Studie: HR Outsourcing – in Österreich kein Fremdwort

Eine aktuelle Studie von effect Personalmanagement zeigt, dass immer mehr Dienstleistungen ausgelagert werden. Auch Geschäftsprozesse sind von diesem Trend nicht mehr ausgenommen.

Gute Mitarbeiter zu finden und an das Unternehmen zu binden, ist nach wie vor eine Herausforderung. Allerdings bleibt den Personalisten für diese Aufgaben wenig Spielraum. Das Verlagern von Geschäftsprozessen an einen externen Dienstleister (HR Business Process Outsourcing, HR BPO) wird deshalb zunehmend zur Alternative.

Doch wie sieht die Praxis in den Personalabteilungen in Österreichs Unternehmen aus? Welchen Status nimmt das HR BPO bereits heute ein und wie sehen die Pläne der Personalverantwortlichen für die Zukunft aus? Antworten auf diese und weitere Fragen gibt eine aktuelle Studie, welche die effect Personalmanagement GmbH gemeinsam mit dem Institut für Personalund Wissensmanagement der FHWien- Studiengänge der WKW konzipiert und durchgeführt hat. Teilnehmer waren HRVerantwortliche aus ca. 120 österreichischen Unternehmen, sowohl mittelständischen als auch großen.

Die Studie zeigt: Fast die Hälfte der befragten Unternehmen beschäftigt sich bereits intensiv mit dem HR Outsourcing. Schon über 22 % haben eine oder mehrere Dienstleistungen ausgelagert. Gesprächsgegenstand ist diese Option bei mehr als 27 %. Bislang noch nicht in Frage kam das Auslagern von Personalaufgaben für knapp die Hälfte der Teilnehmer. Hier ergibt sich also noch ein erhebliches Potenzial. Dies bestätigt auch die Studie, denn für die Zukunft ergibt sich schon ein anderes Bild: Über 31 % der befragten Unternehmen können sich vorstellen, künftig erstmals Geschäftsprozesse oder weitere Dienstleistungen auszulagern.

Outsourcing ist Überzeugungssache

Was spricht in den Unternehmen derzeit noch gegen das Outsourcing von Personalaufgaben? Hier brachte die Umfrage ein etwas überraschendes Ergebnis zutage. Bei über 46 % sind nicht sachliche Argumente für das Outsourcing ausschlaggebend, sondern die persönliche Überzeugung des Topmanagements. Entsprechend vertrat über ein Drittel der Umfrageteilnehmer die Meinung, Outsourcing werde in ihrem Unternehmen nur dann zu einer Option, wenn sich die persönliche Überzeugung der Entscheidungsträger ändere. Weitere fast 20 % sehen eine Chance für Outsourcing nur in Verbindung mit einem Wechsel des Top- Managements oder des Eigentümers. Das zweite Argument gegen das Auslagern bezieht sich auf die Kostenfrage. Weit verbreitet (bei über 40 %) scheint hier die Skepsis in Bezug auf die Kostensenkungen zu sein, die sich durch das Auslagern von Personalprozessen ergeben – eine Einschätzung, die allerdings bei den Befragten in den seltensten Fällen auf eigenen Erfahrungen beruht.

Nicht nur die Kosten zählen

Dabei ist gerade das Motiv, die Kosten reduzieren zu wollen, traditionell eines der wichtigsten Argumente für auslagerungswillige Firmen. Das zeigt in gewisser Hinsicht auch die vorliegende Studie, bei der die Kostensenkung mit 26 % aller Nennungen immer noch an erster Stelle steht. Allerdings scheint sich hier ein Paradigmenwechsel abzuzeichnen: Fast ebenso weit oben steht nun der Wunsch, externes Know-how nutzen (fast 24 %) und sich auf das Kerngeschäft konzentrieren zu wollen (19 %) – vgl. Grafik.

In welchen HR-Gebieten lagern Unternehmen Geschäftsprozesse aus? Aktueller Spitzenreiter bei den Studienteilnehmern ist das Seminarmanagement (10,5 %), gefolgt vom Betrieb von HR-Systemen (9,1 %) und der Lohn- und Gehaltsabrechnung (8,2 %). Neben dem klassischen Aufgabenfeld Entgeltabrechnung denken die Personalabteilungen darüber nach, in Zukunft vermehrt auch andere Prozesse auszulagern. Hier stößt insbesondere das Bewerbermanagement (7,1 %) auf großes Interesse, erst dann folgt die Lohn- und Gehaltsabrechnung (5,2 %). Weiteres Auslagerungspotenzial sehen die Unternehmen beim Seminarmanagement.

Ob das HR BPO ein Erfolg wird, hängt ganz entscheidend von der Wahl des richtigen Partners ab. Bei den Kriterien hierfür steht die Kompetenz eindeutig an erster Stelle: Das gilt sowohl für das Know-how in allen Fragen rund um die Personalarbeit (ca. 22 % aller Nennungen), zum anderen für das Branchenwissen (15 %). Eine wichtige Rolle spielen allerdings auch Referenzen sowie das Preis- und Verrechnungsmodell. Auch hier zeigt sich, dass der Kostenaspekt für die Unternehmen nicht die oberste Priorität hat.

Wohin geht der Trend?

Bei den Tendenzen im Personalwesen liegt mit insgesamt 50 % aller Antworten ein klarer Fokus auf dem zunehmenden Fachkräftemangel und den damit verbundenen Problemen: wachsender Bedarf an hoch qualifizierten Arbeitskräften, Mangel an geeignetem Nachwuchs und die Abwanderung guter Mitarbeiter. In engem Zusammenhang stehen hier Themen wie der demografische Wandel und die damit verbundene notwendige Förderung älterer Arbeitnehmer. Schließlich scheint der wachsende Druck, qualifizierte Mitarbeiter zu finden, auch generell zu deren Wertschätzung beizutragen.

Sachbezogene Themen wie die Expansion in osteuropäische Länder, verstärkte Nutzung von Shared Service Centern, externe Beratung im Bereich Weiterbildung oder Seminaranmeldungen spielen hingegen eine eher geringere Rolle.