Perfekte Oberflächentechnik braucht Tiefgang

Geniale Ideen basieren auf Effizienz. Wer die Welt der Oberflächen wirklich verstehen will, braucht einen ausgezeichneten Lehrmeister. Die Experten der AHC Oberflächentechnik GmbH haben ihn gefunden: Die Natur mit ihrer Erfolgsgeschichte ist in ihrer Vielfalt eine einzigartige Quelle der Inspiration für das Unternehmen. Sie wird genutzt, um bestehende High-Tech-Produkte für Branchen wie Automobilindustrie, Luft- und Raumfahrt, Medizin-, Elektrotechnik und Maschinenbau permanent weiter zu entwickeln.

Um die Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu sichern sowie dem eigenen Anspruch von Qualität und Effizienz auch nach innen gerecht zu werden, war man auf der Suche nach einer ganzheitlichen Lösung zur Verbesserung der Personalprozesse. Diese sollte Abhilfe bei einer Vielzahl von administrativen und fehleranfälligen Prozessen schaffen und gleichzeitig flexibel und zukunftssicher sein. Zudem galt es ein intuitiv bedienbares und selbsterklärendes System, das ohne großen Schulungsaufwand eingeführt werden kann, zu finden. Dezentrale Datenbestände sollten vollständig in ein System integriert werden und die
parallel, manuell gepflegten Listen sowie das bisherige Zeitwirtschaftssystem ablösen. Heute setzt AHC auf ein modernes, IT-gestütztes Workforce Management. So gelingt es dem Unternehmen, Prozesse kontinuierlich zu optimieren und für mehr Transparenz zu sorgen. Das schafft die Basis, um gewerbliche und nicht gewerbliche Mitarbeiter über Self Services aktiv in die Arbeitszeitgestaltung einzubinden und mittelfristig auch die Planungsqualität der rund 600 Mitarbeiter in der Produktion durch eine bedarfsoptimierte Personaleinsatzplanung zu steigern.

"Unser Unternehmen prägt maßgeblich die Weiterentwicklung hochmoderner und komplexer Oberflächenstrukturen. Und auch bei unserer Personalarbeit setzen wir auf Innovationskraft und Zukunftsfähigkeit. Diese Strategie wird durch unsere moderne Workforce Management Lösung optimal unterstützt. Sie gibt uns die Sicherheit, bei Marktschwankungen jederzeit flexibel und zeitnah reagieren zu können – was bei einem international tätigen Oberflächenspezialisten erfolgskritisch ist."
Gerald Löhrer, Kaufmännischer Leiter

Mehr Transparenz, mehr Vertrauen, mehr Leistung
Das vorherige Zeitwirtschaftssystem wurde den veränderten Ansprüchen nicht mehr gerecht. Bei der dezentralen Unternehmensstruktur führte das dazu, dass wichtige Zeitwirtschaftsprozesse außerhalb des bestehenden Systems manuell verwaltet werden mussten. Dies betraf insbesondere die Zeiterfassung und -bewertung der Bereitschaftsdienste, geringfügig Beschäftigte und Leiharbeitnehmer. Durch die manuelle Übertragung von parallel geführten Listen in das bestehende System und die damit verbundene Mehrfachpflege, war die Fehleranfälligkeit hoch. Transparenz und Datenaktualität waren unzureichend, hohe administrative Aufwände waren üblich. Mit dem integrierten Arbeitszeitmanagement von ATOSS konnten die Prozesse der Zeitbewirtschaftung für alle Mitarbeiter vereinheitlicht und automatisiert werden. Heute werden über Werksgrenzen hinweg sämtliche Arbeitszeiten in einem System erfasst, mit den korrekten Zuschlägen automatisch bewertet und an das Lohn- und Gehaltssystem übermittelt.

