Programme für Lohnabrechnung verschlanken die Abläufe

Die wichtigsten Kriterien für Programme zur Lohnabrechnung. Auf welche Aspekte sollten Unternehmer achten, um den größten Mehrwert aus der Software zu ziehen? ✅

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In Deutschland sind Unternehmen zur monatlichen Lohnabrechnung und Aushändigung an die Beschäftigten verpflichtet. Für das Personalwesen stehen digitale Lösungen bereit, die dem Betrieb eine erhebliche Entlastung bescheren und den Handlungsrahmen in diesem Bereich vergrößern. Schlanke Abläufe, die Reduktion von Fehlern und einfache Möglichkeiten zur effektiven Selbstverwaltung: Von einem derartig optimierten Workflow brauchen Unternehmer heute nicht mehr zu träumen. Worauf kommt es bei Programmen für die Lohnabrechnung an, welche Funktionen sollte die Softwarelösung bereitstellen und welche Kriterien sind für den Anbietervergleich wichtig? Erfahren Sie mehr!

Die wichtigsten Kriterien für den Anbietervergleich

Im Folgenden nehmen wir die bedeutendsten Aspekte für den Anbietervergleich für fortschrittliche Softwarelösungen zur Lohnabrechnung unter die Lupe:

Skalierbarkeit: wichtig für wachsende Unternehmen

Anwendungen für die Lohnabrechnung sollten den Verantwortlichen für das Personalwesen nicht nur Raum für die Erfassung von genügend Mitarbeitern geben, sondern auch ausreichend Kapazitäten aufweisen, damit wachsende Unternehmen ihren steigenden Bedarf mit der Zeit decken können. Entweder geht dies dadurch, dass die Anzahl der zu verwaltenden Mitarbeiter im Vergleich zum Ist-Zustand genügend Spielräume umfasst, oder das Programm bietet für die Nutzung mehrere Stufen, sodass sich höhere Level bei Bedarf bequem buchen lassen.

Benutzerfreundlichkeit – so kommen technikferne Mitarbeiter zu ihrem Recht

Bei der Beurteilung von Programmen für die Lohnabrechnung ist es wichtig, dass auch technisch weniger versierte Mitarbeiter sich schnell mit den Funktionen zurechtfinden. Dies beschleunigt die Arbeitsabläufe, spart Einarbeitungszeit ein und erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit. Die Navigation ist im Idealfall intuitiv möglich und für den Einstieg hilft ein Assistent. Eine konsistente Gestaltung erzeugt beim Arbeiten mit unterschiedlichen Funktionen schnell ein Gefühl von Vertrautheit.

Durch eine logische und übersichtliche Struktur finden die Beschäftigten rasch ihre Ziele, wobei jedes Ziel in so wenigen Schritten wie möglich erreicht werden sollte. An schwierigen Stellen helfen kontextbasierte Erklärungen weiter, während ein Lexikon die wichtigsten Fachbegriffe bei der Benutzung erläutert. Machen Mitarbeiter Fehler, erkennt das Programm diese sofort und gibt die entscheidenden Hinweise, damit Beschäftigte die Herausforderung schnell bewältigen können.

Abdeckung verschiedener Arbeitszeitmodelle

In Deutschland gibt es verschiedene Entgeltmodelle. So sind Lohn und Gehalt keine Synonyme wie in der Umgangssprache, sondern die Begriffe bezeichnen unterschiedliche Modelle. So erfolgt beim Lohn die Abrechnung auf Stundenbasis, während die überwiesenen Bezüge beim Gehalt konstant bleiben. Eine weitere Unterscheidung besteht zwischen Arbeitnehmern in Teilzeit und solchen, die Vollzeit arbeiten. Kurzarbeit ist eine weitere mögliche Beschäftigungsform.

Daneben gibt es flexible Optionen wie Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit und Zeitwertkonten. In vielen Betrieben findet Schichtarbeit statt, während im Falle von Nachtarbeit besondere Bedingungen in Bezug auf den Arbeitslohn und die Arbeiterschutzrechte gelten. All diese Modelle müssen ebenso wie alternative Vergütungsmodelle von der Softwarelösung berücksichtigt werden.

Arbeitszeiterfassung leicht gemacht

Unternehmen profitieren davon, wenn Lohnabrechnung und Arbeitszeiterfassung in einer Hand sind. Von Mehrwert ist hier eine Kalender-Ansicht, um die bundes- und landesweit gültigen Feiertage automatisch zu erfassen. Krankheitstage und Urlaubszeiten sollten bequem erfassbar sein und sich der jeweiligen Personalakte mit Lohnkonto und Lohnjournal zuordnen lassen.

