Elektronisches Lernen in Bestform

Der STRABAG SE Konzern schult weltweit 30.000 Beschäftigte über e-Learning. Unterstützt wird das Unternehmen dabei von Infoniqa, deren e-Learning- und HR-Portal engage! die einfache Erstellung eigener Kurse und einen umfassenden Überblick ermöglicht.

Der europäische Technologiekonzern für Baudienstleistungen STRABAG SE besitzt zahlreiche internationale Tochtergesellschaften und beschäftigt insgesamt 73.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Der Schulungsaufwand für die rund 30.000 Angestellten, die an den weltweiten Standorten tätig sind, ist enorm. Regelmäßig absolvieren die Beschäftigten Web Based Trainings zu Themen wie Compliance, Arbeitssicherheit und interkultureller Kompetenz, um die Unternehmensstandards zu erfüllen und die länderübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern. Diesen Schulungsumfang zu managen, ist eine umfassende und anspruchsvolle Aufgabe.

Portal für regelmäßige Schulungen gesucht

„Vor rund drei Jahren kam von unserer Compliance-Abteilung die Forderung nach verpflichtenden Trainings für die Angestellten zum Thema Compliance. Insgesamt sind das 30.000 internationale Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die in 16 Sprachen alle drei Jahre geschult werden müssen. Da diese Anforderungen und auch der damit verbundene Aufwand komplett neu und sehr umfangreich waren, suchten wir nach einer Softwarelösung, um den Schulungsbetrieb effizient verwalten zu können“, berichtet Mag. (FH) Silvia Simoner, Human Resource Development (HRD), STRABAG SE. Im ersten Schritt sondierte das Unternehmen den Markt nach einer passenden Lösung. „Wir haben uns mehrere Anbieter näher angesehen. Schließlich entschieden wir uns für das e-Learning-Modul von Infoniqa. Da wir keine Insellösung wollten, war das ein logischer Schritt, denn wir nutzen das HR-Portal dieses Anbieters bereits seit 2005 als zentrales System – und das mit Erfolg“, erzählt Mag. (FH) Sonja Simoner.

Umsetzung ganz nach Plan

Das STRABAG SE Management legte einen fixen Zeitrahmen für die Einführung des e-Learning-Projekts fest: Innerhalb eines Jahres musste die Lösung in die Praxis umgesetzt werden. Im Jänner 2012 starteten die Verantwortlichen aus der HRD-Abteilung und Infoniqa mit der Planung des e-Learning Schulungsportals. Bereits Ende Mai konnte mit der konkreten Umsetzung begonnen werden. „Unsere Projektgruppe war interdisziplinär aufgestellt, mit HR- und Compliance-Verantwortlichen sowie IT-Fachleuten. Infoniqa stellte Spezialisten für die e-Learning- und HR-Lösung. Zusätzlich waren auch Experten für das separate Autoren-Tool dabei. Bereits bei den ersten Workshops hat Infoniqa unsere Ideen und Anforderungen schnell aufgenommen und uns sehr gut beraten“, erläutert Simoner. In den nächsten Schritten diskutierte man gemeinsam die Prozesse und Strukturen der Schulungslösung, definierte Abläufe und klärte offene Fragen wie die Anbindung des Autoren-Tools an die e-Learning Plattform. „Bemerkenswert dabei war, dass es nicht einmal eine Handvoll Präsenztermine gab, sondern hauptsächlich Web-Meetings. Bereits im November 2012 konnten wir die Pilotphase starten und die ersten Schulungen in Österreich und Deutschland durchführen“, berichtet Simoner.

Umfangreiches Schulungsprojekt

In weiterer Folge wuchs das e-Learning-Projekt rasch an. „Zug um Zug mussten wir die Ressourcen auf beiden Seiten aufstocken“, so Bechler, die für die eLearning-Technik bei STRABAG SE verantwortlich ist. Im April 2013 startete der Schulungs-Echtbetrieb in Österreich mit rund 4.100 Beschäftigten und im September 2013 auch in Deutschland mit knapp 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. „Dabei haben wir das Personal schrittweise zu der Compliance-Schulung eingeladen, um unseren Support optimal einteilen zu können. Für die überwiegende Mehrheit unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter war dies das erste Mal, dass Sie ein Web Based Training absolvierten. Daher war für uns das Feedback der Anwenderinnen und Anwender besonders wichtig. Bereits wenige Wochen nach dem Start des Echtbetriebes konnten wir eine erste technische Optimierung umsetzen. Damit ist es uns gelungen, die Supportanfragen auf ein Minimum zu reduzieren“, berichtet Bechler. Im Oktober folgten die Standorte in Polen und weiteren Ländern. Mittlerweile wurde die Compliance-Schulung in dreizehn Ländern ausgerollt, weitere fünf sollen bis Jahresende 2014 dazu kommen. „Hier geht es nur noch um den länderspezifischen Content und die Übersetzungen, denn die technische e-Learning-Infrastruktur ist ja bereits vorhanden“, erläutert Bechler.

