5 Tipps für wirklich interaktive und integrative virtuelle Teammeetings

Eben wählt sich Maria aus Deutschland in den virtuellen Besprechungsraum ein. Auf einmal bekommt sie eine Chatnachricht von ihrem Kollegen aus Frankreich, der sich bei ihr über die Zeitverschwendung in diesen „langweiligen“ virtuellen Teammeetings beschwert. Maria ist nämlich Teammitglied in einem virtuellen Team, das aus Europäern und Amerikanern besteht.

Am Anfang herrscht unter den Teammitgliedern im virtuellen Meeting Schweigen. Alle haben ihr Mikrofon stummgeschaltet, niemand teilt seine Webcam. Der Teamleiter aus USA selbst wählt sich erst zwei Minuten nach offiziellem Start in das Meeting ein. Er beginnt das Meeting mit einer kurzen Begrüßung und bittet den neuen Produktmanager Jim aus dem Headquarter in USA, die neuesten Produktentwicklungen vorzustellen. Jim präsentiert textlastige Folien, ca. 20 Minuten lang.

Maria macht nebenbei ihre E-Mails. Am Ende stellt Jim die fast schon obligatorische Frage: „Do you have any questions?“ Schweigen - keiner hat Fragen.

Nachdem der Produktmanager das Meeting verlassen hat, übernimmt der Teamleiter wieder. Nun folgt ein Statusupdate von jedem Teammitglied in Form eines längeren Monologs. Als Maria an der Reihe ist, erzählt sie - wie auch schon die anderen vor ihr - im Einzelnen, woran sie in der letzten Woche gearbeitet hat. Sie geht auf viele Details ein, damit ihr Vorgesetzter nicht denkt, sie hätte kaum zu tun oder nicht genug gearbeitet. Es gibt keine Gegenfragen von ihren Kollegen und keinen wirklichen Austausch. Nach 1 ½ Stunden beendet der Teamleiter die Besprechung.

Direkt im Anschluss erhält Maria eine Chatnachricht von ihrer italienischen Kollegin, die auch in dem virtuellen Teammeeting war. Sie hat eine konkrete Frage zu der vorgestellten Produktneuerung, etwas, das sie nicht verstanden hat. Maria antwortet, so gut sie kann, aber sicher ist sie auch nicht.

Praxisbeispiel virtuelles Teammeeting: Was läuft hier schief?

• Die Atmosphäre ist distanziert, es findet kein Smalltalk statt, da die Teammitglieder sich kaum kennen und sich noch nie persönlich getroffen haben.
• Viele empfinden das Meeting als Zeitverschwendung.
• Der Produktmanager hält eine langweilige Präsentation, der die Teilnehmer kaum folgen können.
• Die Italienerin traut sich bei der Vorstellung der neuen Produktfeatures nicht, eine für sie wichtige Verständnisfrage zu stellen.
• Weder der Teamleiter noch der Produktmanager beziehen die Teammitglieder  interaktiv ins virtuelle Teammeeting mit ein.
• Da keine Webcams geteilt werden, herrscht eine große Anonymität und wenig Disziplin und Teamgefühl im Meeting. Die meisten hören nur mit einem Ohr zu.
• Am Ende sind alle froh, dass die Besprechung vorbei ist.

Was können Sie besser machen als Teamleiter mit einem virtuellen Team?

5 einfache Tipps für gelungene Webkonferenzen in virtuellen Teams

1. Die Webcam in der virtuellen Besprechung:

Fordern Sie Ihr Team bereits in der Einladung auf, im virtuellen Teammeeting die Webcam zu verwenden, damit sie sich alle sehen können.

So können die Teammitglieder sich darauf vorbereiten und es herrscht weniger Anonymität und mehr Disziplin und Teamgefühl im virtuellen Meeting.

2. Der Beginn des virtuellen Teammeetings:

Seien Sie am besten fünf Minuten vor Beginn der Besprechung im Meeting und initiieren Sie aktiv Smalltalk.

Damit sorgen Sie von Anfang an für eine gute Atmosphäre in der Webkonferenz und vermeiden unangenehmes Schweigen zwischen Teammitgliedern, die sich kaum kennen.

3. Die Regeln in der Webkonferenz:

Etablieren Sie Kommunikationsregeln für das virtuelle Teammeeting und sagen Sie den Teilnehmern, wie sie sich zu Wort melden können. Ich empfehle bei einem Team ab sechs Teilnehmern ein Zeichen im Chat. Bitten Sie die Teilnehmer um rege Teilnahme und Kommentare.

Damit ist klar, wie die Teilnehmer auch diskret in der Webkonferenz Fragen stellen können, ohne einen anderen zu unterbrechen. Sie nehmen den Teilnehmern damit von Anfang an die Scheu, sich mit Kommentaren und Fragen einzubringen.

4. Aufwärmen und Ankommen im virtuellen Teammeeting:

Machen Sie eine Vorstellungsrunde im virtuellen Teammeeting, wenn sich noch nicht alle Teilnehmer kennen oder ansonsten eine Warmup-Runde, bei der jedes Teammitglied eine Frage beantwortet, z. B. „Nenne uns ein Highlight deines Wochenendes“.

Das bewirkt eine gute virtuelle Meetingatmosphäre und ist ein gutes Mittel für Teambuilding im virtuellen Teammeeting. Die Teammitglieder lernen sich so nebenbei besser kennen. Außerdem sorgt es dafür, dass wirklich alle Teilnehmer bereits am Anfang des Meetings gesprochen haben, in der virtuellen Besprechung wirklich „angekommen“ sind und jeder weiß, wer im Meeting ist.

5. Interaktion im virtuellen Teammeeting:

Machen sie Präsentationen im virtuellen Meeting so interessant und interaktiv wie möglich. Vermeiden Sie textlastige Folien. Ich empfehle, bei Präsentationen Fragen jederzeit per Chat zuzulassen und nicht erst am Ende der Präsentation.

Bei Status Updates von Teammitgliedern bitten Sie die Teammitglieder, sich auf das zu beschränken, was für die anderen auch interessant sein könnte und zu dem sie vielleicht Fragen an ihre Kollegen haben. Ermuntern sie die anderen, konkret zu antworten bzw. Fragen zu stellen. 

Das macht das virtuelle Teammeeting interaktiv und lebendig. Vergessen Sie nie: Die gemeinsam verbrachte Zeit in einem virtuellen Team ist besonders wertvoll und sollte entsprechend für den wichtigen Austausch und das Teamgefühl genutzt werden.

Die Autorin Gudrun Höhne hat mit ihrem Dienstleistungsunternehmen the human factor die Anforderungen der modernen globalisierten Welt aufgegriffen und bietet seit 2010 Beratungen und Trainings zur interkulturellen Kommunikation in virtuellen Teams und zur virtuellen Führung an.

Die Autorin ist Mitglied im Top-Trainerverzeichnis. Besuchen Sie ihr Profil.