Workflowsysteme

engl.: workflow systems

Ausgestaltungsvariante personalwirtschaftlicher Anwendungssoftware, die sich auf die Optimierung und Unterstützung der Ablauforganisation richtet.

Zentral wird ein Ablaufmanagement arbeitsteiliger Aufgabenbearbeitung in Mehrplatzsystemen übernommen. Dazu werden personalwirtschaftliche Geschäftsprozesse in Mehrplatzsystemen abgebildet und entsprechende Teilaufgaben entlang einer Prozesskette einzelnen Benutzern zugeordnet. Nach der Bearbeitung der Teilaufgabe durch einen Benutzer werden die Arbeitsergebnisse durch das System automatisch an den nächsten Arbeitsplatz weitergeleitet bis der Prozess komplett abgearbeitet ist.

Vor dem eigentlichen Einsatz eines Workflowsystems sind einzelne Prozesse daher zu definieren und zu optimieren, wofür die Systeme ebenfalls Funktionalitäten vorhalten. Als Alternative hierzu finden sich in immer mehr Systemen in nicht unerheblichem Umfang vordefinierte Standardvorgänge, die übernommen beziehungsweise modifiziert und übernommen werden können. Als Voraussetzung für den Einsatz von Workflowsystemen gilt das Vorliegen von strukturierten Arbeitsabläufen und eine relativ hohe Wiederholfrequenz der Arbeitsabläufe.

Zentrale Ziele von Workflowsystemen sind die Beschleunigung der Vorgangsbearbeitung durch Reduktion von Transport- und Liegezeiten sowie die Reduktion von Transport- und Bearbeitungskosten und die Integration arbeitsteiliger Prozesse. Weitere Ziele liegen in der Erhöhung der Transparenz und Kontrolle der Vorgangsbearbeitung, indem mittels so genannter Monitoringfunktionen Abfragen über jeweilige Bearbeitungsstände einzelner Prozesse oder Termintreue einzelner Bearbeiter möglich werden.

Neben einer Software-immanenten Bereitstellung von Workflow-Funktionalitäten kann auch eine Anbindung per se nicht workflowfähiger personalwirtschaftlicher Anwendungssoftware an externe Workflowmanagement-Systeme erwogen werden.