Lohn in Bar auszahlen & weitere rechtliche Fallstricke im Umgang mit Bargeld

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In der täglichen Personalarbeit zeigt sich schnell, dass Theorie und Realität nicht immer parallel verlaufen. Besonders sobald es ums Geld geht, offenbart sich eine erstaunliche Vielfalt an Grauzonen. Auch wenn die Banküberweisung längst als Standard etabliert ist, bleibt die Auszahlung des Lohns in bar ein Thema mit vielen Facetten.

In zahlreichen Branchen ist der direkte Griff zur Geldbörse keineswegs ein Anachronismus, sondern gelebter Alltag. Doch mit dem Charme des Bargelds kommt auch eine beachtliche Portion Komplexität ins Spiel. Rechtliche Stolperfallen, steuerliche Tücken und organisatorische Herausforderungen warten bereits hinter der nächsten Ecke. Wer glaubt, das bloße Überreichen eines Umschlags sei bereits die halbe Miete, irrt sich gewaltig.

Was erlaubt ist und wann Barzahlung zur Stolperfalle wird 

Nach geltendem Recht ist es durchaus möglich, den Lohn in bar auszuzahlen. § 107 der Gewerbeordnung schafft hierfür die rechtliche Grundlage. Eine solche Zahlungsweise ist allerdings nur dann problemlos möglich, wenn im Arbeitsvertrag keine andere Regelung getroffen wurde. Die Realität zeigt jedoch, dass Recht haben und Recht bekommen zwei Paar Schuhe sind.

Besonders interessant wird es, wenn man sich den Unterschied zwischen Holschuld und Schickschuld vor Augen führt. Eine Lohnzahlung per Überweisung gilt als Schickschuld. In diesem Fall liegt die Verantwortung für das Geld beim Arbeitgeber, bis es das Haus verlässt. Kommt das Geld auf dem Weg zur Bank abhanden, trägt er das Risiko. Wird der Lohn hingegen in bar gezahlt, spricht man von einer Holschuld. Die Pflicht, das Geld entgegenzunehmen, liegt dann beim Arbeitnehmer. Geht es auf dem Heimweg verloren, ist das seine Angelegenheit.

Diese Unterscheidung mag zunächst theoretisch wirken, gewinnt aber im Streitfall an drastischer Relevanz. Besonders bei Beschäftigten ohne eigenes Bankkonto, etwa bei Personen ohne festen Wohnsitz, mit Kontopfändung oder negativer Bonität, bietet die Barzahlung oft die einzige praktikable Lösung. Auch bei kurzzeitigen Tätigkeiten, wie sie etwa bei Veranstaltungen, in der Gastronomie oder bei Erntearbeiten vorkommen, hat sich diese Methode bewährt. Voraussetzung ist jedoch immer eine klare vertragliche Absprache.

Gutscheine und Sachbezüge nicht mit Bargeld gleichzusetzen

Neben Bargeld gibt es eine Reihe von Möglichkeiten, Mitarbeitende mit geldwerten Vorteilen zu motivieren und das ganz ohne Gehaltserhöhung. Wunschgutscheine, Tankkarten oder Essenszuschüsse sind dabei besonders beliebt, sie gelten steuerlich als sogenannte Sachbezüge und sind bis zu einem monatlichen Betrag von 50 Euro steuerfrei.

Allerdings ist diese Steuerfreiheit an Bedingungen geknüpft. Die Gutscheine dürfen nicht wie Bargeld einsetzbar sein. Sobald ein Gutschein beliebig einlösbar ist, etwa durch Rücktausch in Bargeld oder wenn er für erlaubte Paysafecard Casinos genutzt wird, erlischt der steuerliche Vorteil.  Je klarer der Zweck des Gutscheins, desto besser. Ein Einkaufsgutschein für eine bestimmte Handelskette ist weniger problematisch als eine Karte, die in hunderten Shops einsetzbar ist. Entscheidend ist, dass kein freier Zugriff auf das Geld entsteht. Sobald dies gegeben ist, wird der Vorteil steuerpflichtig und muss als Gehalt behandelt werden.

Barzahlung sollte sicher dokumentiert werden

So verlockend der einfache Umgang mit Bargeld auch erscheint, der Teufel steckt im Detail, genauer gesagt in der Dokumentation. Ohne einen schriftlichen Nachweis gleicht jede Auszahlung einem Lotteriespiel. Um spätere Diskussionen über angeblich nicht erfolgte Zahlungen zu vermeiden, ist eine ordentliche Quittung unerlässlich. Sie sollte sämtliche relevanten Angaben enthalten wie den Namen der empfangenden Person, das genaue Datum, den ausgezahlten Betrag sowie den Verwendungszweck. Zudem darf die Unterschrift nicht fehlen.

