5 Punkte Checkliste für E-Learning

Karlsruhe, 12. August 2011 - Wir werden immer schneller, Zeit ist ein kostbares Gut und die Personalabteilungen schauen auf die Kosten bei der Weiterbildung. E-Learning ist nicht mehr zu stoppen. Als Methode der Mitarbeiterentwicklung und Weiterbildung wird es in immer mehr Unternehmen und Organisationen eingesetzt. Da jedoch die Voraussetzungen in den Unternehmen sehr unterschiedlich sind, muss man vorab gut überlegen: Wie fange ich es an? Wer realisiert die E-Learning Projekte?

Die Karlsruher time4you GmbH ist seit 1999 am Markt. Als E-Learning-Pionier und führender Anbieter von Software und Dienstleistungen für Personal-, Informations- und Trainingsmanagement in der DACH Region haben die time4you-Experten einige Einsteigerstrategien und die Gründe für den Einsatz von E-Learning definiert.

Beate Bruns, Geschäftsführerin der time4you GmbH: „Die Verbreitung von E-Learning hängt sehr stark von der Unternehmensgröße ab. Je weniger Mitarbeiter ein Unternehmen hat, desto seltener ist es, dass bereits Erfahrungen mit E-Learning gesammelt wurden. Aber auch in großen Unternehmen kann die Erfahrung mit dem Thema E-Learning innerhalb der Geschäftsbereiche stark variieren – vom Profi bis zum Einsteiger kommt alles vor. Im Vergleich zu kleinen Unternehmen haben große Mittelständler oder Konzerne jedoch den Vorteil der „großen Zahl“, der sich direkt auf die Rentabilität einer E-Learning-Investition auswirkt. So zum Beispiel wenn ein Unternehmen viele Mitarbeiter in kurzer Zeit schulen muss – wie für die Einführung einer neuen Arbeitsplatzsoftware oder zu Themen der Arbeitssicherheit. Stand heute kann man allerdings sagen: E-Learning wird auch für kleine Unternehmen immer interessanter. Dies gilt vor allem, wenn sie Wert auf informelles Lernen legen, denn dafür bieten Social Media-Tools wie Blogs, Wikis und Communities eine gute Basis.“

Die häufigste Frage bei der Einführung von E-Learning lautet übrigens: Wie bringe ich meine Mitarbeiter dazu, die E-Learning Plattform zu nutzen?

5-Punkte Checkliste für E-Learning

1. Wer ist verantwortlich?

Oftmals sind die Manager für Personalentwicklung und Weiterbildung auch für E-Learning verantwortlich. In manchen Unternehmen treibt jedoch auch die IT-Abteilung das Thema voran. Da es beim E-Learning im Kern immer um ein Softwareprojekt geht, ist die IT mindestens Sparringspartner der Personalabteilung. Oft gibt es deshalb eine Doppelprojektleitung aus Vertretern von IT und Personal oder zumindest eine Teilprojektleitung auf Seiten der IT.

2. Wer unterstützt E-Learning?

Generell gilt: ohne Unterstützung des Managements auf allen Ebenen bis zum Vorstand bzw. der Geschäftsführung wird die Einführung von E-Learning langfristig nicht erfolgreich sein. Internes Marketing sollte deshalb von Anfang an und auch nach der ersten Inbetriebnahme alle Schritte begleiten.

3. In welchen Phasen verläuft die Einführung von E-Learning?

Am Anfang steht die Startphase mit der Erhebung der Anforderung („requirements engineering“, Ist-/Soll-Analyse), ersten konzeptionellen Überlegungen und vor allem der Beschreibung des Business-Cases (Ziele, Strategie, Budget, Termine, Ressourcen). In der folgenden Planungsphase wird das Fachkonzept erstellt, Software und Dienstleister ausgewählt und die Lösung spezifiziert. Auf dieser Grundlage erfolgt die Umsetzung mit der Anpassung oder Entwicklung der Softwarelösung, Test- und Reviewphasen. In der Praxis sind Konzeption, Spezifikation und Umsetzung häufig eng verzahnt. Besonders bei Einsteigerprojekten erleichtert das allen Beteiligten den Abstimmungsprozess, denn es wird nicht so lange „am grünen Tisch“ geplant. Stattdessen ist frühzeitig zu erkennen, in welche Richtung die Lösung sich entwickelt und was noch geändert werden muss. Kurz vor der Inbetriebnahme sorgen Einweisungen und Schulungen vor allem im administrativen Bereich dafür, dass die neue Softwarelösung akzeptiert und optimal genutzt wird. Controlling und Evaluation runden das Projekt ab.

4. Welche Tools oder Software wähle ich aus?

Wichtig ist es, mit dem ABC des E-Learnings vertraut zu sein. Es umfasst Begriffe wie WBT, LMS, virtueller Klassenraum, Schnittstelle, CMS und viele weitere. Einige Tools lassen sich als Einsteigervariante mieten und somit testen, bevor sie im großen Stil im Unternehmen eingeführt werden. Anforderungskataloge sind zum Teil im Internet einsehbar; Hilfestellungen geben außerdem Branchenverbände und Unternehmen, die bereits E-Learning-Lösungen eingeführt haben. Gerade für die Auswahl des richtigen Tools, der passenden Software ist es wichtig, die eigenen Anforderungen in Bezug auf alle Stakeholder zu erfassen, zu bündeln und in einem unternehmensspezifischen Anforderungskatalog zu formulieren. Dabei sollte der Blick nicht nur auf die Gegenwart, sondern auch auf die Entwicklung der nächsten 2-5 Jahre gerichtet sein. Und etwas Mut gehört gerade in großen Unternehmen dazu, die Anforderungen auch zu priorisieren und schrittweise umzusetzen. Doch dieser Mut wird belohnt, denn es gilt: je kleiner ein Projekt in Sachen Budget, Zeit, beteiligte Personen, desto größer die Erfolgswahrscheinlichkeit!

Die wichtigste Frage zum Schluss:

5. Wer trägt zum Erfolg beim Projektmanagement bei?

Hier beginnt es mit der Einbindung der Nutzer, gefolgt durch die Unterstützung des Managements, klare Ziele und kleine Meilensteine, die realistisch abzuarbeiten sind. Erfahrene Projektleiter sind ebenso wichtig wie ein kompetentes Projektteam. Infografik Erfolgsfaktoren und 5 Punkte Checkliste über presstime4youde

Individuelle Workshops und Fragen an die Experten über salestime4youde. Regelmäßig finden auch LiveSessions statt. Infos: http://www.time4you.de (Veranstaltungen).

Einsteigerprodukte, Starterkit E-Learning: http://www.time4you.de/ibt/site/time4you/ibt/de/page/products/starter/main.