Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Weniger Papier, weniger Konflikte
Grippeviren mutieren innerhalb von nur 6 Stunden – unser Gesundheitswesen ist nicht ganz so anpassungsfähig. Arbeitnehmer müssen eine Arbeitsunfähigkeit immer noch auf Papier und per Post melden: mit dem "gelben Zettel". Seit Jahrzehnten hat sich daran nichts wesentlich geändert. Nun hat die Bundesregierung beschlossen, dass die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ab 2021 endlich kommen soll. Was bedeutet sie für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?
300 Millionen Blatt Papier pro Jahr
Jedes Jahr stellen Ärzte in Deutschland rund 75 Millionen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen aus, auch Atteste oder Krankmeldungen genannt. (Quelle: GKV Spitzenverband) Der Arzt selbst, der Arbeitnehmer, die Krankenkasse und der Arbeitgeber erhalten jeweils eine Ausführung: macht über 300 Millionen Blatt Papier pro Jahr, plus Druckfarbe, Briefumschläge und Portokosten. Zeitgemäß ist das nicht.
Durch die kürzlich beschlossene Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung können sich die deutsche Wirtschaft und Arbeitnehmer bald einen Großteil dessen sparen. Die eAU wird nicht nur Umwelt und Geldbeutel schonen, sondern bringt ganz praktische Vorteile für alle Seiten mit sich.
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung soll ab 2021 digital übermittelt werden
Die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung soll in zwei Schritten eingeführt werden:
Ab 1. Januar 2021 sollen Ärzte die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung digital an die Krankenkasse übermitteln.
Ab 1. Januar 2022 sollen die Krankenkassen den Arbeitgebern die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung elektronisch auf Abruf zur Verfügung stellen.
Die Meldung an den Arbeitgeber wird folgende Informationen enthalten:
- Anfang und Dauer der Arbeitsunfähigkeit
- Zeitpunkt, wann die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall endet
- Ob es sich um eine Erst- oder Folgemeldung handelt
Die technischen Details des Übermittlungsverfahrens stehen zurzeit (Januar 2020) noch nicht fest.
Drei der vier Ausfertigungen auf Papier werden damit hinfällig. Nur noch der Arbeitnehmer erhält ein Attest auf Papier. Dieses kann er als Nachweis verwenden, falls die elektronische Übermittlung fehlschlägt. Ganz stirbt der "gelbe Zettel" also nicht aus.
Der Arbeitnehmer muss die Meldung dann nicht mehr selbst an die Krankenkasse beziehungsweise an den Arbeitgeber übermitteln. Die Pflicht, den Arbeitgeber "unverzüglich" über seine Arbeitsunfähigkeit zu informieren, hat er weiterhin.
Gesetze zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Terminservice- und Versorgungsgesetzes (TSVG)
Beschlossen im September 2018; in Kraft getreten im Mai 2019
Inhalt: Digitale Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen vom Arzt an die Krankenkassen, ab dem 1.1. 2021.
Bürokratieentlastungsgesetz III (BEG III)
Beschlossen im September 2019; in Kraft getreten im November 2019
Inhalt: Elektronischer Abruf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen durch den Arbeitgeber von der Krankenkasse des Arbeitnehmers, ab 1.1.2022 (ursprünglich geplant ab 1.1.2021)
Hinweis: Die privaten Krankenversicherer sind bisher von der Regelung der eAU ausgenommen. Arbeitgeber müssen sich darauf einstellen, auch 2022 vorerst weiterhin Atteste auf Papier zu verarbeiten.
Weniger Konflikte wegen unpünktlicher Meldungen
Laut Gesetz muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber ab dem dritten Tag seiner Arbeitsunfähigkeit eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegen. Der Arbeitgeber darf sogar gleich am ersten Tag ein Attest fordern.
Meist verschickt der Arbeitnehmer die Bescheinigung per Post an die Krankenkasse und den Arbeitgeber. Sie trifft folglich frühestens am nächsten Tag beim Adressaten ein. Dadurch entstehen regelmäßig Konflikte über die Frage, ob das Attest pünktlich vorgelegt wurde oder nicht.
Das Risiko, dass der Brief sich verzögert oder ganz verloren geht, trägt bisher der Arbeitnehmer. Da die Lohnfortzahlung erst beginnt, wenn die Bescheinigung vorliegt, könnte er den Anspruch auf einige Tage Lohnfortzahlung verlieren.
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beseitigt dieses Problem: Der Arzt übermittelt die Bescheinigung nach der Untersuchung sofort. Sie trifft innerhalb von Sekunden bei der Krankenkasse ein. Der Arbeitnehmer muss sich nicht mehr darum kümmern.
Weniger Aufwand für Arbeitgeber
Erstens: Werden Arbeitsunfähigkeitsmeldungen digital statt per Post übermittelt, können sie automatisch über eine Schnittstelle in der Personalsoftware erfasst werden. Die Personalverwaltung spart sich manuelle Zwischenschritte, und damit Aufwände und Kosten.
Zweitens trifft die Krankmeldung sofort beim Arbeitgeber ein statt erst nach ein oder zwei Tagen. Er kann dadurch schneller reagieren, Schicht- und Produktionspläne anpassen und Vertretungen organisieren.
Drittens kann der Arbeitgeber darauf vertrauen, dass alle Daten aktuell und korrekt sind. Er vermeidet nachträgliche Korrekturen und, wie erwähnt, Missverständnisse mit Arbeitnehmern und Krankenkassen. Statt Konflikte auszutragen kann sich der Arbeitnehmer darauf konzentrieren, was für alle Seiten das Beste ist: schnell wieder gesund zu werden.
Gut vorbereitet mit einer Personalsoftware
Arbeitgeber sollten die Zeit bis zum 1.1.2022 nutzen, um ihre Systeme und Prozesse auf die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzubereiten. Wenn Sie den Personalmanager der HR Software Persis nutzen, haben Sie es denkbar einfach.
Über die "Mitarbeiter-Self-Service"-Funktionen können Ihre Mitarbeiter bereits jetzt Abwesenheiten online mitteilen. Personalmanager und Führungskräfte können diese Meldungen direkt weiterverarbeiten, zum Beispiel für die Lohnabrechnung oder die Personalplanung.
Sobald die technischen Spezifikationen für die eAU feststehen, wird Persis die Funktion zum Abruf der digitalen Krankmeldung von der Krankenkasse in den Personalmanager integrieren.