Flexibel und modern mit Payroll Outsourcing

Mit dem Auslagern seiner Personalabrechnung hat das Pharma- und Healthcare-Unternehmen Gerresheimer neue Möglichkeiten und Flexibilität gewonnen. Zudem spart der Service Ressourcen ein. Zusätzlich nutzt Gerresheimer das HRM-Portal engage! und schafft damit eine zukunftsorientierte Basis für die Personalverwaltung.

Die Gerresheimer Regensburg GmbH ist Teil der weltweit tätigen Gerresheimer AG, die mit 11.000 Mitarbeitern und 40 Standorten in Europa, Nord- und Südamerika sowie Asien einen Umsatz von rund 1,3 Milliarden Euro erwirtschaftet. Das Angebotsspektrum umfasst pharmazeutische Verpackungen sowie Produkte zur einfachen und sicheren Verabreichung von Medikamenten. Am Regensburger Standort verwaltet Gerresheimer zentral rund 1.200 Mitarbeiter. Die Personalabrechnung, die bisher auf einem in die Jahre gekommenen EDV-System betrieben wurde, sollte nun auf eine neue, zukunftssichere Plattform gestellt werden. Unterstützung dabei lieferte der Payroll- und HRM-Spezialist Infoniqa.

Von der Payroll-Lösung zum Outsourcing

Bisher lief die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware bei Gerresheimer auf einem IBM AS/400-Server im Unternehmen. Zusätzlich zur Abrechnungssoftware hatte die IT-Abteilung Programme selbst entwickelt – etwa für Auswertungen. Die technische Basis war aber nun nicht mehr zukunftssicher. „Da unser für die Wartung verantwortlicher IT-Spezialist demnächst in Rente geht, standen wir vor der Entscheidung, entweder einen neuen AS/400-Server anzuschaffen oder die Infrastruktur komplett auszulagern“, erläutert Axel Süß, Personalleiter der Gerresheimer Regensburg GmbH, die Aufgabenstellung. „Wir überlegten daher ein Outsourcing an einen externen Dienstleister. Da wir bereits seit mehreren Jahren die Payroll-Software von Infoniqa nutzen und damit sehr zufrieden sind, gingen wir direkt auf den Spezialisten zu und sahen uns das Auslagern der gesamten Infrastruktur näher an“, so Süß. 

Umfassendes Lastenheft

Die Anforderungen an den Service waren vielfältig: Einerseits sollte die ausgelagerte Abrechnung besser als das bisherige AS/400-System funktionieren, andererseits wichtige Zusatzleistungen wie Hotline, Updates und Wartung umfassen. „Wichtig war uns aber auch, dass das System hochverfügbar ist, vereinbarte Service-Reaktionszeiten und die Datenschutzvorgaben eingehalten werden und schließlich auch das Preis-Leistungsverhältnis passt“, beschreibt Süß die To-Do-Liste. Darüber hinaus sollte das selbst entwickelte Reporting-Tool fortgeführt und verbessert werden. „Bei den Auswertungen wollten wir auch das Zeitwirtschaftsystem integrieren, um arbeitsrechtliche Bestimmungen einzubinden“, ergänzt der Personalleiter.

Elektronische Freigaben statt Papierberge

Nachdem die IT-Abteilung von Gerresheimer die Anforderungen im Detail mit Infoniqa diskutiert, das Rechenzentrum begutachtet und die Serviceverträge vereinbart hatte, ging es an die Umsetzung des Outsourcing-Projekts. Nach mehreren Workshops und rund drei Monaten ging der Service in Betrieb. Die Lohnanwendung läuft nun auf den AS/400-Servern von Infoniqa im Rechenzentrum in Böblingen, ebenso wie das Zeitwirtschaftssystem All4Time. Auch die Terminals sind nun über das Datacenter angebunden, wobei die Systemsteuerung über den Zeitwirtschaftsbeauftragten weiterhin bei Gerresheimer liegt. „Flexibilität ist ein zentrales Thema, mit dem Auslagern der Abrechnung sind wir systemunabhängig und ressourcenschonend aufgestellt“, meint Süß. Zusätzlich nutzt das Unternehmen das Infoniqa Payroll Planungs- und Reporting-Tool. „Der gesamte Prozess läuft wie gewohnt ab. Wir erstellen die Lohnabrechnungen mit der Payroll-Software, führen Stammdatenänderungen wie die Neuanlage oder das Ausscheiden von Mitarbeitern durch und bearbeiten Teilzeitanträge. Die Entgeltbriefe werden dann per Post an die Belegschaft verschickt“, berichtet Süß. „Deutliche Verbesserungen gibt es bei Planung und Reporting. Mit dem neuen Tool können wir schneller und transparenter Auswertungen erstellen und sogar die selbst entwickelten Lösungen ersetzen“, ergänzt Süß.

