Berechnungsgrundlage für die Lohnsteuer und Tipps für den Lohnsteuerausgleich

Die Lohnsteuer und der Lohnsteuerausgleich - so gehen Sie auf Nummer sicher

Unternehmen müssen sich zwangsläufig mit diesem durchaus komplexen Thema befassen: Die Lohnsteuer ist gesetzeskonform, korrekt und pünktlich zu berechnen und an das jeweils zuständige Finanzamt abzuführen. Sollte es notwendig sein, fällt darüber hinaus zum Ende des Kalenderjahres auch noch der Lohnsteuerausgleich an, um nachträglich zu viel gezahlte Lohnsteuer wieder ausgleichen zu können. Wie Sie dabei vorgehen, erfahren Sie im Folgenden.

Lohnsteuer als wichtige staatliche Einnahmequelle

Mit deutlich mehr als 200 Milliarden Euro im Jahr sichert die Lohnsteuer dem deutschen Staat einen erheblichen Teil der Einnahmen. Zuständig für

  • die Feststellung des steuerlichen Arbeitslohns,
  • die Berechnung der darauf anfallenden Lohnsteuer und
  • deren Abführung an den Fiskus

sind Sie als Arbeitgeber. Maßgeblich ist dabei die Unterscheidung zwischen laufendem Arbeitslohn und sonstigen Bezügen, aber auch zwischen allgemeiner Lohnsteuertabelle und besonderer inklusive der relevanten Vorsorgepauschale. Bietet es sich an, können Sie als Unternehmen beim Finanzamt einen permanenten Lohnsteuerausgleich vereinbaren, indem Sie die Lohnsteuer auf der Grundlage eines voraussichtlichen Jahreseinkommens ermitteln und abrechnen.

Lohnsteuerausgleich als besondere Herausforderung für Unternehmen

Um es vorwegzunehmen, da der Lohnsteuerausgleich gerne mit der Einkommensteuererklärung verwechselt wird: Für den Lohnsteuerausgleich und die damit verbundenen steuerlichen Entlastungen des Arbeitnehmers ist der Arbeitgeber verantwortlich - doch nicht in jedem Fall muss dieser Ausgleich durchgeführt werden. Im Gegenzug kann ein Arbeitnehmer eine Einkommensteuererklärung erstellen, um einerseits sämtliche Einkunftsarten wie aus Vermietung und Verpachtung oder aus Kapitalanlagen zu erfassen, andererseits aber auch relevante Kosten geltend machen zu können.

Was genau ist also der Lohnsteuerausgleich?

Unternehmen, die mehr als zehn Arbeitnehmer beschäftigen, sind grundsätzlich zum Lohnsteuerausgleich verpflichtet, um eventuell zu viel einbehaltene und abgeführte Lohnsteuer ausgleichen zu können. Das kann zum Beispiel vorkommen, wenn Sie als Unternehmen Weihnachts- oder Urlaubsgeld gezahlt haben oder es für Arbeitgeber im Laufe des Kalenderjahres eine Gehaltsänderung gab. In diesen Fällen nutzen Sie die Lohnabrechnung im Dezember, um die Summe der bis dahin für das Jahr abgeführte monatliche Lohnsteuer mit der Lohnsteuer abzugleichen, die auf den Jahreslohn angefallen wäre. Haben Sie mehr an das Finanzamt überwiesen, korrigieren Sie dies mit der Dezember-Abrechnung - Ihr Arbeitnehmer erhält also mehr Lohn ausgezahlt. Sollten Sie zu wenig abgeführt, den monatlichen Lohnsteuerabzug allerdings korrekt berechnet haben, dann entfällt eine Korrektur.

Muss der Lohnsteuerausgleich für alle Mitarbeiter durchgeführt werden?

Nein, wie immer gibt es einige wichtige Ausnahmen. Sie dürfen keinen Lohnsteuerausgleich durchführen, wenn

  • der Arbeitnehmer nicht im kompletten Kalenderjahr bei Ihnen beschäftigt war,
  • der betreffende Mitarbeiter dies nicht wünscht und einen entsprechenden Antrag stellt,
  • der Arbeitnehmer nur beschränkt der Steuerpflicht unterliegt,
  • der Mitarbeiter nach Steuerklasse V oder VI besteuert wird,
  • der Arbeitnehmer für einen Teil des jeweiligen Jahres der Steuerklasse II, III oder IV unterliegt,
  • der Arbeitnehmer Zuschüsse zum Kurzarbeitergeld, Mutterschaftsgeld usw. erhalten hat,
  • der Arbeitnehmer für wenigstens fünf aufeinanderfolgende Tage den Eintrag U im Lohnkonto stehen und keine Vergütung erhalten hat,
  • das Faktorverfahren zur Anwendung kam,
  • ein Hinzurechnungs- oder Freibetrag bei der Berechnung der Lohnsteuer angesetzt wurde.

Wie wird der Lohnsteuerausgleich durchgeführt?

Der Prozess ist klar gegliedert:

1. Ermitteln Sie den Jahreslohn des jeweiligen Arbeitnehmers, indem Sie sämtliche Bezüge im relevanten Jahr zusammenstellen. Dazu gehören die laufenden sowie sonstige, während Sie steuerfreie und pauschal versteuerte Zuflüsse ignorieren können.
Beachten Sie dabei folgende Besonderheiten

  • Ziehen Sie Altersentlastungsbeträge vom Arbeitslohn ab, sollten aktiv beschäftigte Mitarbeiter vor Beginn des betreffenden Jahres bereits 64 geworden sein.
  • Steuerbegünstigte Versorgungsbezügen kürzen Sie vor dem Lohnsteuerausgleich um Versorgungsfreibetrag und relevante Zuschläge.

2. Berechnen Sie die Jahreslohnsteuer auf den festgestellten steuerbaren Arbeitslohn.

3. Gleichen Sie die im Laufe des Jahres gezahlte und die nun errechnete Jahreslohnsteuer ab, kürzen Sie bei Bedarf die Lohnsteuer für Dezember um den ermittelten Differenzbetrag und weisen Sie in der Lohnsteuerbescheinigung den korrigierten Betrag aus.

Um Rückfragen jederzeit beantworten zu können, sollten Sie eine genaue Aufzeichnung zur Berechnung, zum Ergebnis sowie zur Erstattung anfertigen.

Wichtig:
Zahlen Sie monatlich Lohn aus, ist der Lohnsteuerausgleich erst im Dezember möglich, als späteste Frist gilt die Februar-Abrechnung.

Jahresausgleich auch für Soli-Zuschlag und Kirchensteuer notwendig

Als Arbeitgeber haben Sie weitere Ausgleichsrechnungen vorzunehmen, wenn Sie zum Lohnsteuerausgleich verpflichtet sind: Auch für bereits abgeführte Soli-Zuschläge und Kirchensteuern ist bei Bedarf eine Korrektur vorzunehmen. Dabei gilt für die Jahreskirchensteuer der am Standort Ihres Unternehmens maßgebliche Steuersatz. Beachten Sie bitte, dass es sich hier um zwei eigenständige Verfahren zum Ausgleich handelt.