12 000 Payslips halb so teuer

Das Unternehmen DÄNISCHES BETTENLAGER hat die Lohnabrechnung von 12 000 Beschäftigten in fünf europäischen Ländern mit ePAYSLIP digitalisiert. Die Kosten pro Abrechnung konnten dabei halbiert werden.

Seit September 2019 ist der Postversand der Lohnabrechnungen beim Einrichtungsunternehmen DÄNISCHES BETTENLAGER Geschichte. 12 000 Mitarbeiter in fünf westeuropäischen Ländern bekommen seitdem ihre Lohnabrechnung in digitaler Form über das ePAYSLIP-Portal zur Verfügung gestellt. Die Mitarbeiter können ihre Gehaltszettel via Internet mit jedem Endgerät, inklusive Smartphone, verwalten. Der umständliche Prozess des Ausdruckens, Kuvertierens und Versendens wird heute vermieden und die Mitarbeiter erhalten ihre Lohnabrechnung nun in einem zeitgemäßen Medium. Und das Unternehmen senkt Prozesskosten: Der digitale Versand der Lohnabrechnungen mit ePAYSLIP sei etwa halb so teuer wie der alte Weg, sagt Andrea Steinat, Projektverantwortliche und Department Manager in der Personalabteilung. Digitalisierung, mehr Service für die Mitarbeiter, der Versand in mehrere Länder, die Kosten und nicht zuletzt die Nachhaltigkeit – für die HR-Spezialisten bei dem Einrichtungsexperten gab es viele Gründe, sich von dessen bisherigem Payroll-Versand zu verabschieden.

SAP-Lösung verworfen

Eine Digitalisierung dieses Prozesses im vorhandenen SAP-System wurde verworfen, also stieß man auf ePAYSLIP und wurde mit dem Spezialisten für digitalen Abrechnungsversand schnell einig. Die Lösung passte, die Chemie stimmte und ePAYSLIP versprach, auf die Anforderungen des neuen Kunden aus dem Norden einzugehen, berichtet Andrea Steinat. Dazu gehörte unter anderem der Rollout von ePAYSLIP in weiteren Sprachen, denn das Regional Head Office in Handewitt plante den Digitalisierungsschritt auch in den Märkten Österreich, Schweiz, Spanien und Portugal und brauchte darum fünf Sprachversionen. Auch ein Berechtigungskonzept gehörte zu den Voraussetzungen des Handelsunternehmens für die Zusammenarbeit mit ePAYSLIP. Es soll nach dem Wunsch des Unternehmens nun verfeinert werden, indem Berechtigungsänderungen automatisch vom SAP-System an ePAYSLIP übergeben werden.

„Ein erträglicher Aufwand“

Andrea Steinat und ihren Kollegen gefielen bei ePAYSLIP auch die „faire Preisgestaltung“ und eine „hohe Bedienerfreundlichkeit ohne Schnickschnack“. Sechs Manntage wandte die IT des Unternehmens DÄNISCHES BETTENLAGER für den Anschluss an ePAYSLIP auf, berichtet Steinat – „ein erträglicher Aufwand“. Dass die Daten der Mitarbeiter in zwei deutschen Rechenzentren vierfach redundant vorgehalten werden, lässt die HR-Experten vom Unternehmen DÄNISCHES BETTENLAGER „ruhig schlafen“, sagt Steinat. Und dass ePAYSLIP das Produkt eines kleinen Unternehmens ist, stört sie auch nicht. Man habe schnell Vertrauen in die Kontinuität des Anbieters gewinnen können. Ihr Arbeitgeber hat dann auch bereits nach neun Monaten Vertragsdauer den Kontrakt mit ePAYSLIP um weitere drei Jahre verlängert.

Wie kommt man an E-Mail-Adressen?

ePAYSLIP half dem Neukunden bei der Umstellung des Prozesses. Das Unternehmen DÄNISCHES BETTENLAGER bekam Handbücher, die nicht vorhandenen E-Mail-Adressen der Mitarbeiter fragte ePAYSLIP schlicht beim ersten Log-in ab und löste damit ein Problem. Der Betriebsrat sah schnell die Vorteile der neuen Lösung, man schloss eine Betriebsvereinbarung ab. Die Umstellung begleitete die HRAbteilung mit zahlreichen Kommunikationsmaßnahmen, die Umgewöhnung der Mitarbeiter verlief gut. Drei Monate lang betrieb man das analoge und das neue digitale Verfahren parallel, Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse oder ohne Drucker bekamen zwölf Monate Karenzzeit bis zum 31. August 2020. Das betraf aber nur einige Prozent der Belegschaft.

Externes Portal im Look-and-feel

Seit der Inbetriebnahme läuft die Lösung bei dem Handelsunternehmen rund, berichtet Andrea Steinat. Rund fünf Tage vor Monatsende werden die Mitarbeiter von ePAYSLIP mit einer E-Mail in ihrer Landessprache informiert, dass im Portal eine neue Lohnabrechnung für sie bereitsteht. Das ePAYSLIP-Portal für DÄNISCHES BETTENLAGER ist dabei im Look-and-feel des Einrichtungsspezialisten gehalten. Auf eine mögliche Integration des Portals in das Intranet inklusive Single-Sign-on hat man in Handewitt bewusst verzichtet, denn man versteht die Lohnabrechnung als private Angelegenheit, die nicht mit betrieblichen Abläufen vermengt werden soll, so Andrea Steinat. Aus diesem Grund unterlässt man es auch, die dank ePAYSLIP erhaltenen EMail-Adressen ins SAP-System zu übernehmen. Steinat: „Die Mitarbeiter wünschen keine zusätzlichen Mails von ihrem Arbeitgeber.“

Akzeptanz ist hoch

Die Akzeptanz der neuen digitalen Lösung ist hoch, bilanziert man in der HR-Abteilung ein gutes halbes Jahr nach dem Start der neuen Lösung. Mitunter ergeben sich daraus auch konkrete Vorteile, etwa wenn man in der Bank sitzt und einen schnellen Blick auf die letzte Gehaltsabrechnung braucht. Das ganze Haus, bilanziert Steinat, sei überzeugt, dass die Umstellung „ein richtiger Schritt in Richtung Digitalisierung“ war.