Mit modernem Personalmanagement abheben

Das Maschinenbauunternehmen Hydro Systems KG hat sein Recruiting und Personalmanagement auf eine neue Basis gestellt. Unterstützung mit einer modernen Software-Lösung und fachlichem Know-how liefert der HRM-Spezialist Infoniqa.

Seit 50 Jahren entwickelt und produziert Hydro Systems innovative Lösungen für den Bau, die Wartung und die Reparatur von Zivil- und Militärflugzeugen. Ein umfangreiches Service-, Schulungs- und Beratungsangebot ergänzen das Leistungsportfolio. Der Weltmarktführer, der 2014 einen Umsatz von rund 100 Millionen Euro erwirtschaftete, beschäftigt ca. 600 Mitarbeiter weltweit, davon knapp 400 in Deutschland. Entsprechend groß ist auch der Aufwand, den die Personalverwaltung jeden Monat verursacht – etwa im Bereich Recruiting.

Ausgangssituation

Hydro Systems setzt hohe Ansprüche an die Qualität seiner Produkte und Dienstleistungen. Dementsprechend sollte auch ein leistungsfähiges, elektronisches Personalverwaltungssystem eingeführt werden. „Es gab einen deutlichen Modernisierungsbedarf, einerseits im Bereich Abrechnung, aber auch im Personalmanagement. Das bisherige Verwaltungssystem war nicht wirklich praktisch und aufwändig in der Bedienung. Daher suchten wir nach einer Lösung, um speziell das Bewerbermanagement, aber auch die Mitarbeiter- und Organisationsverwaltung auf eine moderne Basis zu stellen“, berichtet Carlo Kälble, Head of Human Resources Hydro Systems KG. Im ersten Schritt sondierte das Unternehmen den Markt nach einem neuen Payroll-System. Die Entscheidung fiel auf die Personalsoftware von Exact (heute Sage). „Da wir alles aus einer Hand wollten, fragten wir bei dem Dienstleister auch gleich eine HRM-Software an.
Zusätzlich sahen wir uns auch andere Lösungen an. Schließlich entschieden wir uns auf Empfehlung von Exact für Infoniqa. Nachträglich betrachtet war das die richtige Entscheidung, da sich die beiden Systeme optimal ergänzen“, erzählt Kälble. 

Nach kurzer Zeit einsatzbereit

Zu Beginn der Umsetzung durchleuchtete Infoniqa in Workshops mit den Personalverantwortlichen und Exact sämtliche relevanten Prozesse – von der Strukturierung der Stammdaten bis hin zum Bewerbungsablauf. „Wir konnten dabei auf der grünen Wiese agieren, denn aus dem Altsystem gab es keine relevanten Informationen zu berücksichtigen. Damit rollten wir die Abläufe von Beginn an auf, optimierten diese und definierten Workflows für die Prozesse“, berichtet Kälble.

Danach ging es an die Implementierung des HRM-Portals, bei der Infoniqa die Lösung an die Anforderungen von Hydro Systems anpasste. Dabei wurde unter anderem die Jobbörse an die Unternehmens-CI adaptiert, die Schnittstelle zum Payroll-System eingerichtet und die Benutzeroberflächen des Portals adaptiert. Die Umsetzung war in knapp drei Monaten abgeschlossen. „Es gab nur deshalb Verzögerungen, weil in dieser Zeit Exact von Sage übernommen wurde. Infoniqa hat jedenfalls einen tollen Job gemacht und bewiesen, dass eine erfolgreiche Umsetzung vom persönlichen Einsatz des Dienstleisters abhängt“, so Kälble, und fügt hinzu: „Für uns war das Projekt komplettes Neuland, daher haben wir relativ viel Ressourcen eingesetzt, aber wichtige Stakeholder wie etwa unsere Security-Vorgaben anfangs zu wenig berücksichtigt und nachbessern müssen.“

