7 Tipps für die Planung einer Mitarbeiterbefragung
Denken Sie darüber nach, eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen – oder haben Sie bereits eine geplant? Wir möchten im Folgenden sieben hilfreiche Tipps mit Ihnen teilen, damit Sie die häufigsten Fehler vermeiden und Ihr Projekt ein voller Erfolg wird!
1. Mitarbeiterzufriedenheit ist nicht alles
Die bloße Messung von Mitarbeiterzufriedenheit ist eine überholte Methode – moderne Mitarbeiterbefragungen stellen das Engagement der Mitarbeitenden in den Fokus.
Haben Sie vor eine traditionelle Mitarbeiterzufriedenheitsbefragung durchzuführen? Falls ja, sollten Sie darüber nachdenken, ob diese Art der Befragung Ihnen diejenigen Informationen liefern wird, die Sie wirklich brauchen. Eine Mitarbeiterzufriedenheitsbefragung gibt Ihnen ein Stimmungsbild Ihrer Mitarbeitenden, ist aber im Grunde nur eingeschränkt aussagekräftig. Wie steht es um das Engagement Ihrer Mitarbeitenden? Ihr Commitment zu Ihrer Organisation? Oder gar Motivation und Produktivität? Nur wenn Sie nicht allein auf Mitarbeiterzufriedenheit fokussieren, können Sie herausfinden, was in Ihrer Organisation passiert und wo es Ansatzpunkte für Verbesserungen gibt. Engagement und Commitment sind zentrale Konstrukte, die Sie in Ihrer Befragung berücksichtigen sollten: Engagierte Mitarbeitende bringen sich stärker ein und sind letztlich ein wirtschaftlicher Vorteil für Ihre Organisation.
2. Stellen Sie die Anonymität der Befragten sicher
Mitarbeitende äußern gerne ihre Meinung – aber nur wenn man die Wahrung der Anonymität sicherstellt, erhält man wirklich ehrliches Feedback.
Im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung haben die Mitarbeitenden die Möglichkeit, ehrliches Feedback über ihre Führungskräfte, Kolleginnen und Kollegen, ihre Arbeit und ihr Gehalt abzugeben. Dies sind sehr persönliche Themen, die einen großen Einfluss auf das tägliche Leben der Mitarbeitenden und ihr Wohlbefinden haben. Deswegen besteht oft auch eine hohe intrinsische Motivation für die Teilnahme an einer Mitarbeiterbefragung. Aber Ehrlichkeit lohnt sich für die Mitarbeitenden nur, wenn sichergestellt ist, dass mit ihren Rückmeldungen vertraulich umgegangen wird. Wie können Sie am besten die Anonymität der Befragten gewährleisten – sodass sich Ihre Mitarbeitenden sicher fühlen, ihre Meinung ehrlich zu teilen?
Viele Mitarbeitende bevorzugen es, wenn ein externer Dienstleister die Befragung durchführt. So fühlen sie sich sicherer, dass weder Kolleginnen oder Kollegen, Führungskräfte oder HR Einsichten in ihre persönlichen Antworten erhalten. In einer Welt, in der persönliche Informationen leichter verfügbar sind als jemals zuvor, zeichnen sich gute externe Dienstleister durch hohe Datenschutz- und Anonymitätsstandards aus. Ein externer Dienstleister wird mit Ihnen beispielsweise Auswertungsregeln definieren, sodass die Ergebnisse nur auf Gruppenebene zurückgespielt werden und auch dies nur, wenn bestimmte vorher definierte Fallzahlgrenzen für diese Gruppen erfüllt werden.
3. Vermeiden Sie Befragungsmüdigkeit
Die allgegenwärtige Bitte um Feedback kann zu Befragungsmüdigkeit führen – hier stellen auch Mitarbeiterbefragungen leider keine Ausnahme dar.
Heutzutage werden Menschen ständig und überall um Feedback gebeten; ganz gleich ob es sich um die Beurteilung des lokalen Supermarkts oder einen Online-Einkauf handelt. Dies kann auf Dauer anstrengend werden und seinen Reiz verlieren. Auch Mitarbeitende können Symptome von Befragungsmüdigkeit entwickeln. Eine Lösung können Stichprobenbefragungen oder dezentrale Befragungen sein, sodass nicht alle Mitarbeitenden gleichzeitig oder nicht alle Mitarbeitende zu allen Themen ihre Meinung abgeben müssen. Wir empfehlen, trotzdem in einem regelmäßigen Turnus alle Mitarbeitenden zu befragen, nicht zuletzt da eine organisationsweite Mitarbeiterbefragung auch Eventcharakter hat und ein Gemeinschaftserlebnis sein kann. Bei einer Vollbefragung fühlt sich niemand ausgeschlossen und die Ideen und das Feedback aller Mitarbeitenden werden gleichermaßen wertgeschätzt, was wiederum förderlich für das Engagement ist.
