltag ist und in vielen KMU noch in den Kinderschuhen steckt, ist der Einsatz professioneller HR-Software.
Viele KMU kommen herrlich ausschließlich mit einer Lohnverrechnungs-Software zurecht. Die übrigen Tasks werden mit Excel- Listen oder ähnlichen Substituten gelöst. Das mag hervorragend funktionieren, doch stößt es irgendwann – vor allem mit zunehmender Unternehmensgröße – an administrative Grenzen.
Dieser Artikel richtet sich an all jene, die ihre HR-Software neu aufsetzen oder andenken, sie durch zusätzliche Module zu erweitern.
Das Gebiet der HR-Software-Angebote ist groß, die richtige Lösung für das jeweilige Unternehmen sehr individuell und der Weg dorthin mit vielen Detailfragen ausstaffiert. Gleichgültig ob es sich um die völlige Neuanschaffung einer Gesamtlösung der HR-Software oder auch nur um das Ergänzen in Teilbereichen handelt – es muss ein strategisch durchdachter Schritt sein.
Um der Lösung ein wenig näher zu kommen, bat TRAiNiNG Vertreter der großen HR-Software-Produzenten zu Wort, zusätzlich einen Anbieter einer Detaillösung und einen HR-Dienstleister.
Anforderungen
HR-Software ist mittlerweile kaum noch auf die Nutzung innerhalb der HR-Abteilung beschränkt. Führungskräfte, bis hin zur Unternehmensführung, nehmen meist so viel HR-Aufgaben wahr, dass diese in die Nutzung der HR-Software miteinbezogen werden müssen und sollten. Zusätzlich ist der Zugang – in ausgewählten Anwendungsbereichen – oft auf die gesamte Belegschaft ausgeweitet.
Eine einfache Handhabung, ein intuitives Bedienen, ist daher vorteilhaft. »Für den Softwaredesigner mit Personalverstand geht es vielmehr um intuitive Bedienung und ›Joy of Use‹ in der Anwendung «, streicht Mag. (FH) Wolfgang Rehor (Leitung Marketing und Sales, dpw H.R. Software) hervor. »Damit wird nicht nur der Personalabteilung, sondern auch zeitgeplagten Führungskräften Unterstützung und ein Anreiz geboten, im HR-System aktiv mitzuarbeiten. Zum Beispiel, indem das Identifizieren und Fördern von Talenten unterstützt wird oder die richtigen Kennzahlen und Informationen auf Knopfdruck angezeigt werden.«
Dr. Christian Arbeiter, selbst Director Human Resources bei sap Österreich, ergänzt: »Eine HR-Software sollte alle Anforderungen einer täglichen HR-Arbeit erfüllen. Auch wenn eine Software nicht alles automatisieren kann bzw. es keinen Sinn macht, dies zu tun, hilft sie mir, meine Arbeit effizient zu erledigen. Die IT spielt in der Personalarbeit mittlerweile eine sehr große Rolle. So sind z. B. Prozesse wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen ohne IT-Unterstützung gar nicht mehr vorstellbar. Besonders wichtig ist es, dass eine HR-Software die Personalabteilung bei administrativen Prozessen entlastet und gleichzeitig bedienerfreundlich für die Mitarbeiter ist.«
So weit so gut. Wie aber kommt man genau zu dieser Lösung?
Eines sei voraus geschickt: Nein, es gibt keine einzige Ideallösung, die unreflektiert für Ihr Unternehmen passend ist. Der Weg dorthin – zur Ideallösung – ist mit vielen Detailfragen gepflastert, die zur individuellen – und dann idealen – Lösung führen.
»Die Tendenz geht seit vielen Jahren weg von Insellösungen hin zu integrierten und übergreifenden Anwendungen. Daher muss die Software den gesamten Prozess rund um den Mitarbeiter unterstützen«, so DI Sepehr Mohajer (Geschäftsführer, effect Personalmanagement). Daher muss sich der Weg zur individuell idealen Lösung mit mehreren Ebenen befassen: vorzugsweise mit
- dem »Was soll die Software können?« und
- dem »Wie soll sie eingesetzt und umgesetzt werden können?«.
