Mehr Zeit und Raum für strategische Personalplanung

Um die Kunden bestmöglich betreuen zu können und gleichzeitig die Innovationskraft des Unternehmens als Wettbewerbsvorteil auszuschöpfen, ist die Akquisition, Qualifikation und Bindung von Mitarbeitern unabdingbar. Damit Personalverantwortliche mehr Zeit für diese strategischen Aufgaben bekommen, hat Telefónica Germany die Lohn- und Gehaltsabrechnung an den Dienstleister TDS ausgelagert. Dieser betreibt für die Telefónica auch die Personalsoftware SAP HCM in seinen Rechenzentren.

Die Telefónica Germany gehört mit seinen Marken O2 und Alice zu Telefónica Europe und ist Teil des spanischen Telekommunikationskonzerns Telefónica S.A. In Deutschland beschäftigt das Unternehmen rund 5000 Mitarbeiter. Um die Personalabteilung bei der Betreuung der eigenen Mitarbeiter im operativen Tagesgeschäft zu entlasten und ihnen mehr Freiraum für strategische Aufgaben zu verschaffen, hat sich Telefónica Germany für die Unterstützung durch einen externen HR-Dienstleister entschieden und ihn mit der kompletten Lohn- und Gehaltsabrechnung, dem Betrieb (Application Hosting) und der Pflege und Wartung (Application Management) von SAP HCM (Human Capital Management) beauftragt.

„Mit der Auslagerung unserer gesamten Payroll Services haben wir die Möglichkeit wahrgenommen, unser Effizienzpotenzial besser auszuschöpfen, und uns verstärkt auf das strategische Personalmanagement zu konzentrieren“, sagt Kai Pauli, Manager HR IT Support & Enablement bei Telefónica Germany. „Dadurch bekommen wir im Tagesgeschäft mehr Raum für unsere eigentlichen Aufgaben wie beispielsweise die Gewinnung qualifizierter Mitarbeiter, die Personalentwicklung und die Personalbindung durch geeignete Konzepte zur Mitarbeiterzufriedenheit.“

Neben den reinen Payroll Services kümmert sich TDS auch um andere Aufgaben wie die Erfassung und Bearbeitung der abrechnungsrelevanten Mitarbeiterdaten sowie deren Umsetzung im Abrechnungssystem. Bei Neueinstellungen wird beispielsweise sichergestellt, dass alle erforderlichen Unterlagen vorliegen und die Anmeldung zur Sozialversicherung gewährleistet ist. Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, leistet der externe Partner die komplette administrative Umsetzung. Der Dienstleister übernimmt des Weiteren die Pflege und Kontrolle von Fahrtkostenzuschüssen und Immatrikulationsbescheinigungen und überwacht die Zahlung von Mutterschaftsgeld sowie Krankengeldzuschuss. Er erstellt alle im Zusammenhang mit der Beschäftigung stehenden verdienstrelevanten Bescheinigungen sowie Meldungen an die Berufsgenossenschaft, das Amt für Statistik und weitere Behörden. Logistik und Versand der Personalabrechnungen fallen ebenfalls in seine Zuständigkeit.

Auswahl des Dienstleisters

Bei der Auswahl des externen Spezialisten war es Telefónica Germany wichtig, einen Partner im Personalbereich zu finden, der HR- und IT-Kompetenz gleichermaßen anbietet. Denn einen weiteren Schwerpunkt bei den Dienstleistungen nimmt das Hosting und das Management der Personalsoftware SAP HCM in den Rechenzentren ein. Dabei kümmert er sich um den reibungslosen Betrieb genauso wie um alle Aktualisierungen. Gibt es neue interne Regelungen oder Neuerungen bei den technischen Abläufen oder gesetzlichen Bestimmungen in der Lohn- und Gehaltsabrechnung, übernimmt der externe Partner die Implementierung der neuen Berechnungsdaten in die bestehende Infrastruktur. Zudem pflegt er stets alle Änderungen ein wie bei den individuellen Regelungen für die Mitarbeiter beim Entgelt, der Vergütung von Überstunden, den Zuschlägen für Feiertags- und Nachtarbeit oder den generellen Arbeitszeitregelungen in die Personalsoftware.