Mehr Übersicht im Schulungsbetrieb

Bis heute haben rund 84 Prozent der Beschäftigten die Compliance-Schulung absolviert. Zudem wird seit September 2014 das Personal zum Thema Arbeitssicherheit geschult. Für diese verpflichtenden Kurse sind Wiederholungen nach drei Jahren vorgesehen. Das engage! System schickt automatisiert eine E-Mail an die betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und fordert zum neuerlichen Kursbesuch auf. „Das ist überaus praktisch für uns. Wir brauchen die Personen nur ein einziges Mal zur Schulung anzumelden, die Wiederholungseinladungen übernimmt das System für uns. Ebenso nützlich und wichtig sind die Dokumentation des Schulungsabschlusses sowie die Auswertungen, um ein optimales Monitoring sicherstellen zu können“, erzählt Bechler. Darüber hinaus werden freiwillige Kurse zum Thema „interkulturelle Kompetenz“ für die Beschäftigten angeboten. „Hierfür haben wir erstmals das Autoren-Tool ‚Online Studio’ von Infoniqa eingesetzt und den Content selbst erstellt“, erklärt Bechler.

Kurse einfach selbst erstellen

Mit dem Online Studio lassen sich – nach einer kurzen Einschulung – selbstständig Kurse erstellen. „Wir fertigen PowerPoint-Folien im Corporate Design als grafische Grundlage für unsere e-Learning-Kurse an. Diese Folien werden dann automatisch ins e-Learning-Format konvertiert. Danach können die geschulten Autorinnen und Autoren die Testfragen direkt im Online Studio einfügen. Besonders wichtig ist das passende pädagogische und didaktische Konzept, um die Fragen und den gesamten Inhalt schlüssig und verständlich zu gestalten. Aber auch die technische Umsetzung muss passen, etwa die Funktionen der Buttons und Bedienelemente, die Platzierung der Fragen oder die Integration von Animationen. Hier leistet Infoniqa mit ihrer e-Learning-Erfahrung eine wichtige Hilfestellung“, berichtet Bechler. Bevor die Kurse den Beschäftigten angeboten werden, findet immer ein Probelauf im Testsystem statt, bei dem Funktionen und Verständlichkeit, aber auch Kompatibilität mit unterschiedlichen Browsern geprüft werden. „Mit dem Online Studio können wir nicht nur alle e-Learning-Kurse selbst erstellen, sondern auch die virtuelle Abstimmung mit den beteiligten Personen ist nun viel einfacher. Das erleichtert die Teamarbeit“, so Bechler.

Alle Schulungen im Griff

Die Vorteile des zentralen e-Learning- und HR-Systems machen sich bezahlt. „Damit können wir eine große Anzahl an Beschäftigten effizient und nachvollziehbar schulen. Außerdem profitieren wir nun von einheitlichen Prozessen im Weiterbildungsbetrieb. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können selbst entscheiden, wann und wo sie die Kurse absolvieren und in ihrem eigenen Tempo lernen – bei Präsenzschulungen geht das nicht so einfach“, berichtet Simoner. Der Führungskraft bietet das System einen raschen Statusüberblick, etwa wer bereits Kurse absolviert hat und wo noch Bedarf ist. Ebenso lassen sich durch die lückenlose Dokumentation, Reports und Auswertungen erstellen.

Zukünftig noch mehr e-Learning

Mit dem elektronischen Lernen hat STRABAG SE einen Weg eingeschlagen, der in Zukunft ausgebaut werden soll. „Wir wollen das Online Studio von Infoniqa verstärkt einsetzen. Neben neuen eLearning-Kursen wollen wir auch die bestehenden Schulungen, welche in einem anderen Autoren-Tool erstellt wurden, mit dem Online Studio umsetzen. Damit haben wir alle relevanten Prozesse in einem System erfasst, das bringt nochmals Einsparungen bei Zeit und Aufwand“, blickt Simoner voraus.

Mehr zum Konzern STRABAG SE finden Sie unter www.strabag.com