- Im Hintergrund müssen Fragen wie »Wer soll die Software nutzen?«, »Wann soll sie eingeführt bzw. in welchen Schritten sollen einzelne Module angefügt werden?« und ähnliche beantwortet werden.
Externe Berater
Wer sich nicht selbstständig durch das Dickicht der unterschiedlichen Software- Angebote schlagen möchte, kann sich an professionelle Personaldienstleister wenden. Einige haben sich auf Software spezialisiert, hier ein Beispiel:
effect Personalmanagement
Als Komplettdienstleister für Personalabteilungen vereinen wir umfassende HR- und IT-Kompetenzen.
Da wir unabhängig von den Software- Anbietern sind, haben unsere Kunden die freie Auswahl zwischen Software- Lösungen verschiedener Hersteller. Wir achten bei der Wahl der jeweiligen Software genau darauf, dass diese die Kundenanforderungen optimal unterstützt und die Anwendung bei Bedarf leicht erweiterbar und mit anderen Programmen kombinierbar ist. Unsere Kunden profitieren – unabhängig von der eingesetzten Software – von einem Komplettangebot aus einer Hand. Das umfasst auch den Betrieb und die Aktualisierung der Personalsoftware. Kunden benötigen daher keine Softwarelizenzen, Hardware oder spezialisiertes IT-Personal. Darüber hinaus nutzen wir branchenspezifische Templates die wir bei der Implementierung der kundenspezifischen Lösung einsetzen. Das reduziert die Einführungszeiten und erspart dem Kunden hohe Implementierungs- und Betriebskosten.
Durch unser umfassendes Prozess- Know-how im HR-Bereich optimieren wir auf Wunsch bei der Implementierung die Arbeitsabläufe. Beispiele sind eine einfache Integration zwischen den vorhandenen Systemen bis hin zur sinnvollen Verlagerung von einzelnen Arbeitsschritten zu Mitarbeitern und Vorgesetzten – beispielsweise durch »Self Service-Portale«.
Darüber hinaus übernehmen wir auf Wunsch auch sämtliche administrativen Prozesse aus dem Personalwesen. Durch das Auslagern der administrativen und technischen Abläufe können sich die Personalabteilungen auf ihre Kernaufgabe konzentrieren: die strategische Personalarbeit.
Beginnen wir mit den Grundlagen:
WAS muss die Software beinhalten?
Mag. Michael Friedwagner (Geschäftsführer, Infoniqa HR Solutions) listet eine Aufstellung der »wichtigsten Funktionen einer HR-Software, die wir als absolutes Muss am Markt erleben:
- Bewerbermanagement/E-Recruiting
- Personalakte/digitale Personalakte
- Skill-/Talent-/Kompetenzmanagement
- Seminar- und Bildungsmanagement
- Management- und Employ-Self-Service- Funktionen
- Antragswesen
- Mitarbeitergespräche
- Verwaltung von Sachzuweisungen/Leihgaben
- Organigramme verwalten/generieren/abbilden
- HR-Kennzahlen
- Flexible und umfangreiche Workflow- Funktionen
- Flexible Checklisten für z. B. das On-/ Offboarding oder bei der Organisation von Seminaren, Events
- Generierung und Verwaltung sämtlicher HR-bezogener Dokumente und Korrespondenzen
- Integrationen zu Lohn- und Gehaltsverrechnung
- Benutzer-Directories
- E-Mail- und Kalender-Integration
- Offene Schnittstellen zu anderen Standard- Programmen
- etc.«
Je nach Unternehmensgröße und Unternehmenserfordernis sind manche Punkte relevanter als andere. Einzelne Punkte können gestrichen werden, andere hinzugefügt. Optional – als nice-to-have – wird oft genannt:
- E-Learning/Blended Learning
- Stellenplanung
- Personaleinsatzplanung
- Karrierewege
- Nachfolgeplanung
- Ausbildungsplanung (z. B. Lehrlinge)
- Zeugnismanagement
- Zeitwirtschaft.
WIE muss die Software funktionieren?
