Professionelles Outsourcing von Dienstleistungen - die Hintergründe

Der Begriff Outsourcing stammt aus dem Englischen und kann ungefähr mit "Quelle von außerhalb" übersetzt werden. Damit ist gemeint, dass Firmen bestimmte Dienstleistungen nicht selbst übernehmen, sondern von einem Drittanbieter erledigen lassen. Dabei kann es sich um einzelne Teilbereiche oder einen kompletten Geschäftsprozess wie z.B. die Lohnverrechnung oder die Buchhaltung handeln. Als Outtasking bezeichnet man das Auslagern zeitintensiver, administrativer Tätigkeiten wie die Annahme von Anrufen. Schließlich wirkt es unprofessionell, wenn Unternehmer während ihrer Teilnahme an einem Meeting nicht erreichbar sind. Ein professioneller Telefonservice übernimmt den Anruf und informiert den Kunden über verschiedene Kanäle.

Wie professioneller Telefonservice funktioniert

Im heutigen digitalen Zeitalter wird ständige Erreichbarkeit vorausgesetzt. Doch es ist für Chefs und Mitarbeiter eines Unternehmens nicht immer möglich ans Telefon zu gehen. Wer die Annahme von Anrufen auslagert (siehe dazu Ebuero.de), hat dazu mehrere Optionen zur Wahl. Es ist z.B. möglich, nur bei besetzter Leitung den Anruf umleiten zu lassen oder wenn nach einer festgesetzten Zeit nicht entgegengenommen wird. Außerdem besteht die Möglichkeit, dass alle Anrufe beim Outsourcing Partner landen. Gerne lassen Firmen nur gewisse Personen direkt durchstellen oder die Anrufer gleich an die richtigen Abteilungen weiterleiten. Egal für welche Möglichkeit sich Kunden entscheiden, die relevanten Informationen stellt das Telefonservice nach jedem Gespräch per SMS, Fax oder E-Mail bereit. Besonders praktisch ist die App für iOS und Android. Je nach Vereinbarung nimmt die Telefonzentrale auch fremdsprachige Anrufe entgegen oder führt den Terminkalender. In diesem Fall werden Datum und Uhrzeit sofort in den Kalender der App eingetragen.

Outsourcing von Dienstleistungen bietet viele Vorteile

Wenn das Telefon ständig klingelt, kann sich kaum jemand auf die anfallende Arbeit konzentrieren. Nicht nur die Beantwortung des Anrufs kostet Zeit, außerdem dauert es einige Zeit bis man sich danach wieder in die ursprüngliche Tätigkeit eingefunden hat. Durch das Klingeln wird nicht nur der zuständige Mitarbeiter, sondern auch Kollegen im selben Raum gestört. Fallen Anrufe weg, können sich Chefs und das Personal mit dem Kerngeschäft befassen. Das trägt maßgeblich zur Produktivitätssteigerung bei. Ein weiterer Grund warum sich immer mehr Unternehmen für Outsourcing entscheiden ist die finanzielle Komponente. Anstatt neues Personal einzustellen, das sich z.B. mit der Annahme von Anrufen oder der Buchhaltung beschäftigt, werden diese Tätigkeiten Spezialisten übergeben. In manchen Bereichen fehlt außerdem das nötige Know-How, um Umstrukturierungen durchzuführen oder neue Prozesse zu etablieren. Ein Beispiel dafür ist die ständig im Wandel begriffene IT. Auch Marketingagenden auszulagern macht Sinn: immerhin kostet die Gestaltung kreative Kampagnen sowie das Monitoring des Erfolgs viel Zeit.

Für welche Unternehmen Monitoring geeignet ist

Firmen in jeder Größe profitieren von Outsourcing. Die Auslagerungen bestimmter Dienstleitungen erleichtert z.B. den Arbeitsalltag von Startups. Die rasch wachsenden, neu gegründeten Unternehmen reagieren flexibel und zeichnen sich durch ihre innovativen Ideen aus. Damit der Kreativität jedoch nicht unter der Last administrativer Tätigkeiten leidet, lohnt es sich Telefonservice und andere Dienstleistungen von außen in Anspruch zu nehmen. Außerdem kommen Startups in der Regel mit wenig Personal aus, das meist nicht alle Bereiche übernehmen kann. Doch auch etablierte Klein- und mittelständische Betriebe entdecken Outsourcing für sich, unter anderem lassen sie ihre IT von Fremdfirmen warten. Großkonzerne sind es schon länger gewohnt zeitaufwendige Arbeiten auszulagern. Neben der Anrufannahme zählen auch das Texten und die grafische Gestaltung von Homepage und Printwerbung sowie die Buchhaltung zu jenen Bereichen, die firmenexterne Mitarbeiter übernehmen.