Mit moderner Lösung durchstarten

Seit März 2015 ist das neue engage! HR-Portal bei Hydro Systems im Einsatz. „Die Lösung funktioniert hervorragend. Bisher haben wir rund 400 Bewerbungen ohne Probleme durchgeschleust. Dabei hat uns insbesondere beeindruckt, wie sehr das System die Recruiting-Abläufe vereinfacht und beschleunigt. Die Einsparungen an Aufwand und Zeit sind deutlich spürbar“, meint Kälble. Bei zirka 3.500 Bewerbungen pro Jahr in Deutschland erwartet sich der Personalleiter ein beträchtliches Effizienzpotenzial, das mit der HRM-Lösung gehoben werden kann. Ebenso ist ein länderübergreifender Einsatz des mehrsprachigen Systems geplant. „Unsere Standorte im Ausland verwalten die Bewerbungen derzeit noch manuell. Zukünftig soll aber auch dort das Portal eingesetzt werden“, so der Personalleiter. Das elektronisch gestützte Recruiting ist für Hydro Systems jedenfalls ein klarer Vorteil.
Rund 95 Prozent der Bewerbungen treffen über die Jobbörse von Infoniqa ein. „Die wenigen Unterlagen, die noch auf Papier eingehen, werden mit dem CVlizer Tool digitalisiert und automatisiert im System übernommen“, erzählt Kälble. 

Mehr Transparenz, weniger Aufwand

Aktuell nutzen sechs Mitarbeiter der Personalabteilung sowie rund 25 Führungskräfte das neue Portal. Die positiven Effekte machen sich für Carlo Kälble bereits deutlich bemerkbar. „Das System bringt uns in erster Linie mehr Transparenz. Wir können jederzeit auf Knopfdruck sehen, wie der Status jeder einzelnen Bewerbung ist und wer diese zuletzt bearbeitet hat. Die Weiterleitung der Unterlagen zu den Verantwortlichen erfolgt nun automatisiert mittels zeitsparendem Workflow. Ebenso unterstützt das System das Controlling mit Auswertungen und Reports. Das ist ein riesengroßer Vorteil und Quantensprung für uns“, so Kälble. Ein wichtiger Benefit ist aber auch die Zeitersparnis bei allen relevanten Prozessen.

„Das Portal entlastet unsere Personalabteilung erheblich. Wir sparen rund einen halben Manntag ein. Die freien Ressourcen verwenden wir nun, um das Mitarbeiter- und Organisationsmanagement zu integrieren. Aber auch die Führungskräfte sind sehr zufrieden mit der Lösung, denn es schafft Überblick, vereinfacht die Abläufe und beschleunigt Freigaben“, fügt Kälble hinzu. Natürlich kommt das System auch den Bewerbern selbst zugute. „Unser Ziel war, dass sich Interessenten in wenigen Minuten bewerben können. Das ist dank der hervorragenden Unterstützung durch Infoniqa nun möglich.“

Erweiterungen am Start

Nach den überaus positiven Erfahrungen ist das Hydro-Team startklar für die nächsten Schritte zur Erweiterung des HRM-Portals. Derzeit werden das Personal- und Organisationsmanagement implementiert, die beiden Module sollten bald in den Echtbetrieb gehen. In der Pipeline sind die Themen Talent- und Stellenmanagement. Zudem ist das Thema e-Learning für Hydro Systems interessant, denn der Schulungsaufwand für das technische Personal und die Mitarbeiter in der Verwaltung ist relativ groß. „Wir denken auch über den Einsatz der digitalen Personalakte nach. Das wäre ein weiterer großer Schritt auf dem Weg zu einem umfassenden Personalmanagementsystem“, blickt Kälble voraus.
www.hydro.aero
www.infoniqa.com

Über Hydro

Hydro ist ein expandierendes Unternehmen mit über 600 hochqualifizierten Mitarbeitern, einem Exportanteil von 85 Prozent und einem weltweiten Netz von Tochtergesellschaften und Niederlassungen. Mit 50 Jahren praktischer Erfahrung entwickelt und produziert das Unternehmen innovative Lösungen für den Bau, die Wartung und die Reparatur von Zivil- und Militärflugzeugen. Das Produktportfolio umfasst über 3.000 GSE-Geräte und weit über 25.000 Tools sowie kundenspezifische Lösungen aus dem Bereich Engineering. Über 1.800 Kunden in mehr als 100 Ländern setzen auf die Kompetenz des Marktführers.

Carlo Kälble, Head of Human Resources Hydro Systems KG