Social Media Netiquette in Unternehmen?
Unternehmen auf dem Weg zur Social Media Guideline
Mit den sozialen Netzwerken bekommen Unternehmen und Organisationen neue Möglichkeiten in direkte Kommunikation mit ihrer Zielgruppe zu treten. Sobald sich Unternehmen mit ihren Social Media Aktivitäten konkreter beschäftigen, tauchen jedoch diverse Fragen und Unsicherheiten auf. Insbesondere Mitarbeiter vertreten ihr Unternehmen in der Außendarstellung, vor allem dann, wenn sie als Angehörige des Unternehmens auftreten. Im Umkehrschluss bedeutet es, dass alle Äußerungen auch auf das Unternehmen zurückfallen – rechts- und imagewirksam. Daher ist es unabdingbar, eigene Empfehlungen und Regeln für alle Mitarbeiter aufzustellen. Natürlich bedeutet das für die HR-Abteilung und die Unternehmenskommunikation folgendes: Prozesse und klare Rahmenrichtlinien müssen klar definiert werden, damit die Mitarbeiter in die Web 2.0 Tools und die Social Media Strategie sinnvoll eingebunden werden können.
Mit einer Social Media Guideline werden Richtlinien zusammengefasst, die das Verhalten der Mitarbeiter im Internet und speziell im Umgang mit Social Media Anwendungen regeln. Diese Regeln können nur dann sinnvoll sein und ihren Zweck erfüllen, wenn folgende Voraussetzungen geschaffen sind:
1. Medienkompetenz: Die Mitarbeiter verstehen das Internet und die Zusammenhänge des Web 2.0.
2. Motivation: Die Wichtigkeit der Richtlinien für das Unternehmen und die private Nutzung ist den Mitarbeitern bekannt.
3. Vertrauen: Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern vertrauen, so viel Handlungsspielraum wie möglich einräumen und dazu ermutigen, moderne Kommunikationskanäle aktiv zu nutzen.
Es ist immer ratsam, neben Mitarbeitern auch Juristen bei der Erstellung einer Social Media Guideline, insbesondere beim Regelwerk, mit einzubeziehen. Somit können die Do’s and Dont’s der Mitarbeiter gemeinsam erarbeitet und (unter anderem auch juristisch) reglementiert werden. Das Unternehmen kann damit den optimalen Spielraum für seine Angestellten schaffen. Die Social Media Guideline sollte vor diesem Hintergrund auch nicht ausschließlich aus dem Blickwinkel einer Person gefertigt werden. Viel mehr empfiehlt es sich, eine enge Abstimmung zwischen Juristen und den verantwortlichen Mitarbeitern des Unternehmens zu erreichen. Nur so kann gewährleistet werden, dass das Unternehmen auf der einen Seite das volle Potential seiner Mitarbeiter ausschöpft und auf der anderen Seite alle juristischen Hürden meistert. Das Regelwerk (Policy) sollte rechtskräftig ins Unternehmen eingebunden werden. Dabei ist es empfehlenswert, das Regelwerk unterschreiben zu lassen, um beide Vertragspartner (Unternehmen und Mitarbeiter) abzusichern.
Für personalmanagement.info hat queo folgende Checkliste erstellt:
CHECKLISTE FÜR SOCIAL MEDIA GUIDELINES IM UNTERNEHMEN
1. Ihr Leitfaden (Guideline) besteht aus Geboten, nicht aus strikten Regeln:
Achten Sie darauf, dass Ihre Guidelines eher als Gebote fungieren und als solche von Ihren Mitarbeitern aufgefasst werden. Guidelines sollen zum Mitmachen motivieren, unterstützen und erklären.
2. Ihr Regelwerk (Social Media Policy) ist verständlich und praktisch anwendbar:
Stellen Sie sicher, dass in Ihrer Social Media Policy alle Verhaltensweisen, Zulässigkeiten und Verbote klar geregelt sind. Entscheiden Sie dabei selbst, ob Ihre Social Media Policy Bestandteil Ihres Arbeitsvertrages werden soll
3. Ihre Social Media Guidelines sind integrativer Bestandteil Ihrer Strategie:
Guidelines als integrativer Bestandteil der Social Media Strategie können für einen sinnvollen und Nutzen stiftenden Umgang mit Social Media sensibilisieren und somit zum Mitmachen motivieren.
4. Konkrete Regeln für Umgang mit Social Media sind verständlich ausformuliert:
Formulieren Sie konkrete Regeln kurz und prägnant aus. Folgende Beispiele sollten, zumindest sinngemäß, in Ihrer Social Media Policy enthalten sein: „Beachte beim Schreiben die Urheberrechte von Texten und Mediadaten.“, „Beachte, dass interne und vertrauliche Informationen strenger Geheimhaltung unterliegen.“ „Achte darauf, dass deine Inhalte der Wahrheit entsprechen, Wettbewerber nicht verunglimpft werden und vermeide Streit und unsachliche Diskussionen in den Kommentaren. Schreibe nur für dich selbst, nie für das Unternehmen.“
5. Ihre Mitarbeiter sind zum Mitmachen motiviert:
Lassen Sie Social Media zu einem wichtigen Teil Ihrer Unternehmenskultur werden. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und schaffen Sie auch für Ihre Mitarbeiter Anreize zum Mitmachen. Beziehen Sie sie von Anfang mit ein, stehen Sie bei Fragen zur Verfügung, unterstützen Sie und begründen Sie Ihre Maßnahmen.
PS: Aus der Guideline in Textform, die ihrer Aufgabe nach schlicht gestaltet sind, kann man mit einigen kreativen Kniffen aufsehenerregende Formate erzeugen. Welche Best Practises besonders gut ankommen? Die einzelnen Guidelines und Strategieempfehlungen sind im Whitepaper „Social Media Guidelines“ nachzulesen. Infografik Strategieprozess und weiterführendes Material kann über presse@queo-group.com angefordert werden.