Fotoprotokoll via Smartphone & Co.

– professionell und simpel

Hand aufs Herz – wer nimmt oft und gerne seitenlange Skripten aus Seminaren zur Hand? Und wie ist es mit einprägsamen Bildern von handgezeichneten Flipcharts und Pinnwänden, Schnappschüssen von interessanten Szenen – dazu knackige Handouts?

Den bekannten Spruch „1 Bild sagt mehr als 1000 Worte“ halten zwar viele für leicht überzeichnet, aber dass ein gutes Bild das geschriebene Wort x Mal zu schlagen vermag, dürfte hinlänglich bekannt sein.
Mein Anspruch: Hohe Qualität! Die Durchsicht des Fotoprotokolls sollte in 5 bis 10 Minuten möglich sein – das Erstellen in maximal 60!

Dieser Artikel richtet sich an Ausbildungsverantwortliche, Leiter von Meetings und TrainerInnen. Es geht einerseits um das Verständnis dessen, was wirklich funktioniert und andererseits um die effiziente Umsetzung durch moderne Technik.

Der Wert eines gut gemachten Fotoprotokolls

Sie haben teilgenommen und waren live dabei! Sie haben es mit eigenen Augen gesehen. Die Bilder wurden mit persönlichen Gedanken und Erlebnissen verknüpft. Es war kein „Instant-Seminar“, sondern auf die Gruppe zugeschnitten – ein „Im-Gehen-Entstehen“. Erinnerungen an bildlich festgehaltene Szenen fallen leicht. Doch halt! Was macht dieses Bild hier? Das war ja gar nicht dabei!Stimmt! Das Erlebte hinterlässt eine solch intensive Erinnerungsspur im Gedächtnis der Beteiligten dass ein Fremd-Bild aus einem anderen Seminar sofort als Fremdkörper identifiziert wird. Das auferlegt den Protokollierenden eine Verantwortung – nämlich für jedes Seminar ein gesondertes Fotoprotokoll zu erstellen. Dafür fallen auch weniger Skripten an. Diese Art des Protokolls ist nicht nur Gehirn -freundlich, sondern auch Zeit -freundlich. Nur ein paar Minuten wiederholen. „Wer nicht wiederholt vergeudet Arbeitsleistung.“ (Tony Buzan) Die Wiederholung beim Erhalt des Fotoprotokolls (wenn noch alles frisch ist), eine Woche später, einen Monat später – wirkt „nachhaltig“ (hier trifft das Wort wirklich zu). Und wenn dann spezielle Inhalte aus dem Seminar in die momentane Tätigkeit einfließen? Dann ist das Fotoprotokoll nur ein paar Mausklicks oder Fingertabs weit entfernt.

Protokoll-Format

Erste Grundsatzfrage: Quer- oder Hochformat? Folien-Präsentationen (Power Point, Keynote, Prezi, Mind Manager,...) sind meist im Querformat. Flipcharts und Pinnwände sind bekanntlich hochformatig. Fotos können quer oder hoch ausfallen. Ich persönlich liebe „power-point-freie“ Seminare und bevorzuge die Variante mit dem Hochformat (Proportion von DIN A4). Am Ende ist ein maximal 30-50 Folien langes PDF-Dokument mit 5-7 MB noch gut zu verschicken und auf jedem Computer, Tablet oder Smartphone problemlos zu öffnen. 

Fotos aufnehmen

In den letzten 10 Jahren habe ich vieles ausprobiert, 3 Kameras verschlissen und bin aktuell bei den Vorteilen eines Smartphones angekommen (in meinem Fall ein 5,5 Zoll-Gerät von Apple). Sogar Videomitschnitte in HD-Qualität fallen perfekt aus. Auch zusätzliche Aufnahmegeräte wie Tablets können parallel dazu eingesetzt werden.
Zubehörempfehlung: Stativ mit Handyhalterung, Richtmikrofon, Adapter und Kabel für Bild und Ton (bzw. AppleTV), Selfiestange.

Welche Fotos bilden die Grundlage für so ein Protokoll? Bildschirmfotos (Screenshots) direkt am Smartphone von Präsentationsfolien und Video-Standbildern. Abfotografierte Flipcharts, Pinnwände, Gegenstände, Systembretter, Handouts, Bücher,...  Schnappschüsse von Gruppenarbeiten, Aktionen, nette Pausenszenen und Gruppenselfie zum Schluss.

