Ausbildungsmanagement goes mobile - neue App für mehr Effizienz im Ausbildungsmanagement

Eine schlechte Ausbildungsqualität schadet nicht nur der Karriere eines Auszubildenden, sondern auch dem Arbeitgeber und dessen Employer Brand. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen ein funktionierendes Ausbildungsmanagement etablieren. Studien belegen allerdings: Hier besteht noch Luft nach oben. Doch Hilfe naht. Denn die neue App von Software-Spezialist Persis hat nun Marktreife erlangt. Und so viel steht fest: Sie wird vieles leichter machen.  

Berufseinsteiger legen bei der Auswahl ihres Arbeitgebers gesteigerten Wert auf die Inhalte, die ihnen während ihrer Ausbildung und in ihrem weiteren Berufsleben vermittelt werden. Wie aus der Studie Recruiting Trends der Universität Bamberg hervorgeht, gibt es in diesem Punkt aber noch erheblichen Steigerungsbedarf. Nur ein Fünftel der Befragten ist mit den aktuell angebotenen Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten in seinem Unternehmen zufrieden.

Ausbildungsqualität lässt zu wünschen übrig 

Das kann schnell zulasten der Employer Brand eines Arbeitgebers gehen. Denn gerade unter jüngeren Kandidaten, die im Schnitt bis zu vier Stunden pro Tag im Internet verbringen, spricht sich die Nachricht über die schlechte Ausbildungsqualität bei einem Unternehmen über soziale Netzwerke und Instant Messenger in Windeseile herum.

Der Imageschaden fällt umso größer aus, wenn ausgerechnet der betreffende Arbeitgeber in Stellenanzeigen und Recruiting-Kampagnen mit perfekten Ausbildungsbedingungen für sich wirbt.

Passen Hochglanzversprechen und Erfahrungsberichte aus dem Unternehmen nicht zusammen, machen Bewerber kurzen Prozess und springen ab. So haben laut der Wissenschaftler aus Bamberg „vier von zehn Kandidaten bereits ein Job-Angebot abgelehnt, weil die versprochenen Arbeitskonditionen nicht mit den nach außen beworbenen Werten übereinstimmten“.

Qualität der betrieblichen Ausbildung überprüfen

Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels spricht also vieles dafür, regelmäßig die Qualität der eigenen betrieblichen Ausbildung zu überprüfen. Doch wo sollte ein Unternehmen anfangen? Dieser Frage ist das Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) bereits 2015 in einem Modellversuch nachgegangen und hat die Ergebnisse im Leitfaden "Qualität der betrieblichen Berufsausbildung" zusammengefasst.

Heraus kam unter anderem, dass die Abstimmung mit dem Azubi ein wesentlicher Faktor ist, um die Ausbildungsgüte im Haus kontinuierlich zu verbessern. Im Modellversuch entpuppten sich vor allem Abstimmungsprobleme zwischen Lehrling und Ausbilder als eine zentrale Schwachstelle in der betrieblichen Ausbildung. Das BIBB legt Ausbildungsbetrieben daher nahe, „sich genügend Zeit für die Azubis zu nehmen, um Anliegen, Sorgen oder gar Beschwerden zu besprechen“.

Neuen Kommunikationsvorlieben Rechnung tragen

Soweit, so richtig. Allerdings wurde bei der Erhebung nicht berücksichtigt, dass sich die Kommunikationsvorlieben gerade in den letzten zehn Jahren erheblich gewandelt haben, kritisiert Katja Kolb, Geschäftsführerin der Persis GmbH, einem Technologieführer im Bereich Personalsoftware. „Insbesondere junge Arbeitnehmer der Generationen Y und Z sind mit dem Internet aufgewachsen und an eine Welt auf Knopfdruck gewöhnt.“

Wer sich per Swipe einen neuen Partner aussuche, Urlaube mit einem Klick buche, rund um die Uhr chatte und ganz selbstverständlich so ziemlich alles mit dem Smartphone mache, wolle auch seine Ausbildung und deren Inhalte so unkompliziert wie möglich darüber managen. Das ist nur logisch, findet die Software-Expertin und rät: „Arbeitgeber sollten daher alles daransetzen, dass sich ihr Ausbildungsmanagement technisch voll auf der Höhe der Zeit befindet.“

Den richtigen Software-Anbieter finden

Das steht und fällt mit der Auswahl der richtigen HR-Software. Diese sollte nicht nur Ausbildern, sondern auch Auszubildenden zur Verfügung stehen, um die wesentlichen Schritte der Ausbildung gemeinsam steuern und abstimmen zu können.

