Einsatz der IBT SERVER Technologie von time4you

Wenn es um erfolgreiche E-Learning-Systeme und integrierte Personalentwicklung geht, wird der Gothaer Konzern regelmäßig genannt. Mehrfach ausgezeichnet wurde bislang auch das Qualifizierungsmanagement, welches die Gothaer im Unternehmen einsetzt. Basis dafür ist die IBT SERVER-Technologie von time4you. Aktuell wird das System um verschiedene Komponenten erweitert. Dazu zählen der Ausbau der Self-Service-Funktionen für Teilnehmer (z.B. Hinzufügen von externen Fortbildungen, Namen von der Interessentenliste streichen), die Erweiterung der Funktionen für die Verwaltung von Trainingsanbietern und die Optimierung des Bildungscontrolling/Reporting (neue Berichte zu Trainingsanbietern, Vertreterregelungen und Materialien in Veranstaltungen, Aktualisierung bestehender Berichte). Neu ist auch die Terminfindung für Veranstaltungen als Umfrage und Einrichten der Vertreterbestimmung als Workflow.

Dr. Lorenz Hucke, zuständig für die Bereiche Bildungstechnologien und Bildungscontrolling bei der Gothaer: “Für uns ist die umfassende und nachhaltige Personalentwicklung besonders relevant. Es geht neben dem ROI immer mehr um den ROE, den Return on Expectation. Das bedeutet, dass Bildungsverantwortliche und Personalentwickler drei Kernfaktoren begleiten. 1. Sie lassen den Mitarbeiter an Qualifizierungsmaßnahmen teilnehmen und haben dabei den betriebwirtschaftlichen Effekt im Blick. 2. Sie unterstützen den Qualifizierungsprozess des Mitarbeiters von der Bedarfsklärung bis zur Evaluation. 3. Sie bewerten das Ergebnis und gleichen es mit den Erwartungen und der Bewertung des Mitarbeiters ab. Mit einem durchdachten System, welches alle Kennzahlen sofort strukturiert liefert, kann man diesem Anspruch gerecht werden.“

Das Konzern-Bildungssystem wird nicht als statische Software-Plattform begriffen, sondern als ein lebendes, sich permanent weiterentwickelndes System, das sich täglich aufs Neue im Qualifizierungsalltag bewähren muss. Ergänzend zum Lernmanagement der IBT SERVER-Software (Course Management und Tests) werden die Tools Resource Management (Veranstaltungsmanagement), Business Process Management, Management Information sowie die Module IBT Authoring, IBT Live Collaboration und IBT Assessment genutzt. Für die Personalentwicklung im täglichen Einsatz sind damit die Wissens-Checks (Assessment), das Reporting (auf Teilnehmer-, Termin- und Veranstaltungsebene, Bildungshistorie), Integration der laufenden Verwaltungsprozesse (Business Process Management, Genehmigungsprozess) sowie die Verwaltung von Stammdaten (Hotels, Räume, Tagungsstätten, externe Trainer). Dr. Lorenz Hucke beantwortet die Frage nach dem Aufwand für die unterschiedlichen Nutzergruppen und Aktualisierungen wie folgt: "Machen Sie allen Zielgruppen die Nutzung des System so einfach wie möglich. Sorgen Sie dafür, dass das System die real existierenden Qualifizierungsprozesse unterstützt und nicht umgekehrt diese sich am System orientieren müssen.“

Zahlen und Historie: innerhalb von zwölf Monaten wurde ein Bildungssystem eingeführt, das alle Qualifizierungsprozesse des Gothaer Konzerns unterstützt. Dabei wurde die Trennung zwischen modernen und klassischen Lernformen aufgehoben. Durch den Einsatz des IBT SERVERS konnte das Bildungssystem nahtlos in die Intra- und Extranetze der Gothaer eingepasst werden. So führt eine Anmeldung im Intranet Katalog automatisch zur Buchung im IBT SERVER. Das System bedient rund 5.500 angestellte Mitarbeiter sowie alle etwa 1.800 Agenturen des selbstständigen Außendienstes der Gothaer. Die Mitarbeiter und Führungskräfte verfügen über ein personalisiertes Cockpit, in dem alle relevanten Qualifizierungsprozesse abgebildet und gesteuert werden können. Eine systematische Bildungszielgruppen Analyse und –umsetzung ist seit Start des Bildungssystems Standard: So wurden 2008 automatische Bildungs-Zielgruppen definiert. Es folgten 2009: Produktkategorien und neue Produktarten. Ebenfalls 2009 wurde die Schnittstelle zum elektronischen Kalender implementiert. Seit 2010 gibt es das Cockpit für Orgaleiter- und Agenturinhaber sowie das Compliance-Cockpit. 2011 wurden die konzernweite Trainerdatenbank, das Ausbildercockpit und die Abbildung von Qualifizierungsreihen umgesetzt. Aktuell gibt es für die Mitarbeiter die Automatische Teilnahmebescheinigung zum Selbstausdrucken.

Beate Bruns, Geschäftsführerin von time4you: "Die softwaregestützte Weiterbildung und Personalentwicklung der Gothaer Versicherung wurde von Anfang an komplett auf die Bedürfnisse der internen Kunden ausgerichtet. Hervorragende Benutzerfreundlichkeit, aussagekräftiges Reporting und schlanke Prozesse zeichnen die Lösung aus. Wir freuen uns als Hersteller besonders, dass sich die Gothaer Versicherung für die IBT SERVER-Softwarefamilie entschieden hat - hier können wir unsere Leistungsfähigkeit und Flexibilität täglich neu beweisen. Wir lieben die Herausforderungen anspruchsvoller Kunden wie die Gothaer - nur so können wir uns und unsere Lösungen immer weiter verbessern."