Tipps: Ton beim fotografieren ausschalten. Lautloses knipsen lenkt weniger ab! Vielleicht gelingt es bereits tagsüber sämtliche Bilder in möglichst chronologischer Reihenfolge aufzunehmen. 

Es folgen 3 Schritte zum fertigen Fotoprotokoll. Simpel, rasch & professionell.

Schritt 1 – Fotoalbum

Fotos am Smartphone optimieren und chronologisch anordnen 

  • Fotos von Flipcharts, Pinnwänden und Handouts gesondert scannen. App-Tipps: CS CamScanner oder Office Lens (beide für iOS, Android, Windows Phone). Dazu diese beschrifteten weißen Flächen direkt im App fotografieren oder Fotos importieren, aufhellen und beschneiden. Dann im Fotoalbum abspeichern. Vorteil: Diese Aufnahmen sind dann schön weiß (falls es jemand ausdruckt) und proportional korrekt ausgerichtet. Tipp: das Mitfotografieren der Blattränder erleichtert die automatische Randerkennung.
  • Durchsicht und Auswahl der Fotos in den Aufnahmen. Unbrauchbare oder doppelte Bilder löschen. Vereinzelt nötige Belichtungskorrekturen vornehmen.
  • Neuen Fotoordner als Album erstellen und Fotos aus dem Hauptordner auswählen. Alle Fotos in chronologisch richtige Reihenfolge bringen (Bilder hin und her ziehen bis der Tagesablauf passt).

Alle diese Schritte sind unterwegs und wann immer Zeit bleibt möglich  –  einfach am Handy!

Schritt 2 – Präsentation
Erstellen einer Präsentation am Tablet (oder Mac, PC)

  • Drahtlose Fotoübertragung des fertigen Albums zwischen Smartphone und Tablet (oder Mac, PC). App-Tipp: PhotoSync sendet Plattform übergreifend alle selektierten Fotos über WLAN zum Endgerät.
  • Erstellen einer Bild-Präsentation. Ich persönlich bevorzuge für diesen Schritt Keynote am iPad  – das geht ratzfatz mit simplen Fingergesten. (Die Vorlage wurde auf dem Mac erstellt  - Hochformat 798 x 1128 Pixel - und befindet sich zum Duplizieren in der iCloud.) So eine Vorlage mit Deck- und Schlussblatt kann immer wieder verwendet werden.
  • Fotos nacheinander in die Präsentation einfügen, beschneiden und anordnen (Querformate am besten untereinander). Tipp: Beschriftungen sparsam und gezielt einsetzen – all jene die dabei waren kennen sich aus! (Die fertige Präsentation aktualisiert sich automatisch über die Cloud.)

Schritt 3 – PDF
Zum Versenden umwandeln und komprimieren (am Mac oder PC)

  • Fertige Präsentation in der iCloud auf dem Mac öffnen (andere verwenden lieber Power Point am PC).
  • Dateigröße der Keynote-Präsentation „reduzieren“ unter „Ablage“ > „Erweitert“ (bzw. in Power Point unter „Datei“ > „Dateigröße verringern“). Zum Beispiel verringert sich eine Datei von rund 180 MB auf 80 MB.
  • Exportieren als PDF, Bildqualität „Gut“. Im Beispiel reduziert sich die Datei weiter auf 30 MB.
  • Mit einem PDF-Komprimierungsprogramm (z.B.: PDF Squeezer für Mac bzw. PDF24 Creator für PC) auf „300 dpi mittel“ komprimieren. In unserem Beispiel bedeutet das eine weitere Reduktion auf 6,5 MB.
  • Das fertige Fotoprotokoll mit dem möglichen Dateinamen „JJ.MM.TT_Seminarthema_Unternehmen.pdf“ steht zum Versand  bereit!

Ein Fotoprotokoll dieser Art transportiert nicht nur nacktes Wissen, sondern ganz viele Emotionen. Heute wissen wir: wo keine Emotion mitschwingt dringt Wissen schlecht durch. Die Wirkung eines Fotoprotokolls gleicht einem „Flashback“, ausgelöst durch Schlüsselreize, die am Seminartag stattfanden. Bei jedem Mal ansehen wird es wieder und wieder durchlebt. Das funktioniert mit vorgefertigten Skripten viel weniger gut. (Auch dieser Artikel stößt hier an seine Grenzen.)

In diesem Sinne – viel Freude mit künftigen Fotoprotokollen!

©Axel Santer, TRAINTRAIN 

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