Wie Sie Rückkehrgespräche erfolgreich in Ihr Unternehmen einführen

Rückkehrgespräche führt der direkte Vorgesetze mit seinem Mitarbeiter unmittelbar nach einer Abwesenheit. Laut Gesetzt bleibt es Ihnen überlassen, ob und in welcher Form Sie Rückkehrgespräche in Ihr Unternehmen einführen. Dabei sind je nach Art und Umfang der unternehmerischen Vorgaben ggf. Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates zu beachten.

Denn Rückkehrgespräche bieten viele Möglichkeiten, aber gleichzeitig auch Risiken. In der Praxis werden sie häufig mit dem Ziel eingesetzt, die Fehlzeitenquote zu reduzieren und in diesem Zusammenhang Kosten zu sparen. Nicht selten wird dabei Druck auf die Mitarbeiter ausgeübt und Präsentismus gefördert. Die Art und Weise, wie diese Gespräche ein- und durchgeführt werden, entscheidet darüber, ob diese förderlich oder hinderlich sind. Rückkehrgespräche sollten Sie daher mit Fingerspitzengefühl, dem entsprechenden Training und der richtigen Intension einsetzen.

Wenn Sie sich dafür entschieden haben, Rückkehrgespräche in Ihrem Unternehmen zu führen, dann sollten Sie und Ihre Kollegen diese sehr konsequent führen. Das heißt nicht nur dann, wenn ein Mitarbeiter aus der Krankheit zurückkehrt, sondern auch, wenn er oder sie aus anderen Gründen wie z.B. Urlaub, Fortbildung, Geschäftsreise oder auch Elternzeit wieder die Arbeit aufnimmt.

Die Ergebnisse der Kölner Rückkehrgesprächs Studie (eine bundesweite Unternehmensbefragung und eine Betriebsfallstudie in der Automobilbranche) stellte folgende zentrale Funktionen heraus:

  1. Rückkehrgespräche können motivationsbedingte Fehlzeiten reduzieren
  2. Rückkehrgespräche senken krankheitsbedingter Fehlzeiten, lassen mögliche betriebliche Ursachen von Erkrankungen erkennen und zählen zu den Aspekten der betrieblichen Gesundheitsförderung.
  3. Mit Rückkehrgesprächen erfahren Mitarbeiter sozial-emotionale Unterstützung und Wertschätzung durch ihren Vorgesetzten.

1. Welchen Nutzen ziehen Sie aus den Rückkehrgesprächen?

Das Rückkehrgespräch ist mehr als nur ein Instrument der Gesundheitsförderung. Es ist ein wesentliches Führungsinstrument zur Förderung der Gesprächs- und Vertrauenskultur.

  1. Als Führungskraft erfahren Sie nach der Rückkehr des Mitarbeiters aus einer Erkrankung, ob dieser wieder zu 100% einsatzfähig ist und an seinen gewohnten Arbeitsplatz zurückkehren kann.
  2. Die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter erhöht sich und die Leistungsfähigkeit bleibt erhalten
  3. Sie als Führungskraft signalisieren dem Mitarbeiter Interesse an seiner Person und seiner Arbeitssituation, der Mitarbeiter erfährt Wertschätzung.
  4. Der Mitarbeiter wird über Veränderungen am Arbeitsplatz während seiner Abwesenheit informiert.
  5. Sie erhalten Informationen über mögliche Gründe und Ursachen von Fehlzeiten und können daraus abgeleitet betrieblich bedingte Ursachen für Fehlzeiten beseitigen.
  6. Als Vorgesetzter kommen Sie in einem Zuge Ihrer Fürsorgepflicht gemäß § 618 BGB nach.

Viele Mitarbeiter befürchten, dass mit diesen Gesprächen krankheitsbedingte Kündigungen vorbereitet und Schwachstellen in der Belegschaft aufgedeckt werden sollen. Sie fühlen sich kontrolliert und empfinden diese nicht selten als Drohung. Ganz nach dem Motto: „ Jetzt war ich mal krank und muss sofort zum Chef.“

Diese Vorurteile können Sie abbauen, in dem Sie mit entsprechendem Fingerspitzengefühl und Transparenz durch das Gespräch leiten. Sie haben damit die Chance, einen  fürsorglichen und vertrauensvollen Dialog zum Austausch von Informationen zu führen. Es wird zur „Normalität“, offene Gespräche über Probleme am Arbeitsplatz zu führen. Sie stärken das Vertrauen und damit die Beziehung zu Ihrem  Mitarbeiter.

