Onboarding der Mitarbeiter richtig gemacht

"Der erste Eindruck zählt" - diese altbekannte Weisheit gilt im privaten wie im beruflichen Umfeld. Sie inspiriert immer mehr Unternehmen dazu, dem Onboarding-Prozess eine höhere Priorität als in der Vergangenheit einzuräumen. Denn eine gelungene Einarbeitung neuer Mitarbeiter fördert die interne Produktivität und senkt Kosten, die durch ein schlechtes Arbeitsklima und in weiterer Folge eine starke Personalabwanderung entstehen. Wir zeigen Ihnen, was es dabei zu beachten gilt.

Was ist mit Onboarding gemeint?
Onboarding ist ein wichtiger Bestandteil von Personalmanagement. Es bezieht sich auf einen mehrstufigen Prozess der Aufnahme und Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Sein primäres Ziel besteht darin, neue Mitarbeiter in den Arbeitsplatz sowie in eine gelebte Unternehmenskultur einzuführen, wobei technische und sozio-emotionale Aspekte streng zu berücksichtigen sind. Das Gegenteil von Onboarding ist Offboarding, das die Trennung vom Unternehmen begleitet. Beiden Prozessen kommt eine besondere Rolle in einem gut funktionierenden Personalmanagement zu, das sich nicht auf die tägliche Personalorganisation, -betreuung und -beurteilung reduziert.

Warum ist Onboarding so wichtig?
Onboarding determiniert den wirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen, die auf fachlich hochqualifizierte, motivierte und loyale Mitarbeiter angewiesen sind. In Zeiten des Fachkräftemangels und einer beruflichen Mobilität gewinnt Onboarding stark an Einfluss. Die Unternehmen fühlen sich dazu veranlasst, neue Mitarbeiter noch besser zu integrieren und langfristig zu binden. Eine zu hohe Fluktuation ist nicht nur finanziell belastend, sondern sie kann auch schmerzliche Produktivitäts- und Knowhow-Verluste zur Folge haben. Ein überzeugender Ersteindruck beim Onboarding verhilft den Unternehmen dazu, das nötige Vertrauen zu schaffen und den Mitarbeiter an die Firma zu binden.

Onboarding-Prozess in 4 Schritten

Schritt 1: Personalrekrutierung
Viele Unternehmen vergessen, dass Onboarding bereits mit der Personalrekrutierung beginnt. In der Tat hat der Rekrutierungsprozess einen enormen Einfluss auf die Auswahl der richtigen Mitarbeiter, die den Arbeitsplatz ernst nehmen und ihn nicht als eine kurze Zwischenstation betrachten. Dies führt zur Annahme, dass die Unternehmen möglichst früh herausfinden müssen, ob ihre Top-Kandidaten die gleichen Werte und Ziele vertreten.

Schritt 2: Arbeitsplatz gestalten
Gelingt es im Rahmen der Personalrekrutierung die geeigneten Mitarbeiter zu gewinnen, heißt es nun die notwendigen Vorbereitungen zu unternehmen. Diese betreffen nicht allein eine technische und organisatorische Arbeitsplatzgestaltung durch die Einrichtung der IT-Infrastruktur und Verteilung von Aufgaben. Auch die Kontaktaufnahme noch vor dem ersten Arbeitstag freut die Mitarbeiter sehr und stärkt ihre Bindung zum neuen Arbeitgeber.

Schritt 3: Am ersten Arbeitstag
Die meisten Mitarbeiter sind vor dem ersten Arbeitstag nervös und verunsichert, ob sie alle ihnen zugeteilten Aufgaben bewältigen können werden. Der erste Arbeitstag ist der richtige Moment dafür, sich von der besten Seite als Arbeitgeber zu zeigen und die Aufregung neuer Mitarbeiter durch eine entspannte Atmosphäre zu lindern. Ein gemeinsames Frühstück oder Mittagessen, Willkommenspaket und Feedbackgespräch können Wunder bewirken.

Schritt 4: Die Probezeit nutzen
Die fachliche Einarbeitung erfordert Zeit und eine Reihe von Maßnahmen, die neue Mitarbeiter weitgehend unterstützen und motiviert halten. Es lohnt sich auf jeden Fall, Einführungen zu veranstalten, dank denen neue Mitarbeiter die herrschende Unternehmensphilosophie, Organisationsstruktur und aktuelle Projekte näher kennenlernen. Nicht zu vernachlässigen sind auch individuelle Weiterbildungen, Mitarbeitergespräche und teamfördernde Aktivitäten.

Onboarding-Optimierung lohnt sich
Der Onboarding-Prozess darf nicht routinemäßig durchgeführt werden und regelmäßig auf den Prüfstand gestellt werden. Dabei bekommen HR-Abteilungen und Führungskräfte Unterstützung durch hilfreiche Software und Tools, denn auch vor dem Personalwesen macht die Digitalisierung nicht Halt. Der renommierte Softwarehersteller Haufe hat mit „My Onboarding“ ein solches Tool entwickelt. Ein zentrales Dashboard ermöglicht es Mitarbeiter anzulegen, Dateien hochzuladen und Rollen zu verteilen. Sogar Taskmanagement ist über das Tool machbar. Über die integrierte App können neue Mitarbeiter auch von unterwegs ganz einfach auf die hochgeladenen Infos zugreifen.

Fazit

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter macht eine individuelle Herangehensweise und die tägliche Dosis Empathie unentbehrlich. Die Geschäftsleitung und Manager auf der zweiten Führungsebene erfüllen in dieser Hinsicht eine Vorbildfunktion durch ihre sozialen und fachlichen Kompetenzen. Zudem kommt persönlichen Mentoren eine besondere Rolle zu, weil sie neue Mitarbeiter während der gesamten Einarbeitungszeit umfassend begleiten sowie als direkte Ansprechpersonen für kleine und große Anliegen gelten. So stellt der Onboarding-Prozess eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten her.