»Eine HR-Software muss so ausgelegt sein, dass jeder Mitarbeiter im Unternehmen alle erforderlichen Informationen und Funktionen in den zu unterstützenden HR-Prozessen einsehen bzw. nutzen kann«, sagt Michael Friedwagner klar. »Das klingt jetzt sehr global oder vielleicht sogar banal, ist aber in der Praxis absolut nicht selbstverständlich. « Warum erläutert er in Beispielen:
- In manchen Unternehmen wird Personalmanagement nur von der Personalabteilung betrieben, folglich nutzen nur ein paar Mitarbeiter die HR-Software. In anderen Unternehmen ist jede Führungskraft in HR-Prozesse involviert bzw. sind auch die einzelnen Mitarbeiter in die HRProzesse eingebunden und haben Zugang zu für sie relevante Daten. Dass die Anforderungen an eine HR-Software bei diesen beiden Fällen unterschiedlich sind, liegt auf der Hand.
- Einige Unternehmen sind sehr stark dezentral und international aufgestellt. Durchgängige Webfähigkeit aller Funktionen sowie Mehrsprachentauglichkeit der Software sind hier ein absolutes Muss. Andere Unternehmen sind zu 100 % national tätig, wo diese Funktionen nicht im Vordergrund stehen.
- Oft sind auch die primären Bedürfnisse sehr stark abweichend. Während ein Unternehmen bereits in einer ersten Phase des Projekts den gesamten Ausbildungsprozess papierlos und Workflow-unterstützt abbilden will, wünscht sich ein anderer Kunde, dass er auf Knopfdruck eine Auswertung über alle im Unternehmen beschäftigten Ingenieure abrufen kann.
P&I GmbH: P&I LOGA
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Personalmanagement
- Self-Service-Portale
- Stellenplanung/-bewirtschaftung, Bewerberverwaltung
- Personalentwicklung, Seminarverwaltung
- Personalkostenplanung, Reisekostenplanung
- Zeitwirtschaft, Personaleinsatzplanung
- Personalcontrolling
b) modular: modular/ergänzbar, für alle Branchen und Unternehmensgrößen.
c) kombinierbar: kompatibel zu allen gängigen ERP-Systemen.
d) USPs: Vollintegrierte HR-Lösung auf modernster technologischer Basis, die neben der Entgeltabrechnung durch einzelne Module alle personalwirtschaftlichen Kernprozesse (Personalmanagement, Zeitmanagement) abdeckt. Pro Jahr investieren wir 20 % unseres Umsatzes in die Forschung und Entwicklung unserer Produkte und geben unseren Kunden Sicherheit und Investitionsschutz. P&I LOGA kann intuitiv angewendet werden, da die Oberfläche der Software Microsoft Office ähnelt und dadurch dem Anwender von Beginn an vertraut ist. Zudem ist ein länderübergreifender Einsatz möglich.
P&I betreut über 3 000 Kunden in Europa mit einer internationalen Lösung, davon 1 000 Kunden in Österreich.
Eine geeignete Lösung »muss funktional und technisch in der Lage sein, die Anforderungen von Firmen mit weniger als 100 Mitarbeitern, aber auch von großen Konzernen zu erfüllen. Dabei spielen Themen wie Offenheit der Software, aber auch Single- Sign-On [einmalige Anmeldung für alle Betriebssysteme, Applikationen, Domäne, Ressourcen etc.] eine Rolle für die Mitarbeiter- Akzeptanz«, führt Sepehr Mohajer aus und fügt hinzu: »Ein weiterer wesentlicher Aspekt ist die Skalierbarkeit der Lösung – funktional, regional und auch aus technischer Sicht. Je mehr Länder gesetzlich, sprachlich und technisch von einer Software unterstützt werden, desto besser.« Reinhold Immler (Geschäftsführer JoinVision E-Services) ergänzt: »Maximale Effizienz, hundertprozentige Datensicherheit und ein hohes Maß an Flexibilität gehören neben Stabilität und Performance ebenfalls zu den must haves.«
Kosten – Nutzen
Die Implementierung und Nutzung neuer Software bedeutet zwangsläufig Aufwand – zeitlich, monetär, Opportunitätskosten etc. Abhängig von vorhandener Struktur, zu implementierender Software und Funktionsumfang variiert dieser Aufwand und gliedert sich in
- initialen Aufwand bei der Implementierung (inklusive Planung) und
- laufenden Aufwand im Zuge der tagtäglichen Nutzung.