Kennzeichnend für die Arbeitszeiterfassung sind des Weiteren zahlreiche Sonderregelungen. Diese betreffen den Mutterschutz, Jugendschutz, Lohnzuschläge für Nachtarbeit und die Arbeit an Feiertagen. Kehrseite der Arbeitszeiterfassung ist die Abwesenheitserfassung, die ebenfalls vom Programm ausgeführt werden sollte.

Eine Compliance-Prüfung, beispielsweise zur Sicherstellung der Mindestlohnkonformität, in Echtzeit ist wünschenswert, um die stete Einhaltung der gesetzlichen Regeln zu gewährleisten. Befähigt die Softwarelösung die Beschäftigten zur selbstständigen Eintragung ihrer Arbeitszeiten, sorgt dies für mehr Zufriedenheit und entlastet die HR-Abteilung, während sich zugleich die Schichtbelegung in Echtzeit von jedem Standort aus nachvollziehen lässt. Am weitesten gehen in Richtung Selbstverwaltung Programme mit einer Art Schichtbörse, was die Beschäftigten dazu befähigt, untereinander ihre Schichten zu tauschen.

Anbindung an Schnittstellen

Die Verfügbarkeit von ausreichend Schnittstellen beziehungsweise Applification Programming Interfaces (API) ist für Anwendungen für Lohnabrechnung wesentlich, denn nur dies gewährleistet Personalern die nötige Flexibilität. Programmierschnittstellen für DATEV, Addison und ELSTER unterstützen die Zusammenarbeit mit Steuerberatern, während ein Interface für DAKOTA der Übermittlung der Beträge für die Krankenversicherung dient. Weitere Schnittstellen sollten zur Buchhaltung, Controlling, ERP-Systemen und Zeiterfassungssystemen vorhanden sein.

Kompatibilität mit Endgeräten und Betriebssystemen

Mit der Corona-Pandemie gewann das Home-Office an Bedeutung. Viele Betriebe ermöglichen Remote-Work oder haben sich für hybride Lösungen entschieden. Eine Kernanforderung von Anwendungen für Entgeltsabrechnung ist es deshalb, die Kompatibilität mit verschiedenen Laptops und Festnetz-PCs zu gewährleisten. Im Sinne von BYOC und um Beschäftigten die Arbeit von unterwegs zu ermöglichen, benötigen Unternehmen für ihre Softwarelösung eine Cloud sowie die Akzeptanz für Tablets und Smartphones sowie ihre jeweiligen Betriebssysteme.

IT-Sicherheit und Datenschutz

Hohe IT-Sicherheitsstandards wie Firewalls und Antivirenprogramme schützen die Software vor Datenklau, Hackerangriffen und Industriespionage. Um die strikter gewordenen Anforderungen des Datenschutzes zu erfüllen, werden die Daten ausschließlich verschlüsselt übermittelt. Zugleich wird mit einem effizienten Passwort-Management sowie einem System für die Vergabe von Benutzerrechten dafür Sorge getragen, dass nur befugte Personen Einblick in wichtige Daten bekommen. Fingerabdrucksensor und Gesichtserkennung sind speziell für Mitarbeiter, die mit mobilen Endgeräten arbeiten, wirksame Hilfsmittel.

Maß an Fortschrittlichkeit

Bei der Beurteilung der Funktionsvielfalt der Softwarelösungen für Lohnabrechnungen ist nicht nur wichtig, dass alle Funktionen abgedeckt werden, die das Unternehmen braucht, sondern auch, dass Funktionen berücksichtigt werden, die in der Zukunft möglicherweise eine Rolle spielen.

Zur Beurteilung dieser Frage ist ein gewisser visionärer Weitblick gefordert. Die Existenz innovativer Technologien wie Cloud-Computing, KI-Integration und Analyse-Tools gibt Hinweise darauf, dass das Programm für die nahe Zukunft gerüstet ist. Besonders wichtig für die Verfügbarkeit fortschrittlicher Features ist außerdem eine Politik ständiger Erweiterungen und Aktualisierungen aufseiten des Herstellers.

Mit der richtigen Software sind Unternehmen auf der sicheren Seite

Insgesamt gesehen ist das Potenzial von Softwarelösungen für Lohnabrechnung enorm, um das Personalmanagement schnell, sicher und effizient zu gestalten. Hinzu kommt eine teilweise beeindruckende Funktionsvielfalt, die Unternehmen entscheidende Impulse an den richtigen Stellen verleihen kann.

Es lohnt sich deshalb, beim Produktvergleich genau auf die angebotenen Features zu achten. Fortschrittliche Technologien, Cloud-Lösungen und die Möglichkeit der Skalierung kommen vor allem wachsenden Betrieben zugute. Eine benutzerfreundliche Gestaltung und viele Schnittstellen für andere wichtige Programme sind weitere Garanten dafür, langfristig mit der Softwarelösung seine Freude zu haben.