Im Idealfall wird die Quittung doppelt ausgestellt, eine Ausfertigung verbleibt beim Arbeitnehmer, die andere wandert in die Akten des Unternehmens. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, sorgt zudem für eine zweite anwesende Person, welche die Übergabe bezeugen kann. Wenn dies nicht geschieht, dann kann es schnell Probleme geben und sogar strafrechtlich relevant werden.

Natürlich bleibt es nicht bei dieser einen Maßnahme. Die Lohnabrechnung muss in jedem Fall erstellt werden, völlig unabhängig davon, wie das Geld ausgezahlt wird. Ebenso unerlässlich ist die Buchung der Zahlung im Kassenbuch. Spätestens bei einer Betriebsprüfung durch Finanzamt oder Rentenversicherung werden diese Nachweise zur Pflicht. Die Aufbewahrungspflicht beträgt zehn Jahre. Wer da nicht sauber arbeitet, spielt mit dem Feuer.

Barzahlung kann tatsächlich sinnvoll sein

Ein Blick in bestimmte Branchen genügt, um zu erkennen, dass Bargeld nach wie vor eine bedeutende Rolle spielt. Insbesondere dort, wo viele Aushilfen zum Einsatz kommen und Arbeitsverhältnisse von kurzer Dauer sind, stellt die Auszahlung in bar eine praktische und oft bewährte Lösung dar. Ob bei Events, im Gastgewerbe, auf Baustellen oder in der Landwirtschaft, der Umschlag mit Geld ist kein Symbol aus der Vergangenheit, sondern gelebte Praxis.

Der Vorteil liegt auf der Hand, denn das Geld ist sofort verfügbar, ohne Umwege über die Bank. Diese Unmittelbarkeit kann für Motivation sorgen, gerade bei jungen Arbeitskräften oder Gelegenheitsjobbern. Zudem entfällt der Aufwand für das Einholen von Bankverbindungen, was den Verwaltungsprozess beschleunigt.

Allerdings bringt dieser Komfort auch erhebliche Nachteile mit sich. Der Aufwand in der Lohnbuchhaltung steigt erheblich. Jede Auszahlung muss exakt dokumentiert, geprüft und nachgewiesen werden. Dazu gesellt sich ein erhöhtes Sicherheitsrisiko, denn Bargeld kann gestohlen, verwechselt oder doppelt ausgeteilt werden und ohne Banknachweis wird jeder Streitfall zur Beweisschlacht. Was bei Gelegenheitsjobs noch praktikabel wirkt, wird bei regulären Anstellungsverhältnissen schnell zur Belastung.

Was sich durch die EU-Bargeldgrenze ab 2027 ändern wird

Ab dem Jahr 2027 wird sich die Bargeldlandschaft grundlegend ändern, denn die Europäische Union plant eine einheitliche Obergrenze für Barzahlungen im gewerblichen Bereich. Zahlungen, die den Betrag von 10.000 Euro überschreiten, sollen künftig verboten sein. Schon ab 3.000 Euro greifen neue Meldepflichten.

Diese Maßnahmen dienen vor allem der Bekämpfung von Geldwäsche, Steuerhinterziehung und Terrorismusfinanzierung. Für Unternehmen bedeutet das, dass die Dokumentationspflichten deutlich steigen. Bei höheren Barzahlungen müssen Name und Adresse der zahlenden Person, der genaue Zweck sowie die Herkunft der Mittel erfasst und gespeichert werden.

Typische Fehler und ihre Folgen sie haben können

Obwohl Barzahlungen legal sind, kommt es immer wieder zu gravierenden Fehlern bei der Budgetierung in der Praxis. Fehlende Quittungen, mangelnde Dokumentation oder unklare Zuständigkeiten sind keine Seltenheit. Besonders heikel wird es, wenn Zahlungen verspätet erfolgen. In diesem Fall sieht § 288 BGB eine pauschale Entschädigung in Höhe von 40 Euro vor.

Noch problematischer wird es, wenn steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Pflichten missachtet werden. Die Grenze zur Schwarzarbeit ist schnell überschritten, vor allem dann, wenn der Eindruck entsteht, dass Zahlungen absichtlich nicht dokumentiert wurden. Betriebsprüfungen führen in solchen Fällen zu empfindlichen Nachzahlungen, Strafzinsen oder gar zu strafrechtlichen Konsequenzen.