7 Gründe zur Digitalisierung

Die Digitalisierung bleibt ein grosses Thema. Auch Human Resources-Bereiche müssen sich vermehrt dieser Herausforderung stellen und können mithilfe innovativer Softwares möglichst papierlos, effizient und schnell arbeiten. Aber sind denn alle bereit dafür?

Wir haben sieben Gründe zusammengetragen, die dafürsprechen, seinen HR-Prozess so schnell wie möglich zu digitalisieren.

Mehr Zeit für Wichtige(re)s haben

Im Vergleich zu einer One-Click-Bewerbung über ein Bewerbermanagement-System, dauert der Prozess um eine Bewerbung per E-Mail mehr als drei Mal und auf dem Postweg sogar fünf Mal so lange. HR-Fachleute sehen sich oft mit einer Flut an Bewerbungen konfrontiert. Kleinmittelunternehmen erhalten im Schnitt 50 Bewerbungen auf eine Vakanz. Diese alle zu sichten, kostet viel Zeit, die dann anderswo fehlt. Mithilfe einer HR-Software können die besten Profile schnell und leicht herausgefiltert werden. Der gesamte Bewerbungsprozess, von der Jobsuche bis zur Vertragsunterschrift, würde sich so um bis 50% kürzen lassen!

Innert drei Monaten Geld sparen

Machen wir eine kleine Rechnung: Mit 50 Kandidaten pro Vakanz und der aktuell noch sehr hohen Verbreitung von traditionellen Bewerbungswegen (Post/Mail) kommen wir auf jährlich 60 Millionen Bewerbungen, die ineffizient bearbeitet werden. Das entspricht etwa 30 Millionen Arbeitsstunden beziehungsweise einer Milliarde Euro! Und das nur in Deutschland, Österreich und in der Schweiz!

Was heisst das für ein einzelnes Kleinmittelunternehmen? Ein Beispiel:

Die KMU XY hat 250 Mitarbeiter und besetzt durchschnittlich 25 Stellen pro Jahr. Sie wickelt damit jährlich mehr als 1000 Bewerbungen ab. Mit dem Einsatz eines Bewerbermanagementsystems kann sie, jeweils von Eingang Bewerbung bis Einladung zum 1. Gespräch bzw. zur Absage, rund 30 Minuten einsparen. Das heisst, dass die Firma XY pro Jahr rund 460 Arbeitsstunden oder 18000 Euro Kosten einsparen kann! Berücksichtigt man die jährlichen Kosten eines Systems mit ein, sind die Investitionskosten hierfür bereits nach knapp drei Monaten abgedeckt.

Bewerben von überall

Für viele Kandidaten ist es unhandlich und abschrecken, wenn sie für die Bewerbung ein Online-Formular des Arbeitgebers ausfüllen müssen. Sie sind oft lang und nicht geeignet für mobile Bewerber. Die One-Click-Bewerbung einer HR-Software hingegen kann überall ausgefüllt werden. Ausserdem ermöglichen Ihnen die integrierten Multiposting-Tools die Veröffentlichung von Stellen auf mehreren Online-Jobbörsen und Social Media gleichzeitig. Alle Unterlagen kommen trotzdem am selben Ort rein.

Höhere Trefferquote

Sie selbst legen Anforderungen und K.O.-Kriterien des Wunschkandidaten fest, der Matchmaking Algorithmus (Matchmakingservice) analysiert und wertet aufgrund einer Ampel-Logik die Kandidaten aus und unterteilt für Sie in rot (nicht geeignet), gelb (allenfalls geeignet) und grün (sehr gut geeignet).

Workflows = Transparenz

Eine HR-Software bringt mehr Struktur und Ordnung ins Unternehmen. So kann ein Arbeitsprozess (etwa für’s Onboarding) für alle Abteilungen im System festgelegt und die Abläufe klar definiert werden. Es können Aufgaben an vorher bestimmte Mitarbeiter und Linienvertreter delegiert werden. So ist auch zu jeder Zeit klar, wer gerade am Zug ist.

Weniger Papier = mehr Ordnung

Nur weil Emails von Natur aus digital sind, heisst das noch lange nicht, dass sie auch so verwaltet werden: Nur bei 14% aller untersuchten KMU’s werden Bewerbungen effizient per System verwaltet. Ein Bewerbermanagementsystem schafft Abhilfe und wirft Ballast ab. Alle Unterlagen und Personalakten sind simpel an einem Ort, nämlich in der Cloud, abgelegt, lassen sich ganz einfach finden und bedeuten: Weniger Papier!

Mehr Effizienz

Eine HR-Software bietet eine unendliche Anzahl an Funktionen an, die ihnen mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben verschafft:

Ein Knopfdruck und mehrere Kandidaten werden zum Bewerbungsgespräch eingeladen oder durch eine vorgefertigte Mail abgelehnt.
Interessante Bewerber können mit dem Bewerberpool bei der nächsten freien Stelle automatisch wieder angefragt werden.
Die bestehenden Mitarbeiter können mit dem Zeiterfassungsmodus ihre Arbeitszeiten festhalten und Sie diese wiederum rückverfolgen.

Und das ist nur ein Bruchteil der Möglichkeiten. Wenn Sie mehr zum Thema HR-Trends lesen möchten, lesen Sie hierzu "HR-Trends 2018". Mehr zum Thema On- und Off-Boarding finden Sie hier.

Was muss eine HR-Software alles können:

Personelle Administrationsaufgaben zum grössten Teil automatisieren
E-Recruiting weitestgehend automatisieren
Als attraktiver Arbeitgeber auftreten und mit neuen Technologien Schritt halten (Karriereseite, Social Media, Recruiting etc.)
Interne und externe Kommunikationsprozesse optimieren und vereinfachen
Mitarbeitermotivation und Talentmanagement positiv beeinflussen (siehe Studie Employee Experience)
Auch KMU’s mit wenig Aufwand helfen qualifiziertes Personal zu gewinnen
Überblick und Transparenz über Ihre Organisation bieten und die wichtigsten Kennzahlen (Reporting) in Echtzeit auswerten