Sage - Komplettangebot mit Portallösung für RMA
Das erfolgreiche Medienunternehmen bündelt Personalverwaltung und -verrechnung, Organigramme, Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen und das Bewerbermanagement in einem einheitlichen System.
Mit österreichweit 140 lokalen Zeitungen sowie den Online-Portalen meinbezirk.at-woche.at und grazer.at stehen die Regionalmedien Austria (RMA) österreichweit für lokale Nachrichten aus den Regionen. Gegründet wurde die RMA 2009 von der Styria Media Group AG und der Moser Holding AG. Im Rahmen des Joint Venture war es notwendig, unterschiedliche organisatorische Abläufe und Systeme zu vereinheitlichen, um eine österreichweite effiziente Administration zu ermöglichen. Aufgrund der hohen regionalen Ausrichtung sind die rund 650 Mitarbeiter der RMA auf mehr als 80 Außenstellen verteilt - eine große Herausforderung.
Komplettangebot mit Portallösung und flexibler Lohnverrechnung in Mac-Umgebung ist ausschlaggebend für die Wahl von Sage DPW
Für Dr. Karin Wagner, Leiterin Personalverwaltung der RMA, war daher klar, dass das Herzstück eine Portal-Lösung sein müsse, mit der die Kommunikation und der Datenaustausch mit der Personalabteilung verbunden mit den notwendigen Freigabeprozessen erfolgen kann. So kann jeder Mitarbeiter seine Stammdaten einsehen, verfügt über ein Nettozettel-Archiv, kontrolliert sein Urlaubskonto und stellt Urlaubsanträge, erstellt seine Reisekostenabrechnungen, führt die Zeitaufzeichnungen und meldet sich für Seminare an.
Den Führungskräften stehen neben der Kontrolle durch die dahinterliegenden Freigabeprozesse zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten und Überblicksfunktionen zur Verfügung. Die Definition von Rollen und Menüs lässt hier auch Raum für individuelle Anpassungen und Wünsche der Führungskräfte.
Die Verwaltung und Kontrolle dieser dezentralen Strukturen wird für die Personalabteilung durch zahlreiche Reports und Datenexportmöglichkeiten erleichtert. Eine zusätzliche Anforderung war, die Lohnverrechnung zwar durch einen externen Dienstleister abwickeln zu lassen, die Lohndaten aber im Haus zu erfassen und gesammelt zu exportieren sowie im Gegenzug die „fremden“ Gehaltszettel im Web-Portal zur Verfügung zu stellen. Die Lösung erfolgte über Schnittstellen und lässt für die Zukunft ohne viel Aufwand die Option des Insourcing der Lohnverrechnung offen.
„Mit dem Web-Portal kann jeder Mitarbeiter seine Stammdaten einsehen, verfügt über ein Nettozettel-Archiv, kontrolliert sein Urlaubskonto und stellt Urlaubsanträge, erstellt seine Reisekostenabrechnungen, führt die Zeitaufzeichnungen und meldet sich für Seminare an. Den Führungskräften ermöglicht es zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten und Überblicksfunktionen.“
Eine technische Hürde war die Implementierung in Mac-Umgebung. In Zusammenarbeit mit der Sage DPW Entwicklungsabteilung wurde mit einigen Adaptierungsmaßnahmen die Premiere geschafft und die Self-Service-Funktionen laufen einwandfrei ab. Ebenfalls über das Sage DPW-Portal konnte eine Lösung für die Honorarabrechnungen der freiberuflichen Redakteure und Fotografen entwickelt werden. Die von diesen eingegebenen Honorare durchlaufen einen Freigabeprozess in der zuständigen Außenstelle und werden über eine Schnittstelle in das Rechnungswesen eingespielt.
Effiziente Werkzeuge für Weiterbildung und Bewerbermanagement
Aufgrund der sehr dezentralen Struktur in den Bundesländern und Bezirken und der großen Anzahl an Tochterunternehmen war der Stellenplan ein wichtiger Aspekt des Sage DPW-Angebots. Durch das nun in Sage DPW abgebildete Organigramm hat die Unternehmensführung einen aktuellen Überblick über Stelleninhaber und somit alle Mitarbeiter. Die RMA Akademie bietet ein umfassendes Aus- und Weiterbildungsprogramm für alle Mitarbeiter, vom Startlehrgang bis zum Führungskräfte-Training. Hier wird auf die fachliche Schulung der Mitarbeiter ebenso Wert gelegt wie auf die Persönlichkeitsentwicklung. Mehr als 100 Veranstaltungen im Jahr werden über den gesamten Prozess hinweg über Sage DPW abgewickelt: vom Angebot über die Buchung, Genehmigung und Information der Teilnehmer bis zur Korrespondenz mit Hotels und Trainern.
Auswertungen über die Anzahl an Seminaren, Teilnehmern und Kosten können für eine ex-post-Betrachtung erstellt werden. Der große Vorteil von Sage DPW in diesem Bereich liegt hier darin, einen Blick auf den Aus- und Weiterbildungsstand jedes einzelnen Mitarbeiters zu haben. Und dies in Kombination mit allen oben erwähnten personalrechtlichen Aspekten. Auch beim Bewerbermanagement ist die Gesamtlösung ein wichtiges Element. Vom Zeitpunkt des Erstkontakts, der Bewerbung, ist der Mitarbeiter im Programm erfasst und kann nach erfolgreichem Bewerbungsprozess einfach der Personalverwaltung „übergeben“ werden. Bewerbungen können effizient erfasst und bearbeitet werden, insbesondere ist auch eine Bearbeitung nicht nur durch die zentrale Recruiting-Abteilung sondern auch in gezielter Weise durch die Tochterunternehmen möglich.
Ein Bewerberpool mit allen relevanten Unterlagen kann automatisch aufgebaut werden. Einfaches Finden und Auswertungen als Übersicht sind hier die größten Vorteile. Erweiterungen sind auch schon geplant, wie eine Übersicht über die Umsetzung der Mitarbeitergespräche und in Zukunft auch der digitale Personalakt.