Self Services für alle
Die Abwicklung unterschiedlichster Antragsarten – wie Urlaub, Dienstreisen, vergessene Buchungen – waren vor der ATOSS Lösung papierbasiert, wurden manuell bearbeitet und beinhalteten eine Vielzahl an Bearbeitungsschritten. Die Prozessdauer eines Antrags von durchschnittlich einer Woche wurde dank browserbasierter Beantragungs- und Genehmigungsprozesse auf 4 Minuten reduziert. Mit dem ATOSS Employee & Manager Self Service haben alle Mitarbeiter und Manager jederzeit Einblick in Arbeitszeitnachweise, Saldenstände und den Fehltagekalender. Auch Produktionsmitarbeiter profitieren durch „Zeitwirtschafts-Terminals“ von der gewonnenen Transparenz und sind ebenso aktiv in die Personalprozesse eingebunden wie Mitarbeiter mit eigenem PC am Arbeitsplatz.

Optimierungspotenziale im Fokus
Die dezentrale Unternehmensstruktur der AHC führte im Controlling, bei Auswertungen und der internen Kommunikation zu langsamen, manuellen Prozessen. Vor der ATOSS Lösung konnten Ad-hoc-Auswertungen nur mit hohem Aufwand erstellt werden. Abteilungs- und funktionsübergreifende Vergleiche waren nur schwer möglich. Aufwand und Fehleranfälligkeit – z.B. bei der verursachungsgerechten Erfassung und Zuordnung der Arbeitszeit auf Kostenstellen – waren hoch. Eine vergessene oder verspätete Weitergabe von Informationen führte zu falschen Lohnabrechnungen, standortübergreifenden Abstimmungen und aufwändigen Korrekturprozessen. Nun steigern proaktive und automatische Benachrichtigungen die Transparenz. Sie gewährleisten eine fehlerfreie, konsistente und ressourcenschonende Abwicklung der Lohnabrechnung und Ein-/Austrittsprozesse. Damit wurden Kommunikations- und Informationsabläufe zwischen der Personalabteilung und den Standorten erheblich beschleunigt und optimiert. Per Knopfdruck werden heute komplexe und dynamische Auswertungen direkt in der ATOSS Lösung gefahren. Diese Auswertungen sind stets aktuell, da auf den gesamten und integrierten Datenbestand zugegriffen wird. Umfangreiche Analysen von Zeitbuchungen, Saldenständen und Kostenstellen, wie zum Beispiel die geleistete Arbeitszeit eines Mitarbeiters auf bestimmten Arbeitsplätzen, helfen bei der Identifizierung von Optimierungspotenzialen.

Fit für die Zukunft
AHC baut ihr Workforce Management konsequent aus. Nach den Niederlanden werden weitere europäische Standorte folgen. Die Personaleinsatzplanung wird unternehmensweit eine salden- und kostenoptimierte Planung der Produktionsmitarbeiter ermöglichen – über Bereichsgrenzen hinweg. Weitere Themen sind eine gerechtere Jahresurlaubsplanung sowie schnellere Reaktionszeiten bei auslaufenden Qualifikationen der Mitarbeiter.

ATOSS LÖSUNG
• Arbeitszeitmanagement
• Workflow Management
• Employee & Manager Self Service
• Personaleinsatzplanung
• Kostenstellenmanagement
• Aufgabenmanagement
• Schnittstelle zu DATEV Lodas

ERGEBNISSE
• Freie Ressourcen für wertschöpfende Tätigkeiten von rund 1.500 Std./Jahr
• Steigerung der unternehmensweiten Transparenz
• Werksübergreifende Vereinheitlichung von zeitwirtschaftlichen Prozessen
• Verbesserte Mitarbeiterintegration und -zufriedenheit durch Self Service Lösung
• Optimierung von Kommunikationsprozessen zwischen HR-Abteilung und Standorten
• Durchschnittliche Prozessbeschleunigung bei Auswertungen und Analysen um 50 %
• Geringer Schulungsaufwand dank intuitivem System