Peter Reichmann (Regional Sales Manager, SuccessFactors) hakt ein: »Durch die Verfügbarkeit als SaaS (Software-as-a-Service) Lösung fällt der Wartungsaufwand vollkommen weg. Die Personalabteilung muss nur im Vorfeld festlegen, wie die einzelnen Funktionen genutzt werden sollen und welche Workflows eingepasst werden müssen. Der Aufwand zur Schulung für Endanwender ist sehr gering.«
Kosten
»Einmalige Kosten entstehen bei der Implementierung der Software«, sagt Dr. Carsten Busch (Managing Director Central Region, StepStone Solutions). »Jedoch ist dieser Aufwand verhältnismäßig gering, da der große Funktionsumfang unserer Talent Suite bereits ein Arbeiten out-ofthe- box ermöglicht. Dies führt letztendlich zu einem ROI (Return on Investment) von unter einem Jahr.«
»Abhängig von den Unternehmensanforderungen und dem Betreibermodell – Inhouse, SaaS, ASP (Application Service Providing) – besteht der P&I-Ansatz darin, das Know-how beim Kunden schnellstmöglich aufzubauen, um die laufenden Kosten absolut zu minimieren «, so Manfred Nagl (Geschäftsführer, P&I). »Einmalige Kosten sind abhängig von angedachten Funktionalitäten, die laufenden Kosten betragen ca. 20 % per anno auf Basis der Anschaffungskosten.«
Nutzen
Diesem Aufwand kann und soll konkreter Nutzen wie Zeitersparnis, effizientere Arbeitsabläufe etc. gegenüber gestellt werden. Hohes Optimierungspotenzial durch Self- Service sieht Manfred Nagl: »Ein Mitarbeiter- und Führungskräfteportal dient zur Unterstützung und Optimierung aller Mitarbeiterprozesse. Mitarbeiter werden in Abläufe integriert und entlasten dadurch die HR-Abteilungen von administrativen Routinetätigkeiten. Kosten personalwirtschaftlicher Prozesse werden durch Einsparungen bei Druck-, Verteilungs- und Versandkosten, Verringerung der Fehlerquoten sowie Beschleunigung des Informationsflusses reduziert.«
Beispiele
Die Zeitersparnis kann durch den Einsatz der richtigen HR-Software gravierend sein. Peter Reichmann gibt ein Beispiel: »Denken Sie nur an einen einzigen Bereich im HR-Umfeld – die Leistungsbeurteilung. Das Modul ›Performance Management‹ ermöglicht eine nahezu papierlose Leistungsbeurteilung mit jederzeit transparenten und nahtlosen Prozessen. Außerdem sorgen vorgefertigte Textbausteine (für alle unterschiedlichen Benotungen) für enorme Zeitersparnis für Mitarbeiter, Vorgesetzte und HR-Abteilung. Über Studien haben wir folgendes Feedback von unseren Kunden erhalten:
- Produktivitätssteigerung von bis zu 5%
- Schnellere Kommunikation von Strategieänderungen
- Bis zu 40 % mehr Zeit für strategische Aufgaben
- Durchschnittlich 14 % mehr interne Jobbesetzungen. «
Ein weiteres konkretes Beispiel nennt Carsten Busch: »Wichtige KPIs (Key Performance Indicator) werden durch die Talent Suite von StepStone positiv beeinflusst:
- Durch die Verwendung unserer E-Recruiting- Software kann die Time-to-hire entscheidend reduziert werden. Auch die Zufriedenheit der Kandidaten mit dem Bewerbungsprozess wird positiv beeinflusst, was letztendlich auch für eine positive Employer Brand entscheidend ist.
- In der Nachfolgeplanung werden die gesamten Rekrutierungskosten nachhaltig reduziert, insbesondere kann zunehmend auf externe Berater verzichtet werden.
- Ein digitaler Performance- und Zielvereinbarungsprozess birgt neben drastischen Kosteneinsparungen vor allem eine geringere Fehlerquote und eine hohe Zeitersparnis.
- Durch die reduzierten Administrationstätigkeiten kann die HR-Abteilung in allen Teilprozessen eine hohe Kosten- und Zeitersparnis erreichen.«
Noch ein Beispiel, diesmal von sap. Christian Arbeiter: »Einführungskosten und -aufwand sind natürlich immer da. Wichtig ist, dass sich der Aufwand möglichst rasch amortisiert und wir als Anwender in der täglichen HR-Arbeit auch besser unterstützt werden und so mehr Zeit für strategische Personalarbeit zur Verfügung haben.
