Zeit gewinnen und Geld sparen

Studie der LMU München berechnet ROI von automatischer Dokumenterzeugung

München, 19. März 2014 - Eine Untersuchung der Ludwig-Maximilians-Universität in München zeigt: Die Zeit- und Kostenersparnis durch den Einsatz einer professionellen HR-Dokumenterzeugungssoftware ist enorm. Die Ausgaben für das Programm "aconso Creator" amortisieren sich in weniger als einem Jahr. Die Software dient dem automatischen Erstellen von Dokumenten auf Basis ausgewählter Vorlagen. Sie verwendet dabei die vorhandenen Stammdaten des Personalverwaltungssystems wie z.B. SAP HCM.

Die unabhängige Studie zur Messung des Return on Investment (ROI) haben die Master-Studentinnen Sarah Lehner und Stephanie Morawietz im Rahmen einer Seminararbeit durchgeführt. Um den geldwerten Nutzen einer automatischen Dokumenterzeugung mit dem aconso Creator quantifizieren zu können, formalisierten sie den Zusammenhang zwischen den Kosten und dem Nutzen des Softwareeinsatzes.

Berücksichtigung fanden die Faktoren Anzahl der Versendungen, Zeitersparnis pro Dokumenterstellung, Zeitersparnis durch Fehlervermeidung, Implementierungs- und Fixkosten für den Erwerb der Software, Kosten für die Dokumenttyperstellung sowie die Zeitersparnis für die Dokumentanpassung. Zusätzlich wurden Lohnsätze und ein marktüblicher Zins angenommen, so dass die Ergebnisse der Simulation die "ewige Rente" des Softwareeinsatzes abbilden.

Vorausgesetzt haben die Studentinnen, dass die Personalstammdaten in einem SAP-System gespeichert sind und beim Anwender bereits eine Digitale Personalakte für die Ablage und Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten installiert ist.

Kosten pro Dokument
Die Kosten (Zeitaufwand x Stundenlohn) setzen sich zusammen aus dem Aufwand (jeweils mit und ohne aconso Creator) für die Pflege bzw. Erstellung der Dokumentvorlagen sowie der Erstellung und Ablage der Dokumente. Je komplexer das Schriftstück, desto teuerer fielen die Fixkosten für die Pflege der Dokumentenvorlage ohne die Software aus. Durch die Zeitersparnis bei der automatisierten Dokumenterzeugung lagen die variablen Kosten stets unter denen der manuellen Erstellung. Die Differenz bei den Kosten pro Dokument ergab den geldwerten Nutzen der Dokumenterzeugung.

Bei einem von drei untersuchten Unternehmen hat aconso im ersten Schritt vier Dokumenttypen mit dem Creator umgesetzt: Arbeitszeitvereinbarungen, Arbeitsbestätigungen, Mutterschutzbriefe und Prämienanschreiben (inklusive Prämienschreiben Betriebsrat). Bei 1170 Dokumenten pro Jahr und einer Zeitersparnis von rund drei Minuten bei der Erstellung und etwa fünf Minuten bei der Anpassung der Vorlage ergibt sich ein geldwerter Nutzen (in der Form der "ewigen Rente") zwischen 50.000 und 300.000 Euro, je nach betrachtetem Szenario. Als Stundenlohn wurden dabei 22 bzw. 37 Euro zugrunde gelegt. Die Fixkosten für den Erwerb und die Implementierung des aconso Creator inklusive der Erstellung der ersten vier Dokumenttypen sind in den Berechnungen bereits berücksichtigt.

"Die Studie der Uni München ist ein schöner Beleg für die Effizienz moderner Dokumenterzeugung. Die Zeitersparnis beim Erstellen von Vorlagen und Dokumenten amortisiert so in weniger als einem Jahr die Ausgaben für den aconso Creator. Für die Implementierung der Software sollten Anwender bis zu einer Woche und pro Dokumenttyp zwei Tage veranschlagen", so Ulrich Jänicke von der aconso AG.

Bild: Foto Uni-Team
BU: Die Studentinnen Stephanie Morawietz und Sarah Lehner vom Institut für Personalwirtschaft der Ludwig-Maximilians-Universität in München haben den geldwerten Nutzen einer automatischen Dokumenterzeugung berechnet. "Wir wollten wissen, welcher wirtschaftliche Nutzen mit dem Einsatz von Software verbunden ist, die prozessunterstützend wirkt", sagt Prof. Dr. Ingo Weller, der Leiter des Instituts. "Die Studie liefert, gegeben die getroffenen Annahmen, zählbare und durchaus sehr positive Ergebnisse."
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Bild: Kostenvergleich der automatischen Dokumenterzeugung
BU: Im Kostenvergleich zeigt das Analyse-Team, wie sich die Kosten für die automatisierte Dokumentenerzeugung gegenüber der manuellen Methode mit Word und Textbausteinen verändern. Dabei entspricht die Differenz der Steigungen dem geldwerten Äquivalent der Zeitersparnis pro Dokument, die durch die elektronische Generierung der HR-Dokumente direkt aus den SAP-Stammdaten erzielt wurde.
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Bild: Zeitersparnis pro Dokumenttyp
BU: Wie die Ergebnisse zeigen, konnte mittels der DMS-Software eine signifikante Zeitersparnis erreicht werden. Gerade bei häufig gebrauchten HR-Dokumenten kann das zu einer deutlichen Entlastung der Personalabteilung beitragen. Allein bei den Arbeitszeitvereinbarungen sind das bei 2000 Dokumenten im Jahr anstatt 50-80 Arbeitsstunden nur noch 17 Stunden.
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Bild: So funktioniert der aconso Creator
BU: Vorhandene Vorlagen werden ins System geladen, mit Textbausteinen, Stammdaten des Mitarbeiters und individuellen Texteingaben verknüpft und aus wenigen "Klicks" kann ein fertiges Dokument erstellt werden.
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aconso AG
"Weg vom Papier", das ist der Antrieb der aconso AG, die seit über 10 Jahren Prozesse und Abläufe in HR-Abteilungen vereinfacht und automatisiert. Anfrage, Erstellung, Freigabe, Versand oder Archivierung von Dokumenten, diese Anforderungen kann die aconso-Software digital abbilden und passt sich dabei unterschiedlichsten Bedürfnissen an. Personalabteilungen managen Dokumente und HR-Abläufe über eine Plattform, auf Wunsch auch SAP-basiert. Dies belegen über 140 Großprojekte weltweit, die die aconso HR-Experten in-time-and-budget realisiert haben. www.aconso.com

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