Personalkommunikation: Das System im System im Griff behalten

Glaubt man dem Systemtheoretiker Niklas Luhmann, dann ist erfolgreiche Kommunikation eher unwahrscheinlich. Seinen Ausführungen nach ist erfolgreiche Kommunikation – sofern sie denn gelingt – nicht auch gleichbedeutend mit sinnvoller Kommunikation, also einem zielführenden Austausch zwischen Dialogpartnern. 

Sollten Führungskräfte es dann nicht lieber ganz sein lassen und nicht so viel Energie und Zeit in umfassende Kommunikationsprozesse stecken?

Nun ja, von Paul Watzlawick haben wir gelernt, dass man nicht nicht kommunizieren kann. 

Wenn wir den Theorien und ihren Aussagen ein Grundmaß an Vertrauen schenken, was braucht es dann, damit die Kommunikation zwischen Führungskraft und Mitarbeiter nicht nur erfolgreich, sondern auch sinnvoll ist? Wie können Führungskräfte gut mit ihrem Team kommunizieren?

Einige der nachfolgenden Überlegungen zu Beobachtungen aus der täglichen Kommunikationspraxis können vielleicht hilfreich sein.

Kommunikation dient einem Zweck!

Wozu findet Kommunikation statt? Diese zunächst vielleicht merkwürdig anmutende Frage, macht sicherlich dann Sinn, wenn man sich einmal die Gesprächssituation von Besprechungen vergegenwärtigt. Wenn es gut läuft, gibt es eine Tagesordnung, die darüber informiert, welche Themen besprochen werden sollen, ggf. auch wie lange man über den jeweiligen Tagesordnungspunkt sprechen möchte.

Was in den meisten Fällen jedoch fehlt, ist die jeweilige Intention: sollen beispielsweise Informationen ausgetauscht, Entscheidungen getroffen, Rückmeldungen gegeben oder Vor- und Nachteile diskutiert werden. Erst wenn sich Führungskräfte über den Zweck (die Intention) im Klaren sind, können sie ihre Kommunikation so gestalten, dass sie erfolgreich und sinnvoll wird.

Kommunikation braucht Regeln!

In der Kommunikation mit ihren Teams unterschätzen Führungskräfte oft den Einfluss ihrer Rolle als Führungskraft. Offene Diskussionen über Lösungen in der Gruppe verschieben sich, wenn sich der Chef zu Wort meldet. Seinem bzw. ihrem Wort kommt in den meisten Fällen mehr Bedeutung zu, gerade wenn es darum geht, sich für oder gegen eine Alternative zu entscheiden. 

Führungskräfte sollten daher zum einen deutlich machen, in welcher Funktion sie in einer Gesprächsrunde mit ihrem Team kommunizieren: als Entscheider, als Moderator oder als fachkundiges Teammitglied. Zum anderen sollten sie festlegen, wie und in welcher Form die Teamkommunikation stattfinden wird. Das können Regelungen sein, wie die Teamkommunikation zwischen Besprechungen gestaltet sein sollte, z. B. wenn die Teammitglieder nicht alle an dem gleichen Standort tätig sind. Es sind aber auch Regeln und Prinzipien, die innerhalb einer Besprechung gelten, vom „Ausreden lassen“ bzw. „Handy ausschalten“ bis zum Einhalten von Regeln im Rahmen bestimmter Methoden wie beispielsweise „Keine Bewertung von Ideen beim Brainstorming“. Übrigens, auch an diesen Festlegungen kann man das eigene Team beteiligen!

Führungskräfte, die es schaffen, dass sich ihr Team mit Hilfe solcher Regelungen selbst führt, entlasten sich enorm in Bezug auf die eigene Führungsarbeit und müssen nicht die ungeliebte Rolle des „Mahners“ und „Erinnerers“ übernehmen. 

Kommunikation braucht Anlässe!

Anlässe für Personalkommunikation können formaler und informeller Natur sein. Als formale Anlässe kann man die klassischen Mitarbeitergespräche wie Zielvereinbarungs- oder Entwicklungsgespräche aber auch regelmäßig angesetzte Teamberatungen oder Projektbesprechungen ansehen. Zeit- und Vorbereitungsaufwand variieren hier je nach Anlass. Gerade im Rahmen neuerer Projektmanagementverfahren wie beispielsweise Scrum sind regelmäßige Anlässe mit unterschiedlicher Intention zentraler Bestandteil des Prozesses. 

Informelle Anlässe erstrecken sich vom „Tür-und-Angel-Gespräch“ über den Plausch in der Raucherpause bis hin zur Diskussion während des Rundgangs durch die Produktion. 

Führungskräfte sollten sich dieser unterschiedlichen Kategorien von Anlässen bewusst sein. Es gilt eine Sensibilität dafür zu entwickeln, wann das Thema eines „Tür-und-AngelGespräches“ ein Tagesordnungspunkt für die nächste Teamberatung oder ein Mitarbeitergespräch werden muss. 

Um die Kommunikation mit dem Team zu verstetigen und damit zu verbessern kann es für Führungskräfte hilfreich sein, Anlässe für Kommunikation zu suchen. Dabei übertrumpft die Häufigkeit die Dauer: also lieber häufiger, fokussiert und kurz als selten und dafür überladen in Bezug auf Zeit und Themen.

Gerade die Verbindung von Anlass, Zweck und Regeln der Kommunikation kann den Unterschied machen zwischen „sinnvoll und zielführend“ einerseits und „Verschwendung von Ressourcen“ andererseits! 

Viel Erfolg bei Ihrer weiteren sinnvollen Kommunikation mit und in Ihrem Team!

Autorin: Maike Jacobsen, Redakteurin des Fachportals PERWISS, Beraterin für Personal- und Organisationsentwicklung (MA&T Organisationsentwicklung GmbH)