Dabei ist aus Kolbs Sicht der folgende Dreiklang wichtig:

• Mobilität
• Intuitive Bedienbarkeit
• Schnelle Verfügbarkeit

Diese Punkte lassen sich eigentlich nur noch übertreffen, wenn die Anwendung nicht nur als Version für den Webbrowser, sondern als echte App zur Verfügung steht. Das entspricht den Nutzungsgewohnheiten von Lehrlingen oder dualen Studenten am meisten.

Ausbildungsmanagement per App: Keine Vision mehr, sondern Realität

Der Haken an der Sache: Eine App in punkto Ausbildungsmanagement suchten Arbeitgeber bislang vergebens. Doch nun brechen neue Zeiten an. Mit seiner neuen Ausbildungs-App hat Persis sein Mobilportfolio auf den Bereich des Ausbildungsmanagements erweitert.

Die Applikation hilft zum Beispiel, die kompletten Ausbildungsinhalte und Termine zu managen und verbessert damit die Kommunikation und den Austausch zwischen Azubi und Lehrmeister. „Sämtliche Routinen in der Ausbildung können mit wenigen Fingertipps per App gemanagt werden“, sagt Katja Kolb. „Lehrlinge haben jederzeit den Überblick über ihre Ausbildung, was letztlich auch die die Selbstständigkeit und die Zufriedenheit des Azubis fördert, der sich zum Beispiel immer perfekt auf den nächsten Abschnitt seiner Lehre vorbereiten kann. Bei einem bevorstehenden Abteilungswechsel lässt sich über die App etwa der nächste Bestimmungsort und der verantwortliche Ansprechpartner inklusive Bild abrufen.“

Örtliche und zeitliche Unabhängigkeit

Vor allem bei den Berufen, bei denen Auszubildende oder duale Studenten keinen eigenen Arbeitsplatz und somit keinen Zugang zu der browserbasierten Ausbildungsmanagement-Lösung von Persis haben, ist die App ein Zugewinn, weil sie über eine ähnlich große Funktionsbandbreite wie die Browserversion verfügt, aber unabhängig von Zeit und Ort bedient werden kann.

Sogar das Online-Berichtsheft ist abrufbar. Und da es per Spracheingabe bearbeit-, speicher- und an den Ausbilder versendbar ist, ist es überhaupt kein Problem, Einträge mit geringem Aufwand korrekt zu ergänzen, wenn sie noch frisch im Gedächtnis sind. Ganz ohne mühsames Tippen auf dem kleinen Smartphone-Display. Die per App erstellten Notizen können dann später am Computer in der browserbasierten Lösung vervollständigt werden. So fallen Berichte in der Regel detailgetreuer aus als früher.

Gerät ein Eintrag einmal in Vergessenheit, erinnert die App ihren Besitzer an die noch offenen Berichtshefte. Vorteilhaft dabei ist: Alle bereits in die App geladenen Informationen sind auch offline sichtbar und der Login erfolgt schnell und sicher per Finger-Scan. So lassen sich Fakten auch dann an der richtigen Stelle ergänzen, wenn einmal kein mobil verfügbares Internet zur Verfügung steht. Die Synchronisation der Inhalte erfolgt automatisch, wenn die App wieder Anschluss an das mobile Netz hat.

Alle Ausbildungsinhalte stets im Blick

Katja Kolb ist überzeugt: „Die Organisation der Ausbildung wird damit für alle Beteiligten leichter und effizienter. Und nicht zuletzt trägt die zeitgemäße Art der Mediennutzung zu einem positiven Image des Unternehmens in Azubikreisen bei.“

Grundsätzlich liefert die übersichtlich und gut strukturierte Ausbildungs-App sämtliche Schlüsselinformationen zur Ausbildung auf der Startseite im Überblick: Neben Namen und Ausbildungstyp weist die Übersicht außerdem auf offene Termine, Aufgaben und kommende Ausbildungsabschnitte hin.

Gute Usability

Mit einem Fingertipp auf das jeweilige Feld lassen sich die jeweils dazugehörigen Detailinformationen abrufen. In einer Kalenderansicht sind sich beispielsweise anstehende Termine und der komplette Ausbildungsplan einsehbar. Der besseren Übersichtlichkeit halber lassen sich sämtliche Bausteine in unterschiedlichen Farben markieren.

Haben Auszubildende Fragen zu einem bestimmten Sachverhalt, finden sie den richten Ansprechpartner in der integrierten Rubrik mit individuellen Unternehmenskontakten in Sekundenschnelle und können ihn schnell und einfach kontaktieren.

Es gibt also viele gute Gründe, warum die Vorstellung des Smartphone-Programms Ende September bei der Persis Konferenz bereits sehr gut bei den geladenen Kunden ankam. Diese können sich freuen: Die App ist ab sofort erhältlich. Na, dann: App gut, alles gut.

Weitere Informationen unter www.persis.de/ausbildungsmanager