Bei sap Österreich hat jeder Mitarbeiter – abhängig von seiner Funktion – einen Zugang zum sap System. So können z. B. auch unsere Manager über unser eigenes Intranet direkt auf Personaldaten zugreifen und so Personalprozesse mitgestalten. Mitarbeiter wiederum können selbst z. B. ihre Urlaubsanträge elektronisch verwalten oder ihre eigenen Reisespesen erfassen und kommen somit schneller zu ihren Reiseerstattungsbeträgen. Sehr gut bewährt hat sich bei uns auch der elektronische Gehaltszettel, den die Mitarbeiter selbstständig abrufen können.
sap hat z. B. ein HR Shared Service Center in Prag etabliert, wo alle allgemeinen HRProzesse für fast 70 Länder zusammenlaufen und zentral gesteuert und verwaltet werden. Durch diese Automatisierung und Standardisierung von früher eher zeitraubenden administrativen HR-Tätigkeiten haben die lokalen HR-Teams jetzt mehr Zeit für strategische Aufgaben.«
Bestehende Struktur
Darüber hinaus muss die Software flexibel genug sein, um sich an die bestehenden Abläufe und die Unternehmenskultur anzupassen. »Die Software muss so konfigurierbar sein, dass sie sich nahtlos an die innerbetrieblichen Anforderungen anpassen lässt«, so Peter Reichmann. »Durch Best- Practice Beispiele und Erfahrungen wird die bestmögliche Lösung empfohlen, wodurch sich der Anpassungsaufwand reduzieren lässt.«
Wie bei jeder Neueinführung von Software sollte man auch die Chance sehen, langjährige und etablierte Prozesse neu zu überdenken und vielleicht Änderungen vorzunehmen. Ein wirklicher Nutzen einer Software ergibt sich meist dann, wenn Arbeitsabläufe effizienter und somit kostenschonender gestaltet werden können. Das bedeutet, einige Abläufe und deren Struktur werden und sollen sich aufgrund neuer Software ändern. Andernfalls wäre die Software sinnlos.
Andererseits, ist die notwendige Strukturänderung zu groß, führt es zu großen Reibungsverlusten in der Umsetzung und zu Akzeptanzproblemen.
Leichter fällt es bei kleineren Modulen, die den bestehenden Abläufen einfach hinzugefügt werden können: »Eine unserer obersten Prioritäten bei der Entwicklung des CVlizers war, dass keine Änderungen in der Unternehmensstruktur notwendig sind«, erklärt Reinhold Immler. »Eine Software ist ein Werkzeug und sollte sich immer an die jeweilige Unternehmensstruktur anpassen lassen und vor diesem Hintergrund bei Bedarf auch modular aufgebaut sein.«
Michael Friedwagner reflektiert: »Auch wenn diese Überlegungen bei jeder Art von Software berechtigt sind, fällt bei der Einführung von HR-Software auf, dass informelle Abläufe sowie Organisationsstrukturen ans Tageslicht kommen! Hier müssen plötzlich bei einer institutionalisierten Abbildung von Prozessen und Organisationsstrukturen Entscheidungen getroffen werden, die manchmal nicht ganz so leicht sind! Schließlich geht es um Menschen, Befindlichkeiten, Gefühle und Motivatoren!« Demnach, so Friedwagner weiter, sei darauf zu achten, dass die notwendige Änderung der innerbetrieblichen Struktur so gering wie möglich sei, andernfalls wäre die neue Software »nicht wirklich zielführend und würde letztendlich zu Akzeptanzproblemen führen. Manchmal wird aber die Software als vermeintlicher Grund für diverse organisatorische Veränderungen abgestraft, obwohl dies nicht zutreffend ist.«
Trotz aller positiven Entrümpelungseffekte, die eine neue Software mit sich bringen kann, gilt, wie Wolfgang Rehor deutlich macht, ganz grundsätzlich: »HR-Software muss so gestaltet sein, dass sie die Organisation unterstützt. Das heißt, die Software muss sich der Struktur anpassen, nie umgekehrt. «