Vorher und Nachher

Wie vorteilhaft die Bündelung von HR-Services mit der entsprechenden IT-Kompetenz ist, zeigt ein Blick in die Vergangenheit: Vor der Auslagerung lagen die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie der Betrieb der HR-Software des Telekommunikationsunternehmens in den Händen unterschiedlicher Dienstleister. Seit aber die gesamten Payroll Services und das Application Hosting und Management an TDS übertragen wurden, profitiert der Konzern von noch mehr Effizienz in der Personalarbeit. „Da sämtliche Dienstleistungen seit 2006 bei einem Partner liegen, müssen einzelne Schritte nicht mehr über lange, zeitintensive Wege abgestimmt werden“, erklärt Kai Pauli. „Dadurch bleiben Abläufe übersichtlicher und Neuimplementierungen können wesentlich schneller vollzogen werden.“

„We're better connected“

Nur zufriedene Mitarbeiter können sich mit ihrem Unternehmen identifizieren und gute Leistungen erbringen, so die Personalabteilung von Telefónica Germany: „Der interne Service für unsere Mitarbeiter steht für uns an oberster Stelle“, sagt Kai Pauli. „Wir möchten unseren Mitarbeitern neben umfangreichen Vergütungsmodellen auch im täglichen Arbeitsalltag die bestmögliche Betreuung bieten.“ Für den HR-Dienstleister bedeutet dieser hohe Anspruch an den Service für die Mitarbeiter, dass eine Arbeitnehmerunterstützung erwartet wird, die so „kundenfreundlich“ wie möglich gestaltet ist. Hat beispielsweise ein Mitarbeiter eine Frage zu seiner Gehaltsabrechnung, wird er über das zentrale European People Services Centre (EPSC) der Telefónica Europe in Dublin, das die rund 28.000 europäischen Mitarbeiter verwaltet und ihnen HR und Support Services bietet, direkt an TDS weitergeleitet. Dort erhält er kompetente Auskunft und Beratung. „Es ist uns wichtig, dass unsere Mitarbeiter einen Ansprechpartner für ihre Fragen zur Gehaltsabrechnung hier in Deutschland haben, der sich bestens mit den Rahmenbedingungen auskennt“, erläutert Kai Pauli von Telefónica Europe.

Um dem Unternehmensbereich Human Resources eine einwandfreie „Customer-Experience“ zu bieten, wurden von Anfang an feste Ansprechpartner „installiert“, die auf spezielle Anforderungen und fachspezifische Fälle des Unternehmens eingehen können. Dabei ist es entscheidend, individuellen Wünschen des Telekommunikationsanbieters, zum Beispiel bei der personellen Betreuung der HR-Applikationen in den Rechenzentren, nachzukommen.

Paneuropäische Anpassung

Gleichzeitig wurde der Kunde bei unternehmensinternen Umstrukturierungen unterstützt. Bei der Übernahme des DSL-Anbieters HanseNet migrierte TDS beispielsweise mehr als 800 Mitarbeiterdaten in das bestehende HR-System. „Für uns ist entscheidend, dass der HR-Partner an unserer Seite neue Aufgaben sowohl in quantitativer als auch in qualitativer Sicht mittragen kann“, so Kai Pauli. Ebenso ist auch bei der zunehmend paneuropäischen Aufstellung der Telefónica die Kompetenz des Dienstleisters im Change Management gefragt. Mit der Anpassung der Unternehmensstrukturen an die Muttergesellschaft kommen neue Aufgaben auf den externen Partner zu. Durch anstehende Veränderungen im HR-Bereich müssen Vorgänge im operativen Tagesgeschäft angepasst, länderspezifische Merkmale beachtet und umgesetzt und Prozesse in der HR-Software angeglichen werden. Bei der Überführung des kompletten Employment Lifecycles an das EPSC in Dublin ist gefordert, die Personalverantwortlichen bei der Umstellung zu entlasten und ihnen den Rücken für die strategischen Weichenstellungen freizuhalten. Mit der Einführung eines digitalen Workflows bietet der HR-IT-Dienstleister dem Telekommunikationsanbieter künftig eine noch schnellere Bearbeitung sowie noch mehr Effizienz bei der Prozessgestaltung im Tagesgeschäft.

Ein regelmäßiger, persönlicher Kontakt zwischen Telefónica Germany und dem Team der TDS stellt sicher, dass alle aufgesetzten Prozesse so effektiv wie möglich ablaufen. So werden in vierteljährlichen Treffen Erfahrungen, Fragen und Anregungen ausgetauscht und auf Optimierungsmöglichkeiten hin geprüft.