Versandhaus Walz senkt Kosten und Ressourcen durch digitales Lohnabrechnungsportal

Das Vertrauen unserer Kunden in unsere Leistungen und Services verpflichtet. Gerne lassen wir Unternehmen, die den Weg bereits mit uns gehen, regelmäßig über ihre Erfahrungen mit TMS-Produkten berichten.

Die Versandhaus Walz GmbH mit Sitz im oberschwäbischen Bad Waldsee setzt bei ihren Personalabrechnungen seit vergangenem Jahr auf das Lohnabrechnungsportal ePayslip. Neben dem Spezialversandhandel übernimmt das Unternehmen auch die Abrechnungen für vier externe Firmen, zu denen rund 400 Mitarbeiter zählen.

Bevor der Betrieb sich für die Lösung aus dem Hause Tec Media Services entschied, wurden die Lohnabrechnungen auf dem klassischen Postweg verschickt. Das bedeutete für das Versandhaus Walz hohe Kosten für Papier, Porto, Druck und Distribution. „Dieses Verfahren hat immens viel Geld gekostet und war einfach nicht mehr zeitgemäß“, erklärt Christian Kurray, Leitung HR Controlling & Abrechnung. Zudem käme es häufiger vor, dass Mitarbeiter ihre Abrechnungen verlegen und die Personalabteilung eine neue Verdienstabrechnung aushändigen muss. Aus diesen Gründen habe das Versandhaus Walz sich entschieden, eine digitale Alternative zu erproben. „Wir waren lange auf der Suche nach dem richtigen Produkt“, berichtet Kurray. Eine Testversion von ePayslip habe ihn schließlich überzeugt.

„Die Anwendung ist super einfach“

Vor allem die anwenderfreundliche Bedienung des Systems und die automatisierte Archivierung der Dokumente machen die Nutzung des digitalen Lohnabrechnungsportals für das Versandhaus Walz attraktiv: „Die Anwendung  ist super einfach“, ist Christian Kurray überzeugt. Das fange schon bei der Einrichtung der Anwender an: „Neue Mitarbeiter, und damit Benutzer von ePayslip, werden schnell und einfach über ein CSV-Uploadfile, das die Payroll erstellt hat, automatisch hochgeladen.“

Das Passwort erhalten die Mitarbeiter an die von ihnen angegebene Mailadresse. „Es ist auch möglich, an mehrere Mitarbeiter gleichzeitig ein neues Passwort zu senden“, berichtet Kurray über die Funktionsweise. Die einzelnen Verdienstabrechnungen werden monatlich als PDF-Dokument aus der Payroll über ein Tool hochgeladen und automatisch den entsprechenden Mitarbeitern zugeordnet. „Der Mitarbeiter kann seine Abrechnung ohne Probleme jederzeit nach Anmeldung ausdrucken beziehungsweise auf einem privaten Medium abspeichern und hat von überall Zugriff auf das System“, fasst Kurray zusammen.

Mit der digitalen Abrechnungslösung können so nicht nur Kosten für den Versand und die Verteilung von Verdienstabrechnungen eingespart werden, auch der Verwaltungsaufwand reduziert sich.

Mit der TMS-Lösung sind selbst sensibelste, persönliche Daten und Dokumente in deutschen Rechenzentren archiviert und stehen den Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung. Das Produkt kann außerdem sofort eingeführt werden – im Falle des Versandhauses Walz hat dieser Prozess gerade einmal zweieinhalb Stunden gedauert. Diese Vorzüge bestätigt auch Christian Kurray: Seit der Einführung im vergangenen Jahr konnte das Unternehmen die Ressourcen für Lohnabrechnungen auf rund die Hälfte reduzieren. „Das Produkt ist einfach top“, sagt Kurray.

Nicht zuletzt ist das digitale Lohnabrechnungsportal gerade für mittelständische Unternehmen attraktiv. „ePayslip zeichnet sich durch eine sehr schnelle Implementierung aus, da keine Investitionskosten anfallen, sondern nur eine preiswerte monatliche Gebühr“, erklärt Jürgen Schröder, Geschäftsführer von Tec Media Services.