Ihr Mitarbeiter kann dadurch seine Möglichkeiten ausschöpfen und an der Gestaltung der Arbeitsbedingungen mitwirken.

2. Welche Bedingungen sind für den Erfolg von Rückkehrgesprächen notwendig?

Machen Sie Ihren Mitarbeitern deutlich, dass es in erster Linie um deren Wohlbefinden und deren Gesundheit am Arbeitsplatz geht. Gestalten Sie den Ablauf transparent und damit vorhersehbar. Versetzen Sie sich in die Lage Ihres Mitarbeiters und begegnen Sie Ihnen mit ehrlichem Interesse und Wertschätzung. 
Verdeutlichen Sie, dass Ihre Mitarbeiter durch das Rückkehrgespräch die Möglichkeit haben, den Arbeitsplatz mit zu gestalten. Nehmen Sie deshalb Änderungswünsche ernst indem Sie sie z.B. automatisch dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess zuführen. Die Motivation des Mitarbeiters, seinen Arbeitsplatz aktiv zu gestalten, wird durch eine zügige Umsetzung besonders verstärkt.


Für Sie als Führungskraft sind dafür Fähigkeiten in der allgemeinen Gesprächsführung und ggf. eine Basisqualifikation zum gesundheitsorientierten Führen von erheblichem Vorteil.

Außerdem ist es empfehlenswert, wenn Ihnen eine Unterstützungsstruktur in Form eines Expertennetzwerks und einer Instrumenten-Toolbox zur Aufgabenbewältigung zur Verfügung stehen.

Selbst wenn Rückkehrgespräche mit einer entsprechenden Flexibilität geführt werden sollten, kann es hilfreich sein, auf der Basis eines schriftlichen Konzepts (Leitfaden) zu arbeiten. Dieses Konzept enthält die Leitidee und konkretisiert das standardisierte Vorgehen für alle Führungskräfte. Damit wird die Vorgehensweise (Anlass, Form und Inhalt des Gesprächs) standardisiert und können als eine soziale Technologie gehandhabt werden.

Die Art und Weise, wie das Gesprächskonzept vom Vorgesetzten umgesetzt wird, sollte für alle Betroffenen transparent sein. Darüber hinaus sollten Sie als Vorgesetzter über ein eigenes Gesundheitsbudget verfügen, um kleinere abgeleitete Maßnahmen unmittelbar einleiten zu können.

3. Welche Empfehlungen für die Einführung in den Betrieb lassen sich daraus ableiten?

  1. Die Geschäftsleitung gibt eine klare Vorgabe zur Zielsetzung und den Rahmenbedingungen, dass Rückkehrgespräche als Instrument zur Informationsgewinnung für Verbesserungen am Arbeitsplatz und gleichzeitig zur Mitarbeiterbindung dienen.  

  2. Binden Sie frühzeitig die Arbeitnehmervertretung ein.
  3. Legen Sie eine einheitliche Vorgehensweise in Bezug auf den Inhalt und den Prozess fest.
  4. Stellen Sie sicher, dass alle Informationen für die Mitarbeiter und Führungskräfte transparent sind.
  5. Nutzen Sie Schulungen zur Optimierung der Kompetenzen in Gesprächsführung.
  6. Schaffen Sie ein internes Expertennetzwerk: Führungskräfte tauschen sich aus und unterstützen sich gegenseitig
  7. Prüfen Sie die nachhaltige Umsetzung einmal beschlossener Maßnahmen.
  8. Prüfen Sie jede Maßnahme nach ihrer Einführung auf Wirksamkeit.

Fazit:

Rückkehrgespräche können sich langfristig positiv auf die Fehlzeiten auswirken, sofern Sie von der Führungskraft als Chance genutzt werden betriebliche Ursachen aufzudecken und die Beziehung zu den Mitarbeitern zu stärken. Rückkehrgespräche sind dann besonders erfolgreich, wenn sie von einem einheitlichen Verständnis, Flexibilität und Wertschätzung geprägt sind. Ist die Reduktion der Fehlzeiten das einzige Ziel, so bleiben Rückkehrgespräche hauptsächlich Druckmittel die Demotivation, Präsentismus und Misstrauen fördern.

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