Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte stellt die digitale Version der ehemaligen Mitarbeiterakte in klassischer Papierform dar. Wichtige Informationen zu den einzelnen Mitarbeitern werden in der digitalen Personalakte gesammelt: Neben personenbezogene Unterlagen und Daten, wie z.B. Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag, persönliche Stammdaten und Notfallkontakt, findet man hier auch Informationen für die Lohnabrechnung wie z.B. Sozialversicherungsnummer, Lohn- und Gehaltsbescheinigungen, Anzahl der Kinder für Freibeträge etc. Zusätzliche Unterlagen wie Mitarbeiterbeurteilungen, Personalentwicklungsplan oder Fortbildungszertifikate können ebenfalls der digitalen Personalakte hinzugefügt werden.

Gesetzlich ist nicht festgelegt, welche Mitarbeiterinformationen eine digitale Personalakte enthalten muss. Jedes Unternehmen kann deswegen selbst entscheiden, welche Daten es über die Angestellten sammelt. Allerdings dürfen Krankheitsgründe, sowie Unterlagen eines Betriebsarztes nicht in die Personalakte, da diese Informationen der ärztlichen Schweigepflicht unterliegen.