Von der Behörde zum Servicebetrieb

Die Mainfrankenmetropole Würzburg hat eine Vielfalt von Aufgaben zu managen. Theater, Feuerwehr, Bau- und Gartenamt, Verkehrsüberwachung, Stadtreinigung und Verwaltung stellen punktgenau Dienstleistungen für die Bürgerinnen und Bürger bereit. Schlanke Prozesse, perfekte Organisation und kostenoptimierte Planung der 2.800 Beschäftigten sind dabei gelebtes Prinzip.

Um als eine der sechs größten Städte in Bayern attraktiv und wettbewerbsfähig zu bleiben, sollten die Personalprozesse ganzheitlich und bereichsübergreifend verbessert werden. Dabei waren die sehr unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Einsatzbereiche eine besondere Herausforderung. Mit IT-gestütztem Workforce Management hat die Stadt ein zukunftsweisendes Personalmanagement etabliert. Die ATOSS Lösung integriert den Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD) und stellt eine faire und gesetzeskonforme Abrechnung in der ganzen Organisation sicher. Die Behörde baut die Anwendungsmöglichkeiten in allen Bereichen konsequent aus. So reduziert die in der Verkehrsüberwachung eingesetzte elektronische Personaleinsatzplanung den Planungsaufwand und stellt eine bedarfsorientierte und wirtschaftliche Disposition der wertvollen Personalressourcen sicher. Durch das intuitive Mitarbeiterportal Employee & Manager Self Service und die Nutzung der mobilen App für Monteurtrupps, Baukolonnen oder Mitarbeiter mit wechselnden Einsatzorten, haben die Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf sämtliche für sie relevante Informationen. Der administrative Aufwand rund um Zeitwirtschaft und Einsatzplanung ist bei der Stadt Würzburg deutlich gesunken. Gleichzeitig steigen die Arbeitgeberattraktivität und die Zufriedenheit bei den Beschäftigten. Der Nutzen lässt sich messen: Insgesamt wurden bei der Stadt Würzburg im  administrativen Bereich der Zeitwirtschaft jährlich Kapazitäten in Höhe von mehr als 14.000 Stunden frei, die für wertschöpfende Tätigkeiten und mehr Bürgernähe genutzt werden.

"Bürgernähe, zügiger Service und Mitarbeiterorientierung haben bei uns höchste Priorität. Workforce Management führt gerade im  öffentlichen Dienst zu mehr Effizienz in der Personalverwaltung und zu optimierten Prozesskosten. Wir gewinnen Zeit für das Wesentliche."
Claus Erlenbach, Projektleiter Arbeitszeitmanagement

Arbeitszeitmanagement mit Mehrwert
Neben der aufwändigen Erfassung von Arbeitszeiten und Kostenstellen per Hand war bei der Stadt Würzburg vor allem die manuelle Berechnung von Lohnbestandteilen ein großer Zeitfresser. Schließlich machten im Jahre 2005 die komplexen Anforderungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD) die Einführung einer elektronischen Zeitwirtschaft unabdingbar. Eine manuelle Abbildung der Tarifbedingungen war nahezu unmöglich. Heute erfolgt die Erfassung der täglichen Arbeitszeiten von aktuell ca. 2.250 Beschäftigten der Stadt Würzburg an 50 Zeiterfassungsterminals. Die Bewertung der Arbeitszeiten und deren Übergabe an das angebundene Lohn- und Gehaltsystem erfolgt vollautomatisch, Fehlerquellen und manuelle Aufwände werden reduziert. Eine transparente, faire und exakte Abrechnung der geleisteten Arbeitszeiten inkl. etwaiger Zuschläge ist lückenlos gewährleistet. Die Zufriedenheit bei den Beschäftigten und dem Personalbereich ist gestiegen. Auch die Erfassung von Tätigkeiten in Form von Kostenstellenkombinationen über die Zeiterfassungsgeräte ist für viele Beschäftigte mittlerweile täglicher Standard und die Basis von Gebührenkalkulationen und Abrechnungen.

