Die Perlenschnur einer Lösung – Teil 2

Ausgangssituation

„Ach, wir haben ein Projekt?!“

Bemerkt wird dies oft erst in der Phase „Foundations“. Eine Phase, die immer wieder auch mit anderen Namen versehen ist. Wichtig in unserer Betrachtung ist nur die Station im Projekt – die zweite. Was ist denn vorher passiert? Wie kommt es zu dieser Art Kommunikation? Wie könnte es v.a. optimaler verlaufen?

Quelle: Dynamic Systems Development Method Limited, Web

Aufbau

Neben dem Ablauf im Projekt ist für eine systematische Betrachtung auch die Berücksichtigung der hierarchischen Ebenen erforderlich.

Quelle: Dynamic Systems Development Method Limited, Web

Auf der obersten Ebene werden die generellen Entscheidungen des Unternehmens getroffen. Die Ausrichtung, Positionierung und die Pläne zur Entwicklung des Unternehmens finden hier ihr Zuhause.

Die beiden darunter liegenden Ebenen sind Umsetzungen für mehr oder weniger umfangreichen, komplexen Vorhaben gewidmet. Damit ist klar, wie die Entscheidungen für ein Projekt immer auf einer Ebene darüber getroffen werden. Was wiederum die Informationslücken tw. erklärt.

Zuordnung des Business Analysten

Auf jeder dieser drei dargestellten Ebenen sollten Ressourcen mit Fähigkeiten eines Business Analysten agieren. Zu dessen Aufgaben gehören:

• Strategische Analyse, modellieren strategischer Themen und deren Auslöser
• Modellieren der Unternehmensabläufe und Wertschöpfungsketten
• Fähigkeiten- und Kompentenzabgleiche
• Prozess-Redefinition und Weiterentwicklung
• Datenlokation samt Zuordnung zu Schritten der Abläufe
• Verbindung der verschiedenen Ebenen und der strategischen mit der technischen Welt des Unternehmens
• Anforderungserhebung
• Identifizieren von kostensparenden, effektiven und wertvollen Lösungen als Beitrag zu den Unternehmenszielen

Der Business Analyst steht somit in der Verantwortung, das Unternehmen gesamthaften zu betrachten, Bedarf zu identifzieren und bei Lösungen als wichtige Rolle zu unterstützen.

Damit ist eindeutig klar – der Business Analyst ist der Schuldige für das Informationsdefizit! Oder?

Abgrenzung

Wofür ein Projektmanager noch vor Jahren alleine verantwortlich war, splittet sich aufgrund der steigenden Komplexität und erforderlichem Spezialwissen nun in mehrere Rollen:

• Projektmanager – verantwortlich für die Arbeitsumgebung, Koordination der Teams und Umsetzung des Business Cases (und ja, es gibt diese Rolle sinnvollerweise noch immer)
• Workshop Facilitator – verantwortlich für die professionelle sowie unabhängige Abhaltung von Workshops, insbesondere bei hoch komplexen Aufgaben, als Spezialist für den Ablauf statt dem Inhalt.
• Business Analyst – verantwortlich für die Unterstützung zur Erkenntnis von gesamthaften Abläufen eines Unternehmens und den zu verändernden Teilen. Sein hauptsächliches Werkzeug ist Modelling & Prototyping für die Anforderungsanalyse.

Ablauf

Der Frage nach der Verantwortlichkeit des Defizits und der eingangs geschilderten Situation gilt es noch mehr auf den Grund zu gehen.

Die Teilnehmer eines Projekts sind meistens andere als diejenigen, welche auf den oberen Ebenen agieren. So sollten Business Analysten schon auf der Unter-nehmensebene mit Unterstützungsaufgaben bei der strategischen Entwicklungen parat sein. Die Resultate aus diesen Voruntersuchungen sollten aber nun vermehrt gegenüber immer wieder gepflegtem Verhalten dem Business Analysten des Projekts übergeben werden. Zumindest als Dokument, viel effektiver aber persönlich in Form eines Facilitated Workshops begleitet mit Modelling & Prototyping. Dabei ergeben sich auch die ersten Stakeholder (Interessenseigner) ganz schnell.

Denn nur, wenn der Hintergrund des Projekts auch (besser) verstanden wird, nur wenn die Frage nach dem Wozu auch tatsächlich behandelt wird und die Stakeholder mit einbezogen werden, hat das Projekt ernsthafte Chancen, de facto Beiträge zu den Unternehmenszielen zu liefern statt zu einem Selbstzweck zu werden.

Erkenntnisse

Zuallererst wäre es sehr hilfreich, die Gründe eines Projekts transparenter zu gestalten. Weiters ist die Lücke von der strategischen Analyse bis zur Phase „Foundations“ durch sukzessives Vorwärtsarbeiten unter Inanspruchnahme eines Business Analysten und eines Workshop Facilitators für das Projekt zu schliessen.

Ersterer soll den Blick auf das ganze Unternehmen mit den Aufgaben des Projekts vereinen. Bei auftauchenden Wünschen im Projekt ist es der Business Analyst, welcher die Konsequenzen dieser Anforderungen im Gesamtkontext analysiert und aufzeigt. Dadurch können Entscheidungen mit höherer Wirksamkeit von Grund auf getroffen werden bzw. sind von Anfang an die Effekte bei Nicht-Berücksichtigung klarer.

Angebot

In unseren Ausbildungen und Workshops legen wir sehr viel Wert auf den Startprozess - hinweg über alle Ebenen und Phasen. Wir bieten darüber hinaus die Begleitung beim Aufsetzen von Projekten und bringen Partner mit Ressourcen für Business Analyse ins Spiel.

Den Wertschöpfungsketten und Ihrem Nutzen gilt dabei immer unser grösstes Augenmerk. Maximum Viable Projects ist die Devise! 

Details finden Sie auf unserer Homepage im Bereich Richtung (Facilitation) und bei den Publikationen sowie zur Ausbildung unter Wissen (Training) und/oder in einem persönlichen Gespräch. Gerne demonstrieren wir Ihnen auch live die Effekte bei einer aktuellen Aufgabenstellung.

Fazit

Die Ausgangssituation kann mit vorhandenen Methoden und Rollen heutzutage völlig anders als noch vor Jahren behandelt werden. Mehr Klarheit, mehr Struktur und geringerer Aufwand bei weit höherer Wirksamkeit für die Unternehmensziele sind machbar.

Brücken zum durchgehenden Informationsfluss werden als wesentlich für den Projekterfolg gesehen!

Der Autor ist Mitglied im Top-Trainerverzeichnis. Besuchen Sie sein Profil.

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