Wozu Sie Geschäftsprozesse und Workflows benötigen.
Arbeitsprozesse und Workflows braucht jeder, der sich möglichst klaren, effizienten und strukturierten Arbeitsablauf in seinem Unternehmen wünscht. Warum eine Prozessoptimierung sinnvoll ist und worauf man dabei achten muss.
Die Prozessoptimierung ist dafür da, Arbeitsabläufe zu analysieren, zu dokumentieren, Schwachstellen aufzudecken und den Workflow zu optimieren. Zudem sind höhere Qualität und Kosteneinsparung das Ziel. Wir arbeiten uns jetzt durch den Prozess von oben nach unten durch und starten mit der Definition.
Was ist ein Workflow?
Um diese Frage zu beantworten, müssen wir beim Aufbau ganz oben anfangen.
Das ganze Konstrukt nennt sich Geschäftsprozess. Dieser wird zur Erreichung eines Geschäftsziels eingesetzt. Er ist der Oberbegriff und setzt sich aus zwei Ebenen zusammen:
1) Die Prozessebene
Der Prozess ist grundsätzlich eine Abfolge von Aktivitäten bzw. Handlungen, der einen vordefinierten Startpunkt hat und ein Endziel verfolgt, wie etwa die Erstellung eines Dokuments.
2) Die Aktivitätsebene
Um einen einzelnen Prozess zu bearbeiten und abzuschliessen, braucht es unterschiedliche Aktivitäten, die meist von unterschiedlichen Mitarbeitern durchgeführt wird, wie etwa der Informationsbeschaffung für die Erstellung des Dokuments.
Der Workflow
Der Workflow (auf Deutsch: Arbeitsablauf) ist die Automatisierung des oben genannten Prozesses. Die Aktivitäten werden auf kleinste Schritte zerlegt, die etwa festlegen, wer was bis wann mit welchen Hilfsmitteln erledigen muss, damit der Prozess beendet werden kann.
Was der Workflow definieren muss:
- Wer muss was bis wann erledigen?
- Wer muss was wo ablegen?
- Womit wird das gemacht?
Wieso braucht es einen Workflow?
Hat man erst mal einen Workflow im System erstellt, übernimmt dieser den Grossteil der ursprünglich zeitraubenden Aufgaben von einzelnen Mitarbeitern. Arbeitsschritte, die Kommunikation und Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen benötigte, sind jetzt automatisiert und sorgen dafür, dass man für Wichtigeres wieder Zeit hat.
Vorteile von Workflows
+ Erhöhung der Produktivität und Effizienz
+ Reduzierung von Liegezeiten und Fehlern
+ Einfacher Zugriff auf Informationen und Dateien
+ Möglichkeit flexibler Anpassungen in Arbeitsprozessen
+ Sicherstellung der Arbeitsabläufe
+ Weniger Kommunikationsaufwand
+ Festlegung von klaren Verantwortlichkeiten und Rollen
Wie sieht so ein Workflow aus?
Nehmen wir ein Beispiel aus dem Recruiting. Eine Stelle wird ausgeschrieben, es folgen Bewerbungen und Gespräche. Das komplette Vorgehen, das nun folgt, ist grundsätzlich immer dasselbe, nur die Protagonisten ändern sich. Inwiefern lässt sich dieser effizienter gestalten?
Der bisherige Ablauf könnte ungefähr so ausschauen:
© jacando
1) Die Verkaufsabteilung braucht einen neuen Mitarbeiter.
a. Die Jobkriterien und Anforderungen werden durch den Verkaufs-Abteilungsleiter definiert.
b. Das HR formuliert daraus eine Stellenbeschreibung.
c. Der Verkaufs-Abteilungsleiter gibt sein OK.
2) Das HR publiziert die Stelle.
3) Bewerbungen für die Verkaufs-Stelle kommen rein.
a. HR prüft Bewerber.
b. HR schickt mögliche Bewerber an Verkaufs-Abteilungsleiter.
c. Verkauf gibt sein Feedback an HR.
d. HR und Verkauf koordinieren ihre Termine.
e. HR lädt Bewerber ein.
4) HR und Verkauf führen Bewerbergespräch.
5) HR und Verkauf besprechen sich.
6) Es wird entschieden den Bewerber anzustellen.
7) HR führt Vertragsverhandlungen.
8) Neuer Mitarbeiter unterschreibt den Vertrag.
Ein automatisierter Workflow, der etwa mit einer HR-Software gestaltet wird, ist um einiges effizienter und kürzer. 
1) Verkauf braucht einen neuen Mitarbeiter.
a. Verkauf erstellt die Stelle im System inklusive Kriterien.
2) HR schaltet die Stelle gleichzeitig extern und intern auf.
3) Bewerbungen treffen ein (mit der Information über welches Portal
a. Der Software-Algorithmus schlägt vor, welche Kandidaten (auf die Kriterien) passen oder
nicht.
b. HR und Verkauf überprüfen die Kandidaten zeitgleich und in derselben Übersicht durch
Systemzuweisungen. Gibt der eine Feedback, wird der andere automatisch benachrichtigt.
c. Kandidaten werden via Mail eingeladen (Nachrichtenverlauf wird gespeichert).
4) HR und Verkauf führen Bewerbergespräch.
5) Feedback wird direkt durch das System weitergegeben.
6) Vertrag und Mitarbeiter wird automatisch im System erfasst und dokumentiert.
a. Kandidat unterschreibt den Vertrag.
Durch die Erstellung im System ist der Kandidat bereits eingespeist und kann nun als Mitarbeiter-Akte angelegt werden. Der ganze Nachrichtenverlauf und die Unterlagen aus dem Recruiting-Prozess sind hier weiterhin sichtbar. Durch den Recruiting-Workflow kann gleich der nächste Workflow für das Onboarding gestartet werden und verschiedene Schritte können parallel laufen.
Diese Prozesse hat das Match-Tool von jacando bereits automatisiert und lässt Ihnen mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge. Um einen 30-minütigen-Einblick zu erhalten, fordern Sie jetzt einen kostenlosen Demo-Account an.