Den Straßenverkehr im Griff
Mit der ATOSS Personaleinsatzplanung werden auch die komplexen Dienstanforderungen im Bereich Verkehrsüberwachung geplant und abgebildet. Das Schichtsystem mit wechselnden Arbeitsplätzen und vorgegebenem Arbeitszeitverhältnis im Außen- und Innendienst stellte die Planer vor große Herausforderungen. Heute werden Schichtvorgaben, gesetzliche Regelungen und TVöD automatisch berücksichtigt. Gleichzeitig herrscht durch die ATOSS Online-Auskünfte höchste Transparenz. Planungsverantwortliche und Mitarbeiter können rechtzeitig reagieren und die Vorgaben der Stadt problemlos einhalten.

Mehr Selbstverantwortung
Durch das intuitive Mitarbeiterportal Employee & Manager Self Service haben die Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf relevante Informationen wie gestempelte Arbeitszeiten, Saldenstände oder Abwesenheiten. Zusätzlich hat jeder Mitarbeiter die volle Verantwortung für seine eigenen Zeitkonten. Zeitaufwändige Rückfragen bei der Personalabteilung oder vergessene Buchungen gehören der Vergangenheit an. Dadurch wird die Administration in erheblichem Maße entlastet. Mithilfe der ATOSS Online-Auskünfte werden die für den TVöD erforderlichen 32 Zeitkonten für die Mitarbeiter vollständig transparent. Im Intranet finden die Beschäftigten umfassende Dokumentationen zu allen für sie relevanten Bereichen der Anwendung in Form von PDF-Dokumenten und Videos.

Externer Einsatz: Mobile Zeitwirtschaft auf dem Smartphone
Mit Einführung der mobilen Zeitwirtschaft eröffnen sich neue Chancen für den Alltag bei der Stadt Würzburg. Über das dienstliche Smartphone erfassen aktuell etwa 125 Beschäftigte jederzeit und überall ihre Arbeitszeiten und Tätigkeiten, Tendenz steigend. Nacherfassungen oder Übertragungsfehler gehören der Vergangenheit an. Gleichzeitig wird die Verrechnung deutlich beschleunigt. Auch die eigenen Zeitsalden können jederzeit unabhängig vom Standort eingesehen werden. Die mobile App ist ein echter Problemlöser für mobil Beschäftigte wie Monteurtrupps, Baukolonnen oder Mitarbeiter mit wechselnden Einsatzorten. Punktgenaue Zeiterfassung, Gruppenbuchungen und untertägige Kontierungen via Smartphone sind inzwischen gelebte Praxis. Die Nutzung der Smartphones hat einen weiteren Vorteil: Eine städtische E-Mail-Adresse direkt vor Ort ermöglicht beispielsweise Zugriff auf Rundschreiben und Stellenausschreibungen. Zukünftig sind noch weitere dienstliche Anwendungen auf diesen Geräten geplant, denn die Stadt Würzburg baut ihre Workforce Management Lösung konsequent aus.

ATOSS LÖSUNG
• Arbeitszeitmanagement
• Workflow Management
• Employee & Manager Self Service
• Mobile Workforce Management
• Personaleinsatzplanung
• Kostenstellenmanagement
• Anbindung BI-Tool
• Zutrittskontrolle
• Schnittstelle zu P&I Lohn und Gehalt

ERGEBNISSE
• Freie Kapazitäten von mehr als 14.000 Std./Jahr durch Automatisierung  und Optimierung von Personal- und Planungsprozessen
• Einsparung von >100.000  €/Jahr durch mobile Endgeräte
• Reduktion des administrativen Aufwands um mehr als 90 % bei der Erfassung  und Bewertung von Kostenstellenbuchungen
• Signifikante Verbesserung der Planung von Außen- zu Innendienst im  Schichtbetrieb bei der Verkehrsüberwachung
• Gleichbehandlung aller Beschäftigten und faire Abrechnung
• Steigerung der Mitarbeitermotivation