Zum Glück gibt es Möglichkeiten, um Befragungsmüdigkeit entgegenzuwirken. Was wäre, wenn die Teilnahme an Mitarbeiterbefragungen Spaß machen und motivierende Anreize bieten würde? Moderne Befragungssysteme setzen heute darauf, die Befragung mit Hilfe von Gamification unterhaltsamer zu gestalten – ein wirksames Mittel für hohe Beteiligungsquoten.
4. Unterschätzen Sie nicht den Aufwand für die Durchführung der Befragung
Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen, sollten Sie sich überlegen, ob Sie über die erforderliche Zeit und die Ressourcen für das Projekt verfügen.
Unterschätzen Sie nicht den Zeitaufwand, der mit einer Mitarbeiterbefragung einhergehen kann. Und besonders wichtig: Denken Sie über die Rahmenbedingungen nach, unter welchen Sie eine Mitarbeiterbefragung durchführen möchten. Beispielsweise werden Mitarbeiterbefragungen, die in arbeitsintensiven Phasen durchgeführt werden, selten schnell und effizient verlaufen. Ein externer Dienstleister kann Ihnen ein erfahrenes Projektteam an die Seite stellen und Sie mit Tools und Materialien unterstützen, sodass Ihr internes Projektteam sich auf die wirklich wichtigen Aspekte des Projekts konzentrieren kann.
5. Nutzen Sie Benchmarks, um Ihre Befragungsergebnisse zu vergleichen
Ohne relevante Benchmarks ist es oft schwierig, die Ergebnisse richtig einzuschätzen: Wo steht Ihre Organisation im Vergleich zu anderen Organisationen der gleichen Branche?
Stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Benchmarks im Voraus definiert werden, sodass Sie sich mit anderen Organisationen vergleichen können, sobald die Befragungsergebnisse vorliegen. Ein gutes Benchmarking liefert Ihnen belastbare externe Vergleichswerte und berücksichtigt auch kulturelle Unterschiede zwischen verschiedenen Regionen. Zwar hat auch internes Benchmarking seine Berechtigung: So können und sollten Sie beispielsweise die Ergebnisse Ihrer aktuellen Befragung mit den Ergebnissen vorheriger Befragungen vergleichen, um eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu etablieren und der Erfolg Ihrer Maßnahmen zu verfolgen. Viele leistungsstarke Organisationen setzen aber heutzutage darauf, die Wirksamkeit ihrer Engagement-Strategien auch im externen Vergleich mit führenden Wettbewerbern zu beurteilen.
6. Befähigen Sie Ihre Teams, an sich zu arbeiten
Immer mehr Organisationen dezentralisieren Verantwortung und geben sie ihre an ihre Teams weiter, wodurch die Leistung dieser Teams immer mehr im Fokus steht.
Die meisten Teams besprechen folglich regelmäßig ihre Fortschritte, ihre Prozesse und ihre Leistung. Es ist jedoch häufig schwierig, Themen wie Zusammenarbeit, die Beziehungen unter den Kolleginnen und Kollegen und mögliche Spannungen in einem Team anzusprechen – auch wenn darin viel Potential steckt. Teamdynamiken bestimmen in hohem Maße den Erfolg eines Teams. Nach einer Mitarbeiterbefragung ist es deswegen besonders wichtig, diejenigen Teams gezielt zu unterstützen und zu stärken, welche kritische Ergebnisse erzielt haben. Gerade diese Teams haben auch oft im Folgeprozess ihre Schwierigkeiten und brauchen gesonderte oder intensivere Unterstützung. Die gezielte Verbesserung der Dynamik und Zusammenarbeit in diesen Teams wirkt sich positiv in der gesamten Organisation aus.
7. Nutzen Sie interne und externe Erfahrungen und Best Practices
Nach der Befragung beginnt die eigentliche Arbeit: Nur mit einem wirkungsvollen Folgeprozess zahlt sich eine Mitarbeiterbefragung wirklich aus.
Die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragungen werden Ihnen und Ihren Teams Aufschluss darüber geben, was gut funktioniert und wo es Raum für Verbesserungen gibt. Manchmal kann es jedoch schwierig sein, für bestimmte Themen mit niedrigen Ergebnissen, wirkungsvolle Maßnahmen zu definieren. Hier ist es sinnvoll, auf interne und externe Best Practices zu setzen. Praktische Fallbeispiele können Ihren Teams dabei helfen, die richtigen Maßnahmen festzulegen und diese auch erfolgreich umzusetzen.
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