Workshop Facilitator – der Meister des Prozesses

Ursprung
Seit knapp 20 Jahren ist mit der Agilität auch der Workshop Facilitator als Rolle im agilen Umfeld entstanden. Im systemischen Kontext existiert auch seit langer Zeit die Konstellationen eines „Splitting Team“. Ein 2er-Team mit der Teilung auf die Aufgabe und den Ablauf. Im englischen Sprachgebrauch werden Betreuer bzw. Leiter von Abläufen als Facilitator bezeichnet. So auch bspw. beim Lego Serious Play. Prozessbegleiter sind im Beratungsbereich auch immer wieder zu finden. Diese Übersetzung ist bei grösseren Umfängen sehr passend. Der Workshop-Facilitator hat somit schon ein längeres Dasein. 

Anerkennung 
International ist der Heimathafen die IAF – International Association Facilitation – www.iaf-world.org. Dieser bietet weltweit Kongresse, Mitgliedschaften, Informationen und auch Akkreditierungen.
APMG hat zusammen mit den Strategic Facilitators aus UK 2013 das Framework Facilitation™ kreiert. Ebenso wie in anderen Bereichen werden Akkreditierungen für Foundation und Practitioner angeboten - www.apmg-international.com/de/qualifizierungen/facilitation/facilitation-de.aspx. (auf der Homepage im Deutschen der Einfachkeit halber als Moderator benannt).
Copargo ist das einzige ATO in DACH für diesen Bereich. Die Trainings erfolgen im kleinsten Rahmen, um jeden Teilnehmer einen maximalen Effekt an Entwicklung zu ermöglichen - www.copargo.at/training/umfeld/framework-facilitation-fuer-workshops/. 

Rollen 
Der Projektmanager nutzt von jeher Meetings – also Workshops – für die Umsetzung seiner mannigfachen Aufgaben wie Anforderungserhebung, Abstimmungen oder Planungen u.v.m. 

Motivation 
Je komplexer die Aufgabe, je vielfältiger die Stakeholder und/oder direkt im Workshop Beteiligten, je emotionaler die Stimmung oder je drängender die Zeit, desto mehr ist der Projektmanager von der Erfüllung seiner Aufgaben überfordert. Oft schon, wenn dies nur als einzelne „Erscheinung“ auftritt und erst recht in Kombinationen 

Einfache Moderationsmethoden sind durchaus bei geringeren Anforderungen beste Werkzeuge. Meist haben diese aber ihre Grenzen, da diese weder typbezogen noch gar in einem Ablaufkontext kombiniert eingesetzt werden können. So werden wir bspw. auch nicht mit unseren Heckenscheren den Rasen mähen – sprich gleiche Werkzeuge für unterschiedliche Aufgaben einsetzen. 

Manchmal werden dann Entscheidungen getroffen, deren Halbwärtszeit nur sehr kurz bemessen ist und Torpedierungen zu erwarten sind. Manchmal werden gar keine Entscheidungen getroffen oder Personen ausgegrenzt. Auf jeden Fall dient dies der Qualität und sonstigen Auflagen des Projekts nur in geringem Masse. Wenn wir dazu auch noch die vorliegenden Forschungsergebnisse oder die Phänomene vom „Groupthink“ beachten, brauchen wir uns über viele Konsequenzen nicht mehr wundern. 

Betroffene Rollen sind auch der Lenkungsausschuss bei geforderten Entscheidungen oder der Teammanager beim Umsetzen von Arbeitspaketen. 

Umsetzung 
Der Workshop-Facilitator ist eine zusätzliche Rolle. Meistens beheimatet im PMO – intern oder extern hat der die Auflagen der absolut glaubwürdigen Unabhängigkeit bezüglich des Ergebnisses und der flexiblen Prozesskompetenz. 

In kleineren Projekten oder bei Aufgaben mit geringeren Herausforderungen kann es durchaus Sinn machen, wenn sich der Projektmanager die eine oder andere Zusatzkompetenz für einfache Entscheidungsfindungen und Personenkenntnisse zulegt. Ansonsten sollte dieses Feld den dafür ausgebildeten Spezialisten überlassen werden. Deren sich der Projektmanager bedienen sollte. 

Facilitation wirkt von aussen gesehen tw. als Magie. Um diese entsprechend schwingen zu können, ist eine intensive Auseinandersetzung mit der Materie sinnvoll. Dienlich dabei ist ein systemisches Fundament. 

Ergebnis 
Die Aufgabe des Workshop-Facilitators ist es, stabilere Ziele in höherer Qualität herbei zu führen. Ziele, hinter denen die Beteiligten auch weiterhin stehen. Dazu ist keine Fachkenntnis erforderlich, sondern ausschliesslich das Verstehen der Absichten. Wenn das gezeigte Führungsmodell Iceberg™ zum Einsatz gelangt, wird der Facilitator zusammen mit dem Aufgabenverantwortlichen und den Beteiligten pro 

Ebene eine Vereinbarung der Unterstützungsart treffen. So weiss jeder, was vom anderen erwartet wird und aus welchem Grunde welche Aktivitäten initiiert werden. 

Begleiterscheinungen 
Neue Wege bedingen oft eine radikale Abkehr alter Muster. Je neuer und abstrakter solche Vorhaben sind, desto mehr fehlt die Sicherheit. Als solche bezeichnen wir, wenn wir wissen, woran wir sind (was, wo, wie, wozu und warum). Menschen mit grösserem Abstand zu neuen Bereichen oder auch grösserer Angst vor Abkehr von alten Pfaden werden als eher „dysfunktional“ empfunden. Dem folgen die Klassifizierungen „transitional“ und „prozess-achtsam“. Bei ersteren erfolgen keine Fragen und das Feedback gibt der Facilitator laut für die Gruppe von sich. Bei der transitionalen Gruppe gibt es schon einzelne Aktivisten wohin gegen die prozess-achtsame Gruppe von sich aus zu Feedback greift. Das Verständnis wächst so von Status zu Status. 

Fazit 
Workshop-Facilitation ist eine absolute Schlüsselfertigkeit. Der Einsatzbereich ist mannigfach und weit über das Projekt-, Programm- oder Portfoliomanagement hinaus. Copargo bietet akkreditierte Ausbildungen, Entwicklungsbegleitung in der Praxis sowie die Übernahme von Dienstleistungen als Facilitator. 

Der Autor ist Mitglied im Top-Trainerverzeichnis. Besuchen Sie sein Profil.

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