Zeitmanagement strukturiert gestalten mit elektronischer Archivierung

Damit Unternehmen dauerhaft wettbewerbsfähig und erfolgreich arbeiten können, braucht es ein strukturiertes Vorausplanen der Arbeitsschritte und der personellen Ressourcen. Insbesondere im Bereich des Dokumentenmanagements bietet sich hierbei zahlreichen Unternehmen ein deutlicher Optimierungsbedarf. Die Effizienz einzelner Mitarbeiter wirkt sich zwangsläufig auf den Erfolg und die Produktivität des gesamten Unternehmens aus, weswegen ein detaillierter Blick auf die täglich anfallenden Aufgabenfelder hilfreich sein kann. Der Bereich der Archivierung und Abrufbarkeit von Dokumenten und Unterlagen nimmt in Unternehmen eine wichtige Funktion ein. Schließlich ist es nicht nur förderlich, relevante Dokumente aufzubewahren, sondern bei besonderen Unterlagen sogar gesetzlich vorgeschrieben. Wie sich die Archivierung von Dokumenten auf elektronischem Wege auf die Produktivität der eigenen Mitarbeiter auswirken kann, ist für Unternehmer daher eine entscheidende Frage.

Zeitersparnis durch elektronische Archivierung

In einem Unternehmen ist es sehr häufig notwendig, Dokumente aus der Vergangenheit für aktuelle Arbeitsabläufe heranzuholen. Das Aufstellen von Statistiken, die Rückverfolgung von Prozessen und auch der verantwortungsbewusste Umgang mit steuerlichen Belangen hängen direkt mit den archivierten Dokumenten zusammen. Angestellte, die für die Suche und auch das Einsortieren von Unterlagen lange benötigen, sind hierbei kaum in der Lage, die ihnen zur Verfügung stehende Zeit effizient zu nutzen. Alleine das Heraussuchen eines einzelnen Dokuments kann sich je nach Umfang des Archivs über einen langen Zeitraum erstrecken. Während dieser Zeit ist ein produktives Vorankommen nicht möglich und die Erledigung der aktuellen Aufgabe verzögert sich.

Anders sieht das jedoch aus, wenn Mitarbeiter Zugriff auf ein elektronisches Archiv (z.B. http://www.ser.de/produkte-loesungen/elektronische-archivierung.html) haben. So ist es nicht mehr notwendig, die Laufwege in die Lagerräume und das Herausziehen von Ordnern und Kisten einzuplanen, da die Suche nach Unterlagen auf rein elektronischem Wege abläuft. Der Vorteil liegt auf der Hand: In einem elektronischen Archiv sind alle relevanten Unterlagen so abgelegt, dass sie durch Eingabe eines Schlüsselbegriffs innerhalb kürzester Zeit gefunden werden können. Der Mitarbeiter muss seinen Platz also nicht verlassen, um ein Dokument zu nutzen, das schon vor mehreren Jahren archiviert wurde. 

Ein weiterer Vorteil elektronischer Archivierung liegt darin, dass den Angestellten auch ein paralleles Arbeiten mit archivierten Dokumenten ermöglicht wird. So wird gewährleistet, dass sich die Aufgabenbereiche ohne Zeitverlust überschneiden dürfen, ohne dass Wartezeiten und langwierige Kommunikationsketten entstehen.

Rechtssichere Archivierung ist das A und O

Dass die elektronische Archivierung eine effizientere Nutzung der Arbeitszeit ermöglicht, ist ein entscheidendes Argument für einen Umstieg auf diese Alternative. Wichtig ist es jedoch für Unternehmer, auch die rechtlichen Rahmenbedingungen professionell einzuhalten. So sind mit der Archivierung von Dokumenten auch Vorgaben seitens des Gesetzgebers verbunden. Unternehmen sind dazu verpflichtet, steuerrechtliche und handelsrechtliche Unterlagen für einen Zeitraum von zehn Jahren aufzubewahren. Für Dokumente in Papierform ist dies bereits mit einem erhöhten Risiko der vorzeitigen Alterung und Zerstörung verbunden. Des Weiteren gibt der „Code of Practice“, der vom Verband Optische Informationssysteme e.V. herausgegeben wird, vor, dass diese Dokumente auf besondere Art und Weise archiviert werden müssen. So ist eine elektronische Archivierung nur dann rechtlich unbedenklich, wenn die Dokumente in vollständiger, programmgeschützter und jederzeit abrufbarer sowie ordnungsgemäßer Form vorliegen. Angestellten darf es nicht möglich sein, die abgelegten Dokumente nachträglich zu verändern oder gar zu löschen. Betroffen von diesen Vorgaben sind unter anderem Dokumente wie Jahresabschlüsse oder auch Eröffnungsbilanzen.

 Entscheidend bei der Nutzung der elektronischen Archivierung ist es also, eine umfangreiche und professionelle Software zugrunde zu legen. Diese Software muss dazu in der Lage sein, Dokumente nicht nur zu speichern, sondern auch die Berechtigungen der Angestellten so zu gestalten, dass die Vorgaben hinsichtlich der Revisionssicherheit eingehalten werden. Erst wenn diese Voraussetzungen geschaffen werden, ist die Steigerung der personellen Produktivität auf ein rechtlich sicheres Fundament gestellt.