Die Revolution des Reisekosten-Managements

Geschäftsreisen sind für zahlreiche Unternehmen ein wichtiges Mittel, um internationale Kontakte zu wahren und Geschäfte zu generieren. Doch abgesehen von den Vorteilen der Geschäftsreisen können hohe Kosten entstehen und ein großer Aufwand, welcher zu Stress führen kann. Mit einem ausgereiften Reisekosten-Management lassen sich die Kosten niedrig halten und der administrative Aufwand auf ein Minimum reduzieren. Doch wie sieht ein effektives Reisekosten-Management überhaupt aus und wie können sowohl Mitarbeiter wie auch das Unternehmen entspannt die nächste Geschäftsreise planen? Wir haben dazu einige Tipps für Sie zusammengestellt:

Die Kostentreiber von Geschäftsreisen

Viele verschiedene Faktoren tragen zu den Reisekosten bei, wie beispielsweise Flüge, welche oft die größten Kostenfaktoren sind. Laut einer Studie von AirPlusfolgen darauf direkt die Hotelübernachtungen sowie weitere Kostentreiber wie Konferenzen, Zugfahren, Mietwagen und zahlreiche sonstige Ausgaben, welche auf der Geschäftsreise anfallen.

Klar ist, dass Geschäftsreisen für ein Unternehmen die administrativen Kosten in die Höhe treiben und viele Travelmanager rechnen sogar noch mit steigenden Preisen. Jedoch nicht durch höhere Reisekosten, denn diese sollen laut Reiseplanern konstant bleiben, sondern durch mehr Reisen. Die Travel-Manager prognostizieren mehr Geschäftsreisen. Sie rechnen damit, dass rund 1/3 der Geschäftsreisenden in Zukunft öfter die Koffer packen werden.

Auch wenn es zahlreiche Alternativen gibt (wie Video-Konferenzen) wollen viele Unternehmen nicht auf die persönlichen Besuche verzichten. Da so die Geschäftsbeziehungen vertieft werden können und sich Kollegen untereinander besser abstimmen können sowie um wichtige Deals zu besiegeln. Denn solche Treffen erfordern aus der Sicht vieler Unternehmen nach wie vor einen persönlichen Besuch. Die Top-Gründe für Geschäftsreisen sind laut der Studie Chefsache Business Travel das Aufbauen von Netzwerken, das Fördern von Geschäftsabschlüssen und das bessere Kennenlernen von Geschäftspartnern. Mehr dazu erfahren Sie auch im Artikel von Service Partner One.

Wie oft solche Geschäftsreisen an der Tagesordnung stehen, hängt natürlich vom jeweiligen Budget der Firmen ab. Je grösser das Reiseetat, desto mehr Geschäftsreisen werden erwartet. Dabei trägt auch die Globalisierung zur Zuversicht bei, denn durch sie entstehen auch immer mehr internationale Konzerne und damit verbunden auch die Notwendigkeit zu reisen und die Kollegen und Partner im jeweiligen Land vor Ort zu treffen.

Auch in Ländern mit florierender Wirtschaft kann ein positiver Effekt auf den Reiseetat erwartet werden.

Die teuersten Städte der Welt für Geschäftsreisen

Bei den Reisekosten spielt die Zieldestination natürlich auch eine große Rolle. Das Beratungsunternehmen Mercer wertet jedes Jahr in einer Studie aus, welche Städte weltweit zu den teuersten gehören. Auf dem ersten Platz vertreten war im Jahr 2017 Luanda, die Hauptstadt von Angola. Obwohl die Lebenshaltungskosten der Stadt grundsätzlich eher niedrig sind, sind die Kosten für einen hohen Lebensstandard, welcher von den Expats und Geschäftsreisenden erwartet wird, extrem hoch. Hongkong, die chinesische Millionenmetropole schlägt für Unternehmen ebenso zu Buche. Neben vielen asiatischen Städten ist auch die Schweiz ganz vorn mit dabei, mit Zürich auf Platz vier, Genf auf Platz 7 und Bern auf Platz 10.

Tipps um Kosten und Nerven zu sparen

Ohnehin sind Geschäftsreisen zwar aufregend und für viele Mitarbeiter eine willkommene Abwechslung zum Büroalltag. Jedoch können sie zahlreiche Stressfaktoren mit sich bringen.

Darunter können besonders folgende Faktoren zu einer hohen Belastung führen:

Verspätungen und Ausfälle: Wenn Züge, Flüge oder andere Transportmittel verspätet oder gar nicht erscheinen, kann das die gesamte Reiseplanung durcheinanderbringen, denn meist sind die Zeitfenster sehr knapp geplant, um Kosten zu sparen. Es handelt sich bei Geschäftsreisen ja nicht um Urlaub und Zeit ist Geld.

Knappe Zeitpläne: Durch die knappen Zeitpläne kann es natürlich auch vorkommen, dass etwas vergessen wird, was für die Reise von großer Wichtigkeit ist und durch den Mangel an Zeit ist es auch schwer die wichtigen vergessenen Materialien wiederzubeschaffen.

Sprachbarrieren: Wenn die Kommunikation durch sprachliche oder sogar kulturelle Barrieren beeinträchtigt wird, kann das ebenfalls ein erheblicher Stressfaktor sein. Es lastet auch stets viel Druck auf den Geschäftsreisenden, da von Ihnen erwartet wird die Beziehungen zu pflegen und das Unternehmen zu repräsentieren.

Krankheit und Jetlag: Die teilweise großen Zeitunterschiede sind auch nicht zu unterschätzen, denn Meetings und Termine müssen ja zu den ausgemachten Zeiten wahrgenommen werden ebenso ist es problematisch, wenn ein Geschäftsreisender aufgrund von gesundheitlichen Problemen, wie beispielsweise eine Erkältung ausfällt, was einen großen organisatorischen Aufwand bedeutet.

Internet-Verbindung, W-Lan und Infrastruktur: Ebenfalls nerven kosten, kann ein unzuverlässiges W-Lan Netzwerk oder schlechte Internetverbindungen. Dadurch kann Vorort nicht richtig gearbeitet werden und zusätzlicher Stress entsteht.

Damit man die Geschäftsreise möglichst ohne Stress übersteht, ist es wichtig, dass im Vorfeld auf folgende Themen geachtet wird:

Man sollte sich informieren, ob man einen garantierten stabilen W-Lan Zugang hat. Dadurch kann problemlos vermieden werden, dass Stress vor Ort entsteht und die Kommunikation kann gesichert werden.

Um ebenfalls der Arbeit auswärts nachgehen zu können sollte man auch darauf achten, dass ein ruhiger Arbeitsplatz zur Verfügung steht, an welchem konzentriert und ungestört gearbeitet werden kann.

Um auf Dauer besonders bei häufigen Geschäftsreisen fit zu bleiben, sollte auf eine gesunde Ernährung und genügend Bewegung geachtet werden.

Ebenfalls ist besonders wichtig, dass der Geschäftsreisende genügend recherchiert, wie zum Beispiel ob die Möglichkeit besteht irgendwo etwas auszudrucken, falls das notwendig wird oder ganz allgemein mehr über die Destination zu erfahren, denn so können auch kulturelle Barrieren durchbrochen werden und es entstehen keine Missverständnisse, welche vermeidbar wären.

Die Revolution der Reisekostenabrechnung

Auch ein bekanntes Problem und Faktor welcher Geschäftsreisen beeinträchtigen kann ist die Dokumentation der Reisekosten. In manchen Unternehmen erfolgt die Reisekostenerfassung händisch und von den Reisenden müssen alle Belege gesammelt und anschließend abgegeben werden und dann folgt der administrative Aufwand für die Reiseplaner. Das gesamte Reisekostenmanagement ist ein sehr zeitaufwändiges Thema, obwohl durch Tools eine große Entlastung gewährleistet werden könnte, verzichten viele Unternehmen noch darauf.

Ein Reisemanagement Tool funktioniert folgendermaßen: Belege können vor Ort vom Mitarbeiter mobil hochgeladen und im System hinterlegt werden. Diese Daten werden in der Personalakte des jeweiligen Mitarbeiters gespeichert und können jederzeit von den Verantwortlichen eingesehen und genehmigt werden. Durch diesen Prozess können die automatisierbaren Vorgänge ohne administrativen Zeitaufwand im Handumdrehen erledigt werden und die Reiseplaner können sich den Papierkrieg sparen.

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