Transparentes, modernes HRM-Portal

Neben dem Auslagern der Personalabrechnung setzt Gerresheimer seit einigen Monaten auch das HRM-Portal engage! von Infoniqa ein. „Wir haben uns unterschiedliche Anbieter angesehen, aber die Lösung von Infoniqa hat nicht nur auf Anhieb am besten funktioniert, sondern auch die Projektleitung hat uns durch Kompetenz und kurze Reaktionszeiten voll überzeugt. Nun nutzen wir das engage! Personal-, Organisations-, Skills- und Kompetenzmanagement“, so Süß. Dank des modernen Personalmanagementsystems können die Führungskräfte von Gerresheimer orts- und zeitunabhängig auf personalrelevante Daten im System zugreifen und diese bearbeiten, etwa Anträge freigeben. Auch andere Unternehmensbereiche profitieren vom Portal, beispielsweise die IT-Abteilung beim Anlegen oder Löschen einer Benutzerkennung. Außerdem sind Reports und Auswertungen nun umfassender und exakter, da beispielsweise Sachmittel berücksichtigt werden. „Das schafft Übersicht und Transparenz und setzt Ressourcen frei für andere Aufgaben, wie zum Beispiel die Personalentwicklung oder das Personalcontrolling. Außerdem unterstützen wir damit eine moderne Entwicklung des Unternehmens, die in Richtung Industrie 4.0 weist“, versichert Süß.

Einfacher Zugriff auf Informationen

Bisher hatten die Standorte keinen zentralen Zugriff auf die Stammdaten. Mit der neuen Lösung ist das nun möglich, auch als Self-Service für Manager und Mitarbeiter. „Insgesamt haben dreizehn Mitarbeiter der Personalabteilung Zugang zum System. Besonders häufig wird derzeit die Stammdatenverwaltung genutzt, beispielsweise um Eintritt, Personalnummer, Kostenstelle oder Organisationsstruktur einzusehen. engage! ermöglicht uns, eine moderne Plattform in der Personalverwaltung aufzubauen und sowohl den Personalverantwortlichen, als auch den Mitarbeitern mehr Informationen zu bieten“, erläutert Süß. 

Wertvoller Zusatznutzen

Mit den Self-Services des HRM-Portals haben die Führungskräfte und Mitarbeiter – je nach Berechtigung – Zugriff auf Informationen zu Stammdaten, Gehältern oder auch Sachmitteln (wie Schlüssel oder Laptop). „Der fast größte Gewinn sind für uns die elektronischen Freigaben, zum Beispiel für Urlaub oder Teilzeitanträge. Damit können die Vorgesetzten unabhängig und flexibel Freigaben erteilen und Zeit einsparen“, erklärt Süß. Zudem ermöglicht der Service bessere Leistungen als die eigene IT-
Abteilung und kürzere Reaktionszeiten. Mit dem Planungs- und Reporting-Tool können auch mehr HR-Mitarbeiter als bisher Informationen aus dem Payroll-System abrufen – und das ohne zusätzliche Lizenzen. „Zukünftig sind Erweiterungen wie automatisierte Workflows, etwa um Reisekosten abzurechnen oder Dienstreiseanträge zu zeichnen, aber auch die Integration der elektronischen Personalakte geplant“, resümiert Axel Süß.