Unterstützung und Optimierung von Arbeitsprozessen durch Software
In Zeiten, in denen in vielen Branchen ein starker Preiskampf herrscht, sind die innerbetrieblich anfallenden Kosten eine der wichtigsten Stellschrauben, um wettbewerbsfähig zu bleiben und den Gewinn und damit auch die Zukunft des Unternehmens zu sichern. Eine große Bedeutung hat hierbei der Einsatz von Software für die effiziente Gestaltung von Arbeitsprozessen.
Prozessoptimierung im HR-Bereich
Wie Studien zeigen, kommt es im Personalbereich insbesondere darauf an, das Zusammenspiel zwischen der HR-Abteilung, den Führungskräften und den internen Kunde möglichst effizient und effektiv zu gestalten. Hilfreich ist hierbei eine HR-Software, die diese Anbindung möglichst weitgehend optimiert. Dies beginnt bei elektronischen Urlaubsanträgen, die automatisch über die Software abgezeichnet und an die Personalabteilung weitergeleitet werden und endet noch lange nicht bei der gemeinsamen Einsichtnahme von Recruitern, Fachbereichs- und Abteilungsleitern und Personalentscheidern in eingegangene Bewerbungsunterlagen. Nach und nach verlagert sich die Arbeit trotz der umfangreichen Diskussionen im Datenschutzbereich immer mehr in die Cloud – ein Schritt, den man auch im Hause SAP längst geht, mit „Core HR“. Erreicht wird dadurch eine noch bessere Verzahnung der verschiedenen Bereiche, ein effizienter Datenaustausch und reibungslose Abläufe, in denen jeder Mitarbeiter jederzeit über den aktuellen Bearbeitungsstand informiert ist.
Prozessoptimierung mit Software auch in anderen Bereichen
Natürlich greift Software längst nicht nur im HR-Bereich unterstützend in Arbeitsprozesse ein. In nahezu jedem Unternehmensbereich lassen sich Prozesse durch Softwareunterstützung vereinfachen. Ein gutes Beispiel ist das Energiemanagement, bei dem sich durch geeignete Software sämtliche Energiethemen des Unternehmens auf einen Blick verfolgen lassen. Spätestens seit die Energiepreise stetig steigen, Unternehmen auch ihrer ökologischen Verantwortung gerecht werden sollen und das Energiedienstleistungsgesetz (EDL-G) weitreichende staatliche Anforderungen stellt, rückt das Energiemanagement für immer mehr Unternehmen in den Fokus der Betrachtung. Ein Energiemanagementsystem, kurz EnMS, nach DIN EN ISO 50001, wird nicht nur staatlich gefördert, sondern erfüllt eine Vielzahl von Funktionen:
- Transparenz bezüglich der Energieverbräuche und des Energieeinsatzes
- Optimierung der Prozesse und Anlage
- Aufdeckung von Effizienzpotenzialen
- Reduzierung von CO2-Emissionen
- Kontrolle von Einsparmaßnahmen
Weitere Informationen zum Thema softwaregestütztes Energiemanagement sind unter http://energy.gildemeister.com/de/einsparen/energiemanagement-iso-50001-din-en-16247-1 oder bei der Initiative EnergieEffizienz zu finden.
Mitarbeiter richtig schulen, Effekte ausnutzen
Die Erfahrung lehrt, dass selbst die beste Prozesssoftware nicht ihre volle Wirkung erzielen kann, wenn die Mitarbeiter deren Funktionen nur unzureichend verwenden oder sich deren Nutzen überhaupt nicht bewusst sind. Deshalb sollte im Rahmen der Einführung von neuen Softwareprodukten, die die Arbeitsprozesse verschlanken und optimieren sollen, stets auf die adäquate Schulung der Mitarbeiter geachtet werden. Wichtig ist dabei auch, die Akzeptanz des Programms bei den Arbeitnehmern zu fördern, damit diese das Tool im Alltag wie eine Selbstverständlichkeit ansehen. Spätere Fortgeschrittenen-Seminare, die immer wieder spezielle Features der Software aufgreifen, können